高校人事檔案信息化管理探析

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隨著大數據技術的廣泛應用，檔案信息化已成為未來檔案管理工作的主要發展方向。高校人事檔案管理與大數據技術相結合，能夠有效激發內在活力，推動各項工作的信息化、現代化進程，切實提升檔案管理質量與成效，為高校人事管理與決策提供科學依據。由趙旭編著、科學技術文獻出版社于２０２１年５月出版的《檔案信息化建設的理論與實踐研究》一書，基于信息化時代背景，深入分析檔案管理工作的優勢與機遇，并結合當前檔案信息化建設面臨的問題與不足，探索科學的發展策略，具有良好的參考價值與實用意義。該書由四個章節構成。第一章從檔案信息化的基本概念出發，介紹我國檔案信息化的發展歷程與現狀，并結合時代背景，深入闡釋開展檔案信息化建設的重要意義。第二章圍繞數字檔案館這一新興概念進行研究，在闡述其建設背景及實施現狀的基礎上，結合現實機遇與潛在挑戰，明確指出數字檔案館建設的主要方向，并提出相應的實踐路徑與舉措。第三章深入分析大數據時代對檔案管理變革的影響，詳細論述當前較為先進的檔案管理信息技術，并從管理角度出發，探索信息化時代加強檔案管理的有效策略。第四章立足發展性視角，結合檔案信息化建設的基本原則，針對其發展戰略進行系統規劃和詳細剖析，清晰闡述其戰略規劃的宗旨與思路。信息化檔案管理依托網絡芯片的強大存儲能力，將檔案信息上傳至云端，極大地提升了檔案數據的安全性。相比于傳統的紙質檔案管理模式，信息化檔案管理方式更加多元化，既可以采用文字、圖片、音頻等載體進行保存，也可以通過三維動畫、立體影像進行動態保存，有效延伸了檔案的壽命，使檔案內容得以完整保存。對高校而言，開展人事檔案信息化管理建設尤為重要，具體原因有以下三個方面。

一是可以推動高校人事制度改革。當前，高校正在大力推動人事管理制度改革。長期以來，高校采用傳統的人工管理模式，用紙質資料作為人事檔案載體，但是由于人員群體龐大，加之招生規模不斷擴大，使人事檔案資料數量急劇增加，不僅加大了日常維護管理工作的難度，而且工作人員在調用數據、搜集處理相關信息時需要耗費較多的時間精力，使人事管理成本顯著增加。然而，大數據技術的應用能夠有效改變高校落后的人事檔案管理模式，將人事工作從繁瑣的檔案收集、整理中解放出來，將更多精力放在數據分析與管理決策上，提高人事管理的科學性與合理性，優化配置人力資源，切實提升管理水平。比如，在人事培訓工作中，高校管理者可以借助信息平臺篩選符合標準的人員，并結合實際要求，橫向對比各人員之間的優勢長處，將培訓人員分配至合適的領域或課程中，深入挖掘人力資源價值，切實提高人才利用效率。

二是可以為人事管理決策提供科學依據。人事檔案是高校人事管理工作的重要工具和決策依據，能夠為人事管理者提供充足的數據支持與信息依據，從而使其作出更加科學合理的決策，促進高校人力資源的優化配置。但是紙質檔案文件數量龐大，在調動整理過程中耗費的時間成本較高，難以及時準確地分析所需數據，易使人事管理者做出錯誤決策，出現人力資源的浪費與冗余現象。而大數據技術在人事檔案管理中的應用，可為管理者提供更加方便快捷的人事管理工具，借助信息化管理系統，動態采集所需數據信息，并形成數據變化的圖表曲線、數據模型等，直觀展現某一時期或不同指標下的人力資源變動情況，及時發現人事管理工作中存在的問題，制定具有針對性的管理決策，將每位教職工安排在合適的崗位，切實提升高校人才管理質量水平。

三是可以有效延長信息儲存壽命，提升信息儲存完整性。紙質載體的人事檔案很容易受到自然因素或人為因素的影響而發生損害風險。比如，如果周圍環境過于潮濕，可能會發生霉變；如果溫度過高，則檔案中的文字可能會變得模糊，并且隨著時間的推移，會面臨風化的危險；如果不小心將水、飲料等倒在文件上，很可能會污染模糊原來的信息內容；同時洪水、火災等不可抗力也是造成檔案信息丟失毀損的重要因素。因此，無論如何用心地維護紙質檔案，都有可能出現資料破壞、保存不完整的現象，從而直接影響人事管理工作成效。要想克服這一先天弊端，高校應充分發揮大數據技術優勢，引入信息化管理平臺，將紙質檔案信息轉化為電子化云端檔案，使得文字信息保存在虛擬的網絡環境中，不受媒介、時間、外部環境等因素影響，實現長時間、原始化保存，極大地提升檔案資源安全性。雖然檔案信息化管理已成為必然發展趨勢，但對高校而言，仍然屬于新生事物，尚未完全了解其運作機理，無法熟練掌握應用方式，在應用實踐過程中存在諸多問題與困難，亟需優化完善。

第一，信息化管理意識不足。受傳統管理思維的影響，高校人事管理工作者仍然采用以往的紙質化檔案管理模式，將工作重點放在檔案的收集整理與查閱上，缺少對數據信息的分析與挖掘，造成檔案資源的浪費，而且工作效率與質量較低，對人事管理工作的高效開展造成一定影響。同時，盡管高校相關信息化技術與硬件設施已經配置齊全，但許多人事管理工作者缺乏良好的信息技術操作與應用能力，無法熟練應用人事檔案管理系統，一直沿用傳統的檔案管理方法，通過人工搜集與整理來統計人事數據信息，形成紙質分析報告，無法深入挖掘數據的潛在價值以及全面了解相關數據信息，在管理決策上缺乏充分的數據支持。因此，高校要切實推動檔案管理信息化建設，就必須加強管理者的信息化管理意識，培養其大數據思維，將信息化技術切實應用于檔案管理。

第二，檔案信息更新不及時。人事檔案管理是一個動態化過程，需要隨著時間變化與制度改革，及時更新人事信息，以準確反映人事變動情況，體現人力資源的整體變化與使用效率。因此，人事檔案管理者需具備良好的時效性意識，及時更新數據信息，完善檔案材料。但是在實際工作中，相關職能部門對檔案管理的重視程度較低，往往無法在規定時間內完成數據信息的收集，影響檔案資料的歸檔及時性，信息更新性與時效性較低。總體來看，高校人事檔案數量繁多，內容復雜，對于教職工與學生成長發展具有重要影響。如果繼續采用傳統的文件管理模式，將無法適應學校檔案信息不斷增加的要求，而且工作繁瑣、重復性強、效率較低，不利于人事管理的創新變革。

第三，人事檔案內容質量不高。一方面，人事檔案管理涉及的信息范圍廣、數據量大，需要各部門之間的數據相互配合共享，才能滿足日益提升的人事工作要求。然而受行政管理體制的影響，各部門之間缺乏良好的溝通交流與合作意識，在數據管理上缺乏共享與集成管理理念，從而不同領域的數據存在一定的空間壁壘，各部門的檔案信息系統處于分散運行狀態，未形成集成化統一管理。比如，任課教師的工作履歷、教學信息、科研信息、思想政治素養等分屬于人事部門、教務部門、思政部門等管理，需要從各個部門調用信息才能夠獲得，信息搜集成本高、困難大。另一方面，數據挖掘不充分。目前，高校人事檔案信息系統主要用于信息統計與搜集，尚未充分利用大數據技術對人力資源數據進行量化分析與二次加工，無法根據已有數據找到管理工作的問題與漏洞，數據信息利用率較低。立足大數據時代環境，結合上述分析，高校人事檔案管理需形成良好的信息化管理意識，將大數據、云計算等信息技術充分應用于檔案管理工作中，加快完善相關信息系統與平臺建設，推動人事檔案管理模式創新，緊跟時代發展步伐，提升人事管理現代化水平。具體可采取以下策略。

首先，創新管理理念，強化服務意識。高校人事檔案管理應從信息化思維與意識入手，加強工作人員和各部門的信息化管理理念，使檔案信息更好地服務于人事管理工作。其一，高校應當加強檔案管理者的服務意識，強調檔案管理工作的服務屬性，明確其多元化功能，而不是僅停留于檔案的搜集整理與安全保存方面，充分發揮檔案的價值。比如，創新人事檔案制作形式，將人才的基本信息與學習成績、證書獎勵、榮譽成就等集中起來，全方位展示學生的綜合能力。其二，定期梳理檔案內容并及時更新。高校人事檔案應當定期普查，針對人員的基本情況、學習經歷、社會關系等進行重新搜集整理，使檔案信息符合現狀，保證檔案數據的時效性。其三，注意檔案信息的真實性，做好識別管理工作，并加強信息安全建設，維護信息系統的數據安全。

其次，創新技術應用，實現信息化管理。高校可以充分挖掘不同信息技術的價值，將其應用于不同類型的人事檔案管理工作中，提升整體管理水平。比如，借助物聯網技術，將紙質檔案的存放信息詳細記錄在信息管理系統中，并生成信息識別碼，將其貼在檔案外部。當查看檔案管理信息時，只需掃碼識別即可，切實提升管理效率。利用大數據技術，搭建檔案信息化管理平臺，根據年份、學期、領域、屬性等標準，分類整理人事檔案，使龐大的檔案內容變得清晰直觀。同時，對目標數據進行技術分析，制成管理需求曲線、人員變動圖表等，從中發現存在的問題與原因，并采取相應的改進措施。此外，還可依托ＥＨＲ系統開展人才信息數據庫建設，全方位評估教職工人員，綜合分析其優勢與劣勢，系統整理不同領域的人力資源系統，做好人才儲備工作，為人事調動與人才培養工作提供選才依據。

最后，創新管理模式，開展個性化管理。信息化時代，高校人事檔案管理工作不僅需要創新管理工具與手段，也應及時變革管理模式，開展個性化、精細化管理，以新的方式管理人事檔案。一方面，采用責任制模式，明確各類工作文件的責任人，并劃分工作內容與職責權限，一旦發生檔案丟失、毀損等情況，則需追求相關責任，根據危害后果做出相應懲罰，增強檔案工作者的責任意識。另一方面，引入績效管理模式，全方位考核檔案管理人員的信息技術能力、工作態度、問題發生率、創新能力等，對績效考核優秀的人員給予獎勵，對多次考核不佳的人員則需予以批評指正或者懲罰。此外，高校檔案管理工作也應考慮學生就業需求，根據專業差異和行業需求，完善其檔案內容，注重檔案的個性化展示，為學生就業提供助力。