時間:2023-03-30 11:39:52
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文章首先簡要介紹了網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的概念,網(wǎng)上報銷系統(tǒng)即通過程序協(xié)助企業(yè)完成報銷業(yè)務(wù)這項工作的軟件系統(tǒng)。
其次從現(xiàn)代社會互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步,軟硬件成熟的條件;企業(yè)管理對信息的需要與渴求;以及現(xiàn)在手工報銷方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足現(xiàn)代財務(wù)管理的現(xiàn)狀等幾個方面說明,網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)用對于大中型企業(yè)迫在眉睫,可以起到事半功倍的管理效果。
然后通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)簡易流程圖直觀分析了網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工報銷方式在企業(yè)內(nèi)控、財務(wù)管理、支付工續(xù)、后期查詢統(tǒng)計等方面的優(yōu)勢。
最后重點闡述在選擇網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、建設(shè)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)以及后期使用、維護(hù)系統(tǒng)時,各環(huán)節(jié)需要考慮的風(fēng)險及如何規(guī)避這些風(fēng)險。文章旨在使網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在實際工作中真正做到科學(xué)合理、安全規(guī)范地運行,使財務(wù)管理能夠更好發(fā)揮推動企業(yè)高效運作的重要作用。
關(guān)鍵詞:網(wǎng)上報銷系統(tǒng);風(fēng)險防范;預(yù)算控制;企業(yè)內(nèi)控
網(wǎng)報系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)的在線報銷系統(tǒng)。員工通過網(wǎng)報系統(tǒng)可以隨時登錄網(wǎng)址填寫報銷信息提交報銷申請,系統(tǒng)通過設(shè)定好的審批流按管轄權(quán)按金額等逐級報送,領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)報系統(tǒng)進(jìn)行審批,最后到達(dá)財務(wù)部。財務(wù)部對原始憑證審核無誤后,通過網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付,最終自動生成會計憑證的管理軟件。簡單講就是企業(yè)利用計算機和通信技術(shù),對財務(wù)報銷工作進(jìn)行集成和提升所形成的信息化管理平臺。
一、大環(huán)境下的財務(wù)報銷
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面普及,各種系統(tǒng)管理軟件日趨完善,同時兼具靈活性與可擴展性,完全可以適應(yīng)任何企業(yè)的報銷流程與內(nèi)控設(shè)計,實現(xiàn)不同企業(yè)的個性化需求。現(xiàn)在的技術(shù)環(huán)境已經(jīng)給企業(yè)使用網(wǎng)報系統(tǒng)提供了成熟完善的軟硬件條件。
現(xiàn)代企業(yè)向著智能型管理方式轉(zhuǎn)變,費用合理化、管理規(guī)范化、預(yù)算制定的精準(zhǔn)、執(zhí)行程度的把控、內(nèi)部控制的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、管理會計的數(shù)據(jù)支持等等都需要以信息為支撐。這就對信息的真實準(zhǔn)確、及時有效和保密性都有很高的要求。現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都制定了相應(yīng)的管理辦法與流程,但在管理制度執(zhí)行與貫徹過程中,經(jīng)常無法實現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。原有的經(jīng)驗式、手工式的管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。
財務(wù)工作也向著支持型和管理型轉(zhuǎn)變,進(jìn)一步加強財務(wù)管理,完善管理制度,切實有效地執(zhí)行公司財務(wù)預(yù)算,降低成本,提高經(jīng)濟(jì)效益。現(xiàn)在絕大多數(shù)企業(yè)都實現(xiàn)了會計核算的電算化,但功能往往局限于制作會計憑證,自動生成報表這條主線。在現(xiàn)實財務(wù)工作中仍有許多像報銷這項工作一樣,雖不算高精尖工作,但業(yè)務(wù)量大,后續(xù)支付、填制憑證中存在重復(fù)勞動的工作內(nèi)容,而且直接與現(xiàn)金存款掛勾對準(zhǔn)確性及時性要求相對較高的工作。很大一部分財務(wù)工作者將大量的時間和精力用于這種重復(fù)的業(yè)務(wù)工作中,無法實現(xiàn)向“戰(zhàn)略財務(wù)”的轉(zhuǎn)型。因此急需充分利用各種管理軟件將財務(wù)人員從原始的工作方式中解脫出來,實現(xiàn)財務(wù)工作走上信息化、高效率的現(xiàn)代化運行方式。
二、網(wǎng)報系統(tǒng)的功能優(yōu)勢
網(wǎng)上報銷系統(tǒng)起著信息收集平臺的作用,將報銷工作內(nèi)容模塊化,用計算機程序來實現(xiàn)“一條龍”式的處理方式,所有的費用支出都可以通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng),實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)規(guī)范、完成數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)集成,其核心是輔助實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制。
(一)業(yè)務(wù)規(guī)范,信息傳遞流暢
報銷單定義規(guī)范。填寫的信息有容錯控制,單據(jù)格式統(tǒng)一,防止報銷單據(jù)“一人一樣”。費用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,系統(tǒng)定義各費用標(biāo)準(zhǔn),超標(biāo)準(zhǔn)金額系統(tǒng)自動提示,防止超標(biāo)費用報銷。差旅補貼標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,系統(tǒng)定義補貼標(biāo)準(zhǔn),防止標(biāo)準(zhǔn)不一。
網(wǎng)報業(yè)務(wù)信息內(nèi)容完整減少或杜絕了人為出錯,信息收發(fā)及時便捷,減少實物傳遞,并且保密性強。
(二)管控嚴(yán)格,層次清晰
預(yù)算實時監(jiān)控、強化財務(wù)管理。網(wǎng)報系統(tǒng)可以實現(xiàn)預(yù)算全過程控制,預(yù)算執(zhí)行、費用明細(xì)都可以實時查閱,分部門、時間、費用項目、人員,追查到具體憑證。隨時掌握預(yù)算執(zhí)行情況并做出及時調(diào)整,隨時掌握現(xiàn)金流滿足財務(wù)的精細(xì)化管理需求。
審批流程清晰,內(nèi)控規(guī)范。系統(tǒng)定義內(nèi)控流程,內(nèi)控固化,多級領(lǐng)導(dǎo)審核、多級金額審核、重點項目管理層層審核,防止越級越權(quán)審批。
(三)簡化工序,高效透明
第一,員工操作時間靈活,財務(wù)工作集中。該系統(tǒng)實現(xiàn)報銷全過程上網(wǎng),員工可以自由安排時間使用該系統(tǒng)填報單據(jù),隨時掌握報銷單的進(jìn)度,做到流程透明化。領(lǐng)導(dǎo)隨時審批,方便靈活。財務(wù)按統(tǒng)一時間集中審核集中支付,縮短時間減少錯誤。第二,員工填制報銷單時,其基礎(chǔ)信息都是自動獲取,無需重復(fù)錄入。報銷單金額自動累加,減少出錯率。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)固化會計科目,自動制證降低工作強度,也使費用項目應(yīng)用規(guī)范一致。第三,網(wǎng)報系統(tǒng)減少人為干預(yù),網(wǎng)上批量支付多級復(fù)核,快捷高效,支付更便捷。
三、實施網(wǎng)報系統(tǒng)的風(fēng)險管控
網(wǎng)報系統(tǒng)的優(yōu)點很多,但軟件永遠(yuǎn)不能解決所有的問題,還需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫葋韽浹a軟件系統(tǒng)可能帶來的各種風(fēng)險,將風(fēng)險降到可承受范圍內(nèi)。
(一)風(fēng)險管控思路