電子檔案管理要求模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案管理要求，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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電子文檔與傳統文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統檔案管理帶來了新問題和挑戰。如何對電子文檔進行科學有效的管理，更好地為企業的經營決策提供服務，是擺在檔案管理工作者目前的一個嶄新的課題。

一、電子文檔的優勢

首先是共享性的優勢。傳統的紙質文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數、時間、地點都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風險。而電子文檔在虛擬的計算機環境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時間、不同地點被多個需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優勢。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結合自身所需，利用計算機進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質文檔是不能對檔案內容進行改變的，而電子文檔對內容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對文件信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護紙質文檔的原件。將文檔數字化在網絡計算機的環境下以數字化信息的形式的提供給文檔利用者，因為數字化文檔的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現像，使文檔的原件不會受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護了文檔原件。在日常環境下，電子文檔的原件保護性遠遠優越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質文檔上的信息會隨著利用次數的的增加，導致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質文檔不同，電子文檔的復制、打印不會對電子文檔的文件內容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會對電子文檔的壽命產生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會受到影響。

二、電子文檔管理存在的問題

（一）電子文檔與傳統文檔的保存有很大不同。傳統文檔只要避開天災人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實現長期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設備，如果沒有設備，就無法讀取，同時，電子文檔易被更改、易發生數據丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長期保存。

（二）計算機的更新換代對電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進步，計算機系統更新換代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環境下直接使用，給電子文檔的長期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計算機操作系統平臺中，如要使用DOS操作系統下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺，或在上述平臺中仿真DOS環境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計算機平臺中也存在著不同程度的兼容問題。

（三）辦公自動化系統與電子文檔管理系統不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計算機及網絡辦公管理的單位，使用的辦公自動化系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標準和規范的標準。二者的設計單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉為規定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。

三、加強電子文檔管理的措施

（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認識到電子文檔與傳統文檔同樣重要，更要認識到由于電子文檔自身的特點和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術條件實現，其保管期限不僅取決于其內容，還取決于載體壽命、計算機軟硬件的生存周期和電子文檔與計算機軟硬件的一致性。要統一電子文檔的軟硬件設施，對電子文檔的形成、收集、歸檔進行全過程管理，并使管理標準化、規范化、制度化。應規定電子文檔歸檔的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求。確保電子文檔的真實性（內容、結構和背景信息與形成時的原始狀況一致）、完整性（內容、結構、背景信息和表明屬性的數據，包括格式、編排結構、軟硬件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識別、存儲系統可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護，保證電子文檔的內容和載體安全。

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一、電子檔案管理系統研究的背景

信息化技術的發展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求?，F階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產生或者已經產生的各種形式的檔案，如紙質形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產生的電子檔案。由于計算機應用技術的廣泛性，第一種傳統的檔案類型已經逐漸向電子檔案形式轉變，而現在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統已經是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發展的關鍵。而現如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統設計和實現的必要性。

二、現階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發工作一直在持續進行著，但是由于傳統檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統管理方法向新電子檔案管理上的轉變還需繼續進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現存的軟件大多還是應用于對傳統紙質檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統檔案的差異性，沒有創新檔案管理方法，而電子檔案管理系統在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化。【2】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發技術比較落后，無法順應電子檔案內容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。

三、電子文件檔案管理系統

電子文件檔案管理系統的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經說明電子檔案的兩種形式，自動化產生而成和由紙質檔案發展而成，自動化產生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質檔案的管理也有一定的區別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質檔案管理上的差異性也說明了傳統檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統設計上也需要根據電子化檔案的特點，進行合理的設計?！?】

電子文件檔案管理系統業務流程設計

收集模塊。電子文件檔案管理系統的首要環節就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統中的收集器開展收集工作。

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1 引言

檔案是記載“歷史”的原始文獻，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統的檔案以紙質檔案為代表，其與電子檔案的區別如表1所示。

根據表1，電子檔案與紙質檔案各有優缺點，而通過整合利用，可實現勢互補。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質檔案并存發展的局面會長期存在，這就要求檔案管理人員主動認清這一新形勢，并制定全面、科學的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質檔案的整合利用，再進一步探究其并存發展。

2 電子檔案與紙質檔案的整合利用

目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術的網絡辦公平臺，以期實現對現代檔案的高效管理。但傳統檔案管理的對象是紙質檔案，而現代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質檔案。據此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質檔案進行整合利用：

2.1 同步歸檔

無論紙質檔案或電子檔案，在收集、檢驗和審核以后，都應按歸檔要求進行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應先存入特定的計算機硬盤中，再標上歸檔標記。

2.2 同步整理

電子檔案與紙質檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質檔案，如此可在同一時間完成電子檔案與紙質檔案的整理歸檔。

2.3 同步利用

針對電子檔案與紙質檔案的同步利用，具體表現如下：在檔案查閱時，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質與電子形式；在檔案利用時，可重點選取電子檔案，而若要求選用紙質檔案，則可按同一檔案來獲取紙質檔案。如此一來，既可實現高效利用檔案，又可長期保存紙質檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質檔案的整理利用強調的是在傳統檔案生命周期理論的指導下，實現檔案的分階段電子化管理。

3 電子檔案與紙質檔案的并存發展

電子檔案與紙質檔案的并存發展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現在如下方面：一是電子檔案與紙質檔案的優勢都能為現代社會所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質檔案不可取代，究其原因是紙質檔案的使用時間相當長，且在法律體系范圍內，紙質檔案的權威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預見的時間內取代紙質檔案。針對電子檔案與紙質檔案的并存發展，筆者提出如下建議：

3.1 完善電子檔案管理體系

為了提高電子檔案與紙質檔案的管理成效，創新管理思路、手段和模式是必經之路。對此，筆者建議做到如下幾點：一是強化檔案管理意識，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發等上有所創新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內容及提高其質量；四是完善電子檔案標準及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質文件改為電子文件的組合形式，并進一步完善紙質檔案的管理程序與其信息化的轉換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進一步完善電子檔案的管理，以實現交叉管理電子檔案與紙質檔案。

3.2 建設檔案保管設施

無論是紙質檔案或電子檔案，其都需在一定的物質條件下進行有效保管，即要求保管條件安全及保管設施完備。對此，企事業單位應重視對檔案保管設施的建設，即：統籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應遠離危險場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區穿過；三是購置與國家標準相符的檔案保險柜、密集架等保險設施；四是配備一定數量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機、去濕機及復印機等，以保證檔案保管設施與檔案管理規范相符。

3.3 深入學習檔案管理理論

電子檔案是社會發展的產物，其對檔案管理理論與實踐的影響尤其深遠。對此，檔案管理部門應組織檔案管理人員開展如下學習活動：一是深入學習電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點、概念及地位等進行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認清現狀的基礎上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導對電子檔案的管理；三是在實踐中積累電子檔案的管理經驗，并在分析表1的基礎上，整合利用電子檔案與紙質檔案，從而實現兩者的相互牽制、相互補充和良性發展。

3.4 健全檔案管理制度

在信息技術發展的推動下，出現了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質檔案的成功對接、轉化和管理。對此，首先，檔案部門應以電子檔案的特征為依據制定電子數據格式標準、電子檔案著錄與標引規則等；其次，應實現電子數據標準的統一，并明確規定電子檔案的信息載體、轉換與存儲格式及硬件設備標準等；第三，檔案部門應根據紙質檔案管理經驗，完善紙質檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質檔案并存發展服務的管理制度；第四，加強紙質檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內部推定“雙套制”，即同時提交、保存和歸檔電子檔案與紙質檔案。

4 結語

21世紀是信息化的時代，要求整合利用電子檔案與紙質檔案，并促進其并存發展。其中，針對電子檔案與紙質檔案的并存發展，應從制度建設、理論學習及基建投入等上做出努力，同時還應注重對人力資源的培養，即：組織檔案管理人員學習社會主義核心價值觀，以提高其使用感與責任感；培養高尚的職業道德，使其認清檔案管理對保密性的要求；學習專業知識，使其成為為電子檔案與紙質檔案并存發展服務的專業管理人才。

參考文獻

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現階段，根據電子檔案管理實際的發展情況來看，其自身存在以下幾個方面的特征：

（一）工作過量

立足于中專學校自身發展的需求來看，每年都會有大量的應屆畢業生和新生的檔案變化，檔案變動的單位以千萬進行衡量;同時，會出現部分學生選擇出國留學，或是直接就業的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動，以及相應的維護、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財力，導致了檔案管理的工作過量。

（二）信息化水平過低

現代科學技術水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應的提高?？茖W技術的便捷性、有效性，在實際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現，也無法發揮它的高效性。大部分中專學校仍然采取的是紙質的檔案管理方法，這種傳統的檔案管理方法已經無法滿足學校的需求。目前，中專學校的電子檔案管理還在初步發展階段，有關管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發揮它的作用性。

（三）變動量過于頻繁

中專學校每一年都會有大量的學生畢業或是入學，就這樣的情況來看，具有很強的流動性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。

這些都是電子檔案管理的現狀，也是降低其高效性的主要原因。

二、電子檔案管理應用到中專學校檔案管理中的有效措施

根據電子檔案管理自身自身發展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：

（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性

第一，提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性;第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規范化發展

建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用;其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。

（三）強化電子檔案管理所需設備，提高對中專學校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。

（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平

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檔案管理工作并不是許多人認為的那樣，簡單的填寫數據和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復雜的流程，在檔案持有人填寫完相關資料和數據后，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規定的地方都應返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調取和更新時，要迅速的調出去檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復雜的過程，面對現如今各類檔案數量的急劇增加，傳統的檔案形式確實不能適應工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

一、檔案信息電子化的利弊

1.電子檔案的優越性

電子檔案與傳統檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數據的形式記錄了檔案的準確信息。電子檔案與傳統檔案相比，其長處有很多。傳統檔案需要以紙質材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術，直接將檔案記錄在電腦上。傳統檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環境條件要求較多。紙質的檔案材料時間久了，會發霉發潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數據只需要電子計算機的應用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術和檔案管理的相關軟件，這能夠大大節省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內不出現失真和損毀的現象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優點就是電子檔案在交接時不會出現丟失和失真的現象。傳統檔案在檔案的調取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優越性決定了電子檔案的發展空間是巨大的，也是必須的。

2.電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真偽性，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養成良好的工作習慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責，保持嚴謹的工作態度，承擔起自身的義務和責任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。

二、電子檔案如何更好地普及應用

1.積極納入領導協調機制

應當自覺納入領導小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關鍵也必然是管理。有關領導應對電子檔案加強管理，制定規范的檔案管理規章。基層檔案管理工作者應該積極接受領導的建議，明確領導的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。

2.與時俱進，觀念創新

電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應不斷的積累經驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現不斷創新與發展。各單位應加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現檔案管理工作的創新和不斷發展。

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新形勢下的檔案管理，對檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學校檔案每年遞增，檔案規模日益擴大，內容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發突出。因此，建立健全規范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質，實行檔案科學管理的同時充分利用信息化管理，對于推動學校檔案事業的科學、和諧、可持續發展尤為重要。

一、強化檔案管理制度的意義

1.1，加強制度建設，嚴格依法治檔，做好學校檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。

1.2健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作環節和步驟，統一檔案管理標準，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實施檔案信息化、標準規范化建設的重要基礎。

1.3加強檔案管理標準化，是推行檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準的基礎，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

二、當前學校檔案管理急需完善的相關制度

檔案管理制度，是學校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實就不容易，必須認真執行才能出成果。

2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。

2.5檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。

三、檔案管理員與檔案管理的關系及素質要求

3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學校的檔案業務不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，同時還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計算機、網絡、信息工程等方面的知識，以及計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3.2檔案管理員素質決定檔案管理的質量。學校檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。

3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質。檔案業務人員應具備的素質是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。《檔案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識?！边@是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。

3.4檔案管理人員必備的素質要求。具有較高的政治素質 ，高尚的職業道德、嚴謹的工作作風；能堅持依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設；具有大膽的創新精神；能夠嚴守強化服務意識，提高服務水平；加強業務學習，通過專業培訓、繼續教育等方式及時更新檔案管理知識，掌握過硬的業務技能，具備多元化知識和技能。

四、傳統檔案管理與電子檔案管理的差異

4.1傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時候常常找不到，傳統檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。

4.2電子檔案和傳統檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間，比如360云盤，學校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學校各個部門之間、科室各個工作人員查閱使用，大大提高工作效率。

五、提高學校檔案管理的措施

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檔案電子化指的是利用電子計算機、網絡等現代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數據庫，提供高效信息檢索功能。現代科技的不斷進步，信息數據的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業發展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，節約檔案管理成本，還能為檔案二次開發打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。

一、 檔案電子化管理的優勢

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數據庫系統來實現的，檔案的內容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節省時間，有些內容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產生錯誤。利用網絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。

2、 查閱簡易

檔案電子化管理以數據庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網絡登陸數據庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統里面可以進行獨立查詢，避免了傳統檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲和共享

電子檔案的存儲要相較于傳統檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統的安全性缺乏保障，檔案管理系統漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。

2、管理標準問題

建立于數據庫基礎之上的檔案管理系統，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產生了極大的影響。

4、法制問題

我國現有檔案方面的法律法規還不能滿足快速發展的檔案電子化管理的需求，法律依據不足，經常出現檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優化對策

1、加強檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統的建設需要企業的高度重視，只有企業所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業應該加大投入，不僅在物質資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質，才能實現檔案電子化管理的放好發展。

2、加強檔案電子化管理的安全建設

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統，加強網絡監管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。

3、加強檔案電子化管理的標準建設

檔案電子化管理系統建設是一項復雜的工程，檔案管理系統的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業發展的檔案管理標準，將企業的各個部門都銜接到一起，防止脫節。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統的普適性。

4、加強檔案電子化管理的法制建設

為了促進檔案電子化管理的規范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規，企業必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規來進行檔案管理，并結合企業自身檔案管理中出現的問題和漏洞，在國家制定的法律法規上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。

四、 結語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現各類疑難問題，加快企業檔案電子化管理進程，為企業發展打下更好的基礎。

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根據分析與調查，因為受到相關因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點存在問題，兩者并不匹配，導致不合理保管?樂亍F渲性諳喙匚南字斜礱鰨?有權機關查詢、凍結，掛失登記以及補發憑單收據等均需要永久保管，但是很多情況下，有權機關的查詢書并沒有與財務處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業務的物件或者證據，所以從銀行的實際情況分析是不具備長期保存價值的。另掛失登記或者單據補發憑證屬于會計憑證，其保管的時間為15年，所以無法做到永久保管；貸款或者存款的開銷戶記錄以及申請表，按照相關規定要求，則需要裝訂流轉，尤其在保管期限上存在雙重標準，所謂，在此發展背景下，為進一步緩解其矛盾，銀行會采取傳統檔案管理與電子檔案管理相互結合的方式，雖然可以保障檔案內容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。

二、電子檔案管理在銀行檔案管理應用

（一）可降低銀行檔案管理的強度

從銀行檔案管理全局出發可以清楚的認識到電子檔案管理在與傳統檔案管理的對比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯誤量，并且還可緩解存儲分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優勢，尤其在無關檔案銷毀方面優勢更加明顯。從另外一個角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會計檔案往往會依據業務類型加以整理與存放，但是因為管理體制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質量。

（二）符合會計電算化的要求

電算化是時展的一個趨勢，但是從當前的發展趨勢分析電子檔案在電算化背景下應用受到限制。因為受到多年工作的影響，銀行工作過分關注紙質檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應，還有部分銀行在發展過程中沒有嚴格按照實際的發展情況進行規定與要求，僅僅在某一部分實施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發揮其自身的作用與價值，無法擴大自身的應用范圍。

（三）在銀行中的應用

在當前科學技術的不斷發展下，傳統檔案在銀行中的保管已經與現實呈現出不均衡現象，如此一來則會對財務資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會計檔案管理中，其基本目的不僅要維護銀行自身的利益，更為主要的是滿足內外查詢的要求。通過對相關法律環境的探究，現在所保留的紙質憑證只有債權債務關系的相關資料，尤其在銀行高度電子化的發展背景下，其它的資料與內容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規章制度。然而根據分析與研究，當前銀行還存有一部分紙質檔案，尤其在業務的不斷發展下，紙質檔案的數量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現象，減少庫存壓力。

三、電子檔案管理在銀行檔案管理發展

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一、引言

現代辦公技術下的檔案管理工作是指，依托計算機及計算機系統的檔案管理工作。現代辦公技術在檔案管理工作中的應用其基礎在與檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質文件有以下的特點：首先，電子文件需要借助一定的現代辦公設備進行讀??；其次，電子文件可以在計算機等其他電子設備上進行傳輸與分享；最后，對于電子文件的管理不需要有場地的要求，但是計算機設備對環境的要求較高。分析現代辦公技術對檔案管理工作的影響需要建立在對電子文件的理解上進行。

二、現代辦公技術對檔案管理工作的影響

第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現代辦公技術下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關注的問題。電子文件相較于紙質的文件，文件極易被人文修改，雖然當前已經具備先進的技術防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時常發生。此外，電子文件修改后極難識別修改的痕跡，雖然當前檔案管理工作中應用了許多先進的檔案修改識別技術，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現代辦公技術更新換代較快?，F代辦公技術是依托計算機系統及網絡開展的，而現代電子計算機軟件的更新換代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應新的技術。這種更新換代表現在兩個方面：一方面，計算機硬件更新較快，使用年限較短。在存儲電子文件時，通常將電子文件存儲在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計算機進行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計算機管理軟件更更新較快。在使用電子軟件進行檔案管理后，軟件不會是一成不變的，軟件會適應檔案管理工作的開展進行系統的升級與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準確。[1]第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實物化的，這就導致電子文件與紙質文件相比難以界定文件的原件。紙質的文件樂意通過文件的復印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計算機上顯示，許多人都可以使用移動設備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。[2]

三、現代辦公技術下檔案管理工作開展的對策

第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對電子文件的以上特性，現代辦公技術下的檔案管理工作應當注重對檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強對檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現被篡改和丟失的現象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區別工作，保護原始文檔的原始信息，對于文件通過技術處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計算機的機房達到標準的溫度及濕度，確保計算機硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運行與工作。此外，檔案管理人員需要加強檔案讀取及傳播授權制度的建設，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質文件進行雙套管理。在當前機關單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質文件轉化為電子文件進行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當前電子文件無法全面替代紙質文件，電子文件在管理制度建設、管理技術與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對這一現狀，筆者認為在開展檔案管理工作中應當采用電子文件與紙質文件同時進行的雙套管理體系做到電子文件及紙質文件的一一對應，注意紙質文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時可以及時參考紙質文件進行恢復，不至于影響工作開展的進度。第三，提高檔案信息安全意識，加強檔案管理工作人員培訓。現代辦公技術下的檔案管理工作與傳統檔案管理工作有很大的區別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計算機及軟件，可以熟練操作系統。由于大部分檔案管理人員缺乏對現代檔案管理技術的學習，大部分工作人員對于信息安全缺乏一定的意識，業務能力也較為生疏。筆者認為，部門應當加強對檔案管理人員的業務培訓，只有組成高素質的工作隊伍，檔案管理工作才能有序展開。

四、結束語

綜上所述，隨著信息時代的到來，各個領域在工作方式和內容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應該跟上現代辦公技術的普及腳步，細化管理制度，提升檔案管理認識，加強技術人員培養，為更好地開展檔案管理工作打下堅實的基礎！

參考文獻：

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高校在日常檔案管理工作中，大量的檔案不斷隨著用戶的增加而產生，除用戶外，各種工作以及項目的運行，也會增加檔案的數量。數量如此龐大的檔案必須經過科學的管理才能實現妥善保管、有效利用，檔案管理的不合理會對的各項工作產生不良影響。大數據時代下只有采取電子信息式檔案管理模式才能夠實現對數目龐大的檔案進行快速高效歸檔管理，將雜亂的檔案歸入科學有序的信息系統中。

一、大數據時代檔案管理的現存問題

1.管理人員缺乏科學的管理理念

當前高校檔案管理工作中存在一系列障?K因素，表現在認識不到大數據時代檔案管理的具體特征。學校內部從負責人到管理人部分都缺乏對檔案管理工作的改革意識，檔案管理的規范性和科學性嚴重缺乏，管理人員固守傳統的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。大數據時代檔案管理要求其與現代信息技術、網絡技術、數字技術相結合，構建一套科學化、現代化的管理系統，提高管理效率。只有首先認識到大數據時代檔案管理的定位及挑戰性，才能實現檔案管理工作向著規范化和標準化全面轉型。

2.管理技術缺乏先進的設備支持

大數據時代的檔案管理意味著建立電子管理系統從而實現對數據信息化管理的效果，包括管理設備、管理技術、管理人才等都需要全面的優化改革，并與信息技術接軌，實現信息化管理。檔案管理設備要更新，技術要改進，人才要培養，而每一項工作的優化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實現。但是，從目前情況來看，基于計算機平臺的電子檔案管理系統建設的進程過于緩慢，很大程度上與資金投入量過小、經費支持不足有關，檔案管理部門的融資情況不好。然而，高校的檔案管理正在面臨傳統模式的困境，檔案的管理工作安全性不高，紙質的檔案存在自身物質性的局限，存放時間過久的檔案可能產生變質的情況，稍有管理不慎就會出現受潮，霉變或蟲噬等問題。況且大數據時代下電子文件的處理能力欠佳，管理服務水平不高，都對檔案管理工作造成困擾。

二、大數據時代檔案管理的改革之路

1.構建電子檔案數據系統

大數據時代下檔案管理必須依靠信息平臺，將信息化管理理念與技術引入檔案管理工作，形成徹底改革，這就需要電子檔案數據庫的建設。只有建立電子檔案數據庫，才能使機構或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強，更能規范化、科學化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數據庫的輔助下也變得更加快速和便捷。那么，電子檔案數據庫的質量決定了檔案管理信息化建設的成敗，在電子計算機、信息科學和網絡平臺的輔助下，搭建電子檔案數據庫，創設電子檔案數據庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標準化、規范化進程[1]。

2.完善電子檔案管理設備

學校往往只是認識到電子管理系統對檔案管理工作的促進作用，卻沒有認識到電子技術平臺的成本要求，依然采用較為落后的管理設備，檔案的管理環境也存在諸多弊端，給檔案管理的改革優化造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設備不足導致的。當前仍有部分高校的計算機硬件標準不過關，或者根本沒有為檔案管理工作者配備信息化辦公設備。檔案數據化管理軟件也需要定期更新，不斷優化升級，才能使電子檔案管理系統正常運轉工作。因此，必須在軟件和硬件兩個方面不斷加強技術維護，促進檔案管理水平符合大數據時代的要求。

3.培養電子檔案管理人才