檔案管理專業(yè)知識模板(10篇)

導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理專業(yè)知識，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

(一)記錄種類繁多

血站業(yè)務(wù)檔案主要產(chǎn)生于血液的采集、檢驗、成分分離、儲存運輸?shù)拳h(huán)節(jié)。包括獻血者個人資料，獻血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復(fù)檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫、發(fā)放記錄、血液保存記錄、血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲血冰箱、離心機等重點設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等的生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測記錄，報廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等。

(二)記錄量大、面廣

隨著無償獻血的深入，臨床用血量及成分血品種的增多，以及對采供血工作質(zhì)量要求提高，原始記錄越來越多，越來越細。獻血信息被各個環(huán)節(jié)反復(fù)利用，每份血液或血液成分經(jīng)過多個部門互相交接、配合完成，工作流程長、材料形成分散、數(shù)量大，使用頻率高。

(三)記錄存在高污染的隱患

原始記錄可能被污染有以下幾種情況：

1.來自工作環(huán)境的污染。帶有各種病原體的血液長時間接觸儀器、工作臺面和工作人員，而工作人員穿著防護衣，戴著手套進行工作，隨時隨手登記的原始記錄卻完露擺放在這些開放的環(huán)境中。

2.工作過程中的污染。由于穿刺、試管破損，血袋離心破裂飛濺等，造成原始記錄沾有血跡的情況時有發(fā)生，通過消毒液浸泡、酒精擦拭可以解決儀器或工作臺面上的血液污染，卻不能適用于紙質(zhì)的原始檔案。

3.醫(yī)療廢物記錄是最大的污染源。按照衛(wèi)生部質(zhì)量管理規(guī)范要求，采供血過程中的醫(yī)療廢物記錄至少保存10年以上，這些記錄包括采血用一次性針頭、一次性吸頭、報廢血液、含血液樣本的試管、一次性用品等。醫(yī)療廢物本身就是高危的感染源，在集中處置過程中，記錄需要登記、反復(fù)核對并保存，這些都形成對業(yè)務(wù)檔案工作者的隱性污染。

業(yè)務(wù)檔案工作人員長期接觸這些存在隱患的原始記錄，如果黏膜和皮膚有破損，加上檔案室?guī)旆肯鄬γ芊猓菀仔纬陕殬I(yè)上的損害風險。

二、加強對經(jīng)血液傳播疾病的認識及防范

血站常規(guī)檢測項目是經(jīng)血傳播的病毒，HBV(乙肝免疫球蛋白／乙肝病毒)、HCV(丙型肝炎病毒)、HIV(人類免疫缺陷病毒)以及TP(梅毒螺旋體)等。這些病毒潛伏期通常在14天以上，多見于輸血、注射、傷口接觸等。沒有破損的皮膚和黏膜接觸血液被傳染的機會是很少的。

(一)乙肝

HBV存在于血液、體液及各種分泌液中，主要通過血液和日常生活的密切接觸而傳播。我國是乙肝高發(fā)區(qū)，被乙肝病毒感染的人高達lO％。乙肝病毒在常溫下存活期非常長，沒有特殊原因不會自行消失，在血清中30℃～32℃可保存6個月，-20℃中可保存15年。其抵抗力很強，能耐受60℃4小時及一般濃度的消毒劑。經(jīng)過100℃煮沸10分鐘、65℃10小時或高壓蒸汽消毒可以將HBV滅活。

(二)丙肝

HCV是通過輸血或血制品、血透析、單采血漿還輸血球、腎移植、靜脈注射、性傳播、母嬰傳播和家庭日常接觸等傳染引起的。丙肝分布較廣，更容易演變?yōu)槁浴⒏斡不透伟?0％～90％輸血后肝炎為丙型肝炎，我國輸血后肝炎中丙型肝炎占1/3。對獻血者進行抗HCV篩查，可排除85％具有傳染性的獻血員，從而降低輸血后丙型肝炎的發(fā)病率。

HCV對一般化學消毒劑敏感，100℃5分鐘或60℃10小時、高壓蒸汽和甲醛熏蒸等均可滅活病毒。

(三)梅毒

TP通過性途徑傳播約占95％以上，也可以通過輸注血液、接吻、哺乳和接觸患者日常用品間接傳染，梅毒是人類獨有的疾病，這種厭氧菌，在體內(nèi)可長期生存繁殖，在體外卻不易生存，煮沸、干燥、肥皂水和一般的消毒劑(如升汞、石碳酸、酒精等)很容易將它殺死。

(四)艾滋病

艾滋病病毒非常脆弱，離開人體，如果暴露在空氣中，幾分鐘就會死亡。HIV不能通過空氣、一般的社交接觸或公共設(shè)施傳播。在室溫下，液體環(huán)境中的HIV可以存活15天，被HIV污染的物品至少在3天內(nèi)有傳染性。近年來，一些研究機構(gòu)證明，離體血液中HIV病毒的存活時間決定于離體血液中病毒的含量，病毒含量高的血液，在未干的情況下，即使在室溫中放置96小時，仍然具有活力。即使是針尖大小的一滴血，如果遇到新鮮的淋巴細胞，艾滋病病毒仍可在其中不斷復(fù)制，仍可以傳播。病毒含量低的血液，經(jīng)過自然干涸2小時后，活力才喪失；而病毒含量高的血液，即使干涸2～4小時，一旦放入培養(yǎng)液中，遇到淋巴細胞，仍然可以進入其中，繼續(xù)復(fù)制。所以，含有HIV的離體血液可以造成感染。盡管艾滋病病毒見縫就鉆，但是它們只能在血液和體液中活的細胞中生存，不能在空氣中、水中和食物中存活，離開了這些血液和體液，這些病毒會很快死亡。只有帶病毒的血液或體液從一個人體內(nèi)直接進入到另一個人體內(nèi)時才能傳播。在窗口期，艾滋病病毒感染者的血液檢測查不到艾滋病病毒抗體，結(jié)果呈陰性。窗口期的長短個體有差異，一般6周到6個月，平均為3個月。

HIV非常脆弱，液體中的HIV加熱到56度10分鐘即可滅活。如果煮沸，可以迅速滅活；37度時，用70％的酒精、10％漂白粉、2％戊二醛、4％福爾馬林、35％異丙醇、0.5％來蘇水和0.3％過氧化氫等消毒劑處理10分鐘，即可滅活HIV。

三、加強血站檔案工作人員的職業(yè)暴露預(yù)防的有關(guān)措施

血站采供血業(yè)務(wù)人員存在著經(jīng)血液傳播疾病的危險性被普遍認同。國內(nèi)有報道對2002-2007年313328名獻血者ALT、HBsAg、抗-HGV、抗-HIV、梅毒血液檢測陽性率平均值為1.86％，0.94％、0.77％、0.37％和0.86％，幾項總不合格率4.80％。這一數(shù)據(jù)表明，在一百名獻血者人群中，就有5人屬于經(jīng)血液傳播疾病的高危人群。而采血記錄、實驗室檢測記錄、成分制備記錄等均來源于采供血一線，收集和整理原始記錄的檔案人員同樣面臨著污染。以上任何滅活病毒的物理和化學方法，適用于物表而非紙張，檔案人員長期接觸受

污染的記錄，存在著職業(yè)暴露危險不容忽視。

(一)樹立自我防護意識

廣東屬潮濕、悶熱氣候，容易滋生細菌，特別是通風不暢的環(huán)境，室內(nèi)容易忽視的污染源。室內(nèi)流感、霉菌、塵螨等細菌病菌引起的交叉感染。蟲、霉接觸，導(dǎo)致皮膚過敏和呼吸道疾病。國家檔案局于2007年7月1日實施的《中華人民共和國檔案行業(yè)標準(檔案蟲霉防治一般規(guī)則)》(DA/T35-2007)，提出了對檔案蟲、霉預(yù)防除治工作規(guī)范及技術(shù)指標。作為從事采供血業(yè)務(wù)檔案的工作人員，積極參加生物安全培訓(xùn)，加強防范意識，不僅要了解蟲、霉對檔案實體和人體的影響，更要正確認識經(jīng)血液傳播疾病病毒的可防可控。

(二)不斷改善檔案庫內(nèi)的環(huán)境條件

檔案庫房內(nèi)建筑、裝飾材料，如油漆涂料、黏合劑、人造板、水泥以及印刷油墨中，含二氧化硫、氮氧化物、甲醛、苯、甲苯、氡、臭氧、二氧化碳等有害物質(zhì)，若甲醛、苯等揮發(fā)性含量低于0.08mg／立方，嚴重的情況可以導(dǎo)致白血病。因此，庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫濕度穩(wěn)定，在室外空氣質(zhì)量較好的天氣盡量給檔案庫房通風換氣，保證庫房內(nèi)的環(huán)境質(zhì)量。

(三)養(yǎng)成良好習慣

平常加強自身的鍛煉，定期體檢。減少職業(yè)暴露危險，工作期間盡量穿工作服；勤洗手；接觸高危記錄時不要揉眼睛；皮膚有傷口時，戴一次性手套操作。

(四)建立專業(yè)檔案進庫前的消毒處理制度

篇2

關(guān)鍵詞： 檔案管理；素質(zhì)提高；策略；重要性

Key words： file management；quality improvement；strategy；importance

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）26-0132-02

0 引言

目前為適應(yīng)發(fā)展工作中的新形式和現(xiàn)代化，檔案管理工作的其中一項重要內(nèi)容就是提高其工作人員的素質(zhì)，在建筑方面則著重了提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化水平。檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的服務(wù)效能極為重要，企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高，則體現(xiàn)在工作人員的文化和技術(shù)的專業(yè)程度的提高上。現(xiàn)行的檔案管理工作上還存在較多的問題，其中提高檔案管理人員素質(zhì)是其重要內(nèi)容，也是發(fā)展檔案管理事業(yè)的重要內(nèi)容。

1 提高檔案管理工作人員素質(zhì)的重要性

隨著建筑企業(yè)不斷的發(fā)展，從事此領(lǐng)域的工作人員技術(shù)專業(yè)和文化水平有了新的標準，在檔案管理上也有了新的啟發(fā)。各部門對檔案工作也越來越重視，正在逐步的擴大檔案管理人員的專業(yè)隊伍，在檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展上現(xiàn)狀上，工程工作人員的專業(yè)技術(shù)運用需要適應(yīng)我國發(fā)展的新形式，以陳舊的檔案管理知識只能制約時代的發(fā)展，滿足不了社會發(fā)展的要求。由此不斷的進行文化素質(zhì)培養(yǎng)，提高工作人員在領(lǐng)域上的專業(yè)程度就變得極為的重要。同時，檔案管理工作人員也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，相關(guān)工作人員就需全面的認識自身工作中的不足，并為此學習新的文化知識，改變陳舊的思想觀念以提高自身的檔案管理工作素質(zhì)。新的方法在運用上想要得到良好的效果，離不開管理工作者自身主動的去更新已有的知識。檔案管理工作人員自身和單位領(lǐng)導(dǎo)都需要加強檔案意識，并了解檔案管理人員的素質(zhì)提高與工作質(zhì)量、工作效率是息息相關(guān)的。檔案管理工作在新時代的發(fā)展下也有了新的要求，為滿足這一要求則需解決其技術(shù)工作和設(shè)備落后這一問題，并建立穩(wěn)定的、專業(yè)的、檔案管理工作團隊，以提高現(xiàn)有的檔案管理水平。

2 檔案管理工作人員素質(zhì)提高的有效策略

2.1 加強檔案工作人員的專業(yè)知識 檔案管理工作人員專業(yè)知識的提高，檔案工作人員需繼續(xù)進行終身文化教育，以更新現(xiàn)有的文化知識、擴大現(xiàn)有的知識面以及專業(yè)技術(shù)的創(chuàng)新。掌握專業(yè)知識，不僅在檔案管理工作的完善中起到了重要作用，也是檔案工作人員需掌握的重要專業(yè)技能。檔案管理專業(yè)知識的提高需需因人而異，相關(guān)教育培訓(xùn)機構(gòu)則要根據(jù)檔案工作人員實際所缺乏的專業(yè)知識，進行補充和教育，做到具有實效性。提高專業(yè)知識不僅需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，也需要檔案管理工作人員自身有所認識，做到自覺的、主動的去提高業(yè)務(wù)技能，也才能符合企業(yè)在社會經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的要求。提高專業(yè)知識也需根據(jù)所學知識去實踐，再根據(jù)實踐不斷的累積工作經(jīng)驗去加強專業(yè)技能、去改進陳舊的科學觀念。

2.2 提高檔案管理人員工作意識 要提高檔案管理工作人員職業(yè)意識，檔案工作人員需對自身所從事的職業(yè)有著全面認識和充滿職業(yè)熱情。檔案管理工作的專業(yè)性很強，其工作內(nèi)容也是繁雜而辛苦，檔案管理工作所涉及到的面也很廣，這就要求檔案工作人員需要有足夠的事業(yè)熱情和強烈的事業(yè)心。只有檔案管理工作人員熱愛自身的事業(yè)，忠于自身的事業(yè)并愿意為事業(yè)奉獻，才能做到對檔案管理工作人員素質(zhì)上的重要要求。檔案管理工作為促進社會發(fā)展和經(jīng)濟提供著重要的服務(wù)，檔案管理工作人員在檔案的管理上就需做到嚴謹和細心，在收集檔案、整理檔案以及檔案的保管上都需要做到精益求精，以保證為社會所提供的檔案是準確無誤的。檔案管理工作人員在檔案的管理上還需要做到實事求是，收錄虛假信息、篡改真實信息以及銷毀檔案信息都可能在檔案管理工作造成巨大的損失，在需要查找使用檔案時也會出現(xiàn)難度。所以檔案管理人員的個人職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)熱情都需要不斷的培養(yǎng)和提高，只有提高了檔案管理工作人員的職業(yè)意識，在為社會經(jīng)濟發(fā)展的服務(wù)上才能做到有效化。

2.3 加強人員隊伍建設(shè) 檔案管理工作人員專業(yè)團隊的建立，檔案管理工作具有持續(xù)性強的特點，檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是枯燥的，檔案管理工作的許多工作內(nèi)容也都是單調(diào)的。比如建立相關(guān)的規(guī)章制度，這些都需要管理工作人員有足夠的工作經(jīng)驗和長時間的進行教育。只有不斷的對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，擴充相關(guān)工作人員的知識面并加強專業(yè)技能，才能得到在檔案管理工作上的人才。在進行的檔案管理工作人員的教育上，以培養(yǎng)出專業(yè)人才作為檔案管理工作的骨干，培養(yǎng)復(fù)合人才作為檔案管理工作人員培訓(xùn)的主要內(nèi)容。目前，在社會新形式的發(fā)展下，檔案工作人員的專業(yè)程度還遠遠不夠，因此適應(yīng)不了新的社會環(huán)境，在為社會發(fā)展提供檔案的服務(wù)工作上也就做不到可利用性。此時檔案管理工作人員的專業(yè)團隊建立也就尤為重要起來，為達到這一目的，檔案部門就需要定期的對檔案工作人員進行科學化、現(xiàn)代化的教育，為檔案管理工作者自身所缺乏專業(yè)知識制定不同的教育方案，并為此建立培訓(xùn)機構(gòu)。檔案管理人員的專業(yè)團隊建立還需在培訓(xùn)教育上結(jié)合所學的專業(yè)知識和技能，去實踐并根據(jù)實踐不斷的累積自身的工作經(jīng)驗，再用累積到的專業(yè)經(jīng)驗去解決在檔案管理工作上所遇到的問題，做到學有所用。檔案管理人員的專業(yè)團隊建立關(guān)系著整個檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也關(guān)系著在檔案管理工作上使用方法的完善。

2.4 加強創(chuàng)新意識培養(yǎng) 檔案管理工作人員創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，作為優(yōu)秀的檔案管理工作人員的重要因素之一，就是現(xiàn)代的社會發(fā)展和檔案管理工作人員的思想素質(zhì)上有接軌，我國社會的發(fā)展日新月異，在適應(yīng)發(fā)展的新形式上就對檔案管理人員有所要求，包括在業(yè)務(wù)能力上有所創(chuàng)新。檔案收集的信息化管理是目前的社會發(fā)展的主要趨勢，檔案信息的有效化控制在需要建立檔案電子化，由此可見培養(yǎng)出新型網(wǎng)絡(luò)型的人才是極為重要的，有著高素質(zhì)的檔案管理人員團隊則具備與時俱進的特點。培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識，不僅可以提高檔案管理工作的效率，在檔案資源為社會提供服務(wù)的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了顯著效果。檔案管理工作人員整體素質(zhì)的提高，不僅體現(xiàn)在思維習慣上的改變做到真抓實干，在更新已有知識上的畏難情緒的克服上也有所體現(xiàn)，檔案管理工作人員需做到與時俱進，在工作中開拓創(chuàng)新。

2.5 提高法律意識 檔案管理人員法律意識的鞏固，檔案管理規(guī)章制度的建立需嚴格按照《檔案法》規(guī)定，只有這樣才能稱為有章可依。也只有在其相關(guān)規(guī)定下去實施管理工作才能稱為有法可依。檔案管理工作人員必須學習的內(nèi)容之一便是《檔案法》，并按照相關(guān)規(guī)定貫徹執(zhí)行。檔案管理工作的發(fā)展需要檔案管理工作人員具備依法管理檔案資源、依法適用檔案資源的深刻意識，才能使其遵循法制的軌道。檔案需要維持其完整和安全性，要杜絕和防止發(fā)生違法亂紀的可能。由此可見增強檔案理人員的法律意識的重要性。

檔案管理隨著社會的不斷發(fā)展也在進行改革，為了滿足社會發(fā)展以及經(jīng)濟發(fā)展的要求，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)是迫不及待的。檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率與管理工作人員的素質(zhì)提高息息相關(guān)，也關(guān)系著檔案工作在社會新時期的繁榮發(fā)展，檔案管理工作人員在實踐中應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗，在工作中總結(jié)出有效措施和方法，做到規(guī)范化，并能將實踐與理論相結(jié)合。檔案管理工作人員只有做到不畏懼艱苦，不斷的進取和一步一步腳踏實地的工作，才能為社會提供更好的服務(wù)，也才能為發(fā)展檔案事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

[1]鄭雪飛，王文峰.淺談如何提高檔案管理人員的素質(zhì)[J].黑龍江史志，2010（7）：50-51.

[2]王玫，郁影.如何提高現(xiàn)代檔案管理人員的信息素質(zhì)[J].蘭臺世界，2011（30）：44-45.

篇3

在事業(yè)單位檔案中儲存著大量重要信息，與事業(yè)單位的工作發(fā)展有著千絲萬縷的聯(lián)系。如單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄等，檔案管理工作一旦疏漏，就會發(fā)生一些數(shù)據(jù)泄露、個人隱私被侵犯等嚴重后果。所以，檔案管理對于事業(yè)單位來講絕對是至關(guān)重要的，需要事業(yè)單位以及檔案管理工作人員對該工作加以高度重視。但是實際上，情況卻不盡如人意。由于再完美的檔案管理工作也不能給事業(yè)單位帶來任何實質(zhì)上的效益，所以大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者也存在輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，這種消極態(tài)度也會影響到下級員工，包括檔案管理工作的直接實施者———檔案管理人員。許多檔案管理人員還沒有認識到檔案管理工作對事業(yè)單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對檔案文件進行整理與保管的工作，再加上受上級領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度影響，檔案管理人員很難對工作付出努力，導(dǎo)致檔案管理工作始終處于一種得過且過的狀態(tài)，員工們不能按時進行相關(guān)檔案記錄工作，拖延工作時間，最后越積越多，只能一帶而過，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。

1.2檔案管理模式落后、設(shè)備老舊

大部分檔案管理部門仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，以傳統(tǒng)的檔案管理模式低效運營著。隨著科技的進步與信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法將如此巨大的信息量快捷、有效地存入檔案庫中。同時，由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作不夠重視，不能及時更換檔案管理工作需要的新設(shè)備，很大程度上限制了檔案管理員的檔案數(shù)據(jù)記錄速度以及檔案查閱的效率。

1.3檔案管理人員的專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)不夠

檔案管理工作看似容易，但實際工作中高效的檔案管理工作是基于專業(yè)的檔案管理知識和不凡的職業(yè)素養(yǎng)。但是大多數(shù)檔案管理部門都認為這項工作非常簡單，只要工作態(tài)度端正一些、工作效率高一些就可以完成的很好，致使大部分員工對專業(yè)知識的研究、職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)方面都遠遠達不到信息化檔案管理工作標準。實際工作中，一些員工缺乏專業(yè)知識，沒能掌握專業(yè)的檔案管理技術(shù)，甚至不能很好地完成一些基礎(chǔ)工作項目，致使檔案管理工作效率低下，工作業(yè)績也不盡如人意;還有一些員工缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作穩(wěn)定性差，以至于出現(xiàn)員工突然辭職甚至是檔案數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象，對事業(yè)單位來講是一個不小的安全隱患。

2完善事業(yè)單位檔案管理工作的對策

根據(jù)當前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)完善檔案管理工作，著重抓好針對檔案管理工作現(xiàn)狀的以下幾點對策:

2.1提高員工對檔案管理工作的理解認識、專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)

我國政府曾經(jīng)頒布了一些與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，例如《檔案法》、《檔案管理法》等，目的就是為了讓各事業(yè)單位對檔案管理工作重視起來。但實際情況卻不盡如人意，為了改善現(xiàn)狀，各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)鼓勵檔案管理員工努力學習相關(guān)法律法規(guī)和專業(yè)知識，使其具備足夠的專業(yè)能力完成檔案管理工作;加大對檔案管理工作的宣傳力度，通過宣傳教育提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作能夠安全、穩(wěn)定地進行。同時，檔案管理人員在加強專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)的過程中，會越來越重視檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)其在事業(yè)單位發(fā)展道路上的重要意義，進一步深化檔案管理人員對檔案和檔案管理的理解與認識。

2.2建立新型檔案管理模式，加大資金投入

由于傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用于信息化時代，需要運行新型信息化檔案管理模式來代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式完成檔案管理工作。計算機作為社會信息化的主要工具，使其逐漸成為新型檔案管理模式的重要角色。合理運用相關(guān)記錄軟件可以有效幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)快捷、有序、完整地錄入電腦檔案庫中。檔案管理人員可以建立一個檔案查閱網(wǎng)，再把數(shù)據(jù)上傳至該網(wǎng)站，供人查閱，不管是從檔案管理人員角度還是從查閱人員角度上來看，都節(jié)省了大量精力和時間。同時，檔案管理人員還要重視網(wǎng)絡(luò)安全，加強防范計算機病毒的侵入，避免檔案信息被非檔案擁有者盜取。另一方面，運行新的檔案管理模式需要置辦優(yōu)越的辦公環(huán)境以及大量先進設(shè)備引進，巨額花銷自然少不了，而一些區(qū)域的經(jīng)濟條件并不理想。這時，檔案管理部門可以向地方政府申請資金補助，利用這些資金購進新的相關(guān)檔案管理設(shè)備，并且置辦優(yōu)越的檔案管理辦公環(huán)境，有助于新型管理模式的運行和檔案管理工作的完善。

篇4

【中圖分類號】R73-35+1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484(2010)09-0-01

檔案管理是一個單位工作的重要組成部分,檔案管理崗位看似“清閑”,其實意義重大。一個單位的發(fā)展成果能不能被很好地收集整理、保管傳承,原有的歷史資料能不能充分地被開發(fā)利用、創(chuàng)造價值,都與檔案管理工作息息相關(guān)。因此,檔案管理人員的素質(zhì)高低,在很大程度上決定著一個單位檔案管理工作水平的高低。

1 新時期檔案管理人員應(yīng)具備的幾種素質(zhì)

1.1 思想政治素質(zhì)

檔案管理崗位因為程度高,所以對檔案管理人員的政治素質(zhì)要求較高。要求工作人員必須具備高度的政治責任感,講政治,大局意識強,敏于行而慎于言,思想態(tài)度端正,政治素質(zhì)過硬,能夠以強烈的事業(yè)心和工作責任感扎扎實實地從事本職工作。

1.2 職業(yè)道德素質(zhì)

檔案管理崗位工作單調(diào)、枯燥,要求檔案管理人員必須耐得了清貧,受得了寂寞,干一行,愛一行。切不可當一天和尚撞一天鐘,不思進取,得過且過。因為歸檔材料保密程度高,工作人員還必須有高度的保密意識,不該說的話不說,不該外傳的信息不傳,切實防范失泄秘事件的發(fā)生。

1.3 專業(yè)知識素質(zhì)

一個合格的檔案管理人員必須具備豐富的專業(yè)知識素養(yǎng),否則無法勝任專業(yè)性、學術(shù)性特點日益突出的檔案管理工作需要。這種專業(yè)知識,除了包括檔案管理基本技能之外,還應(yīng)包括熟練的外語運用知識、計算機應(yīng)用知識,以及與各自單位主要工作職能相關(guān)的專業(yè)知識。只有這樣,檔案管理人員才能在做好日常檔案管理工作的同時,主動配合其他部門需要,積極有效地開展檔案信息提供、開發(fā)、利用等工作。

但是,目前檔案管理人員隊伍存在的普遍問題是,人員編制不足,文化素質(zhì)偏低,專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理。特別是有的單位領(lǐng)導(dǎo),認為檔案管理工作無足輕重,對檔案管理崗位未給予足夠重視,把一些無法勝任其他崗位工作需要的老弱病殘或者是需要照顧的關(guān)系戶安排到檔案管理工作崗位,導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)參差不齊,難以適應(yīng)工作需要。

進入新的世紀,科技發(fā)展日新月異。檔案管理事業(yè)也面臨著新的挑戰(zhàn),需要檔案管理人員運用高、新、尖的管理手段,實現(xiàn)檔案管理的自動化、科學化、規(guī)范化和服務(wù)手段的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)形勢需要,必須加強檔案管理人員的素質(zhì)教育和培養(yǎng),使他們跟上時展步伐,更好地勝任本職工作。

2 檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)的主要內(nèi)容

2.1 加強職業(yè)道德素質(zhì)教育

檔案管理是服務(wù)性工作,檔案管理工作人員應(yīng)當具備的基本職業(yè)素質(zhì)是愛崗敬業(yè),精通業(yè)務(wù),服務(wù)熱情,主動周到。其中愛崗敬業(yè)是做好一切工作的基礎(chǔ)和前提,不熱愛本職崗位,不熱愛自己所從事的工作,什么事情也做不好。同時要加強事業(yè)心和責任感教育,對待檔案查詢及借閱人員,要不分其身份高低,不論其查詢問題的疑難繁瑣,均能耐心細致、不厭其煩地提供幫助,盡量滿足其要求,主動熱情地做好服務(wù)工作。

2.2 強化專業(yè)知識與服務(wù)技能培養(yǎng)

當代檔案管理工作是一個把現(xiàn)代化的信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)緊密聯(lián)系在一起的學術(shù)體系。為了更好地適應(yīng)工作需要,檔案管理人員必須精通現(xiàn)代檔案管理知識,打好扎實的理論功底,熟悉本專業(yè)的工作程序,掌握基本的工作方法和基本技能。除此之外,還應(yīng)具備一定的外語水平,提高對外文資料的利用率,幫助查閱者克服語言障礙,使檔案管理工作向更大范圍、更大領(lǐng)域拓寬;掌握計算機技術(shù)、電子技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù),滿足現(xiàn)代檔案管理自動化、智能化的需求;具有較強的信息反應(yīng)能力、信息決策能力、信息導(dǎo)航能力和信息調(diào)研能力,及時為查閱者提供信息交流、檢索和查詢服務(wù)。

2.3 培養(yǎng)良好的人際協(xié)調(diào)能力

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（一）檔案管理工作的重要性認識不夠

檔案管理工作沒有其他業(yè)務(wù)那么容易取得工作成績。它是一項默默無聞的工作，常常被認為是可有可無的工作。長此以來，讓部分檔案管理人員產(chǎn)生了對檔案工作認識上的一些誤區(qū)，認為檔案管理是無用的，檔案管理人員也無需具備精湛的業(yè)務(wù)能力，這樣就打消了檔案管理人員的工作積極性；還有人認為檔案管理工作就是抄抄寫寫、裝訂整理，不是單位的重要工作，不會在單位發(fā)展中起到主要作用。種種原因?qū)е铝艘恍﹩挝缓鲆暳藱n案管理工作，把這項工作處于應(yīng)付了事的狀態(tài)，這樣就影響了檔案管理工作項規(guī)范化、標準化發(fā)展。

（二）檔案管理硬件設(shè)施滯后

檔案管理需要有專用的檔案室，有現(xiàn)代的信息管理設(shè)備，很多單位沒有專用的檔案室，資料雜亂無序的存放，檔案資料存放地點狹窄，檔案保管環(huán)境差，沒有專業(yè)的配套設(shè)備，這樣就引起了檔案材料霉變、蟲蛀等，嚴重影響了檔案的美觀整潔及完整性，形成了查找困難和丟失的現(xiàn)象。我覺得問題的存在主要有以下幾種原因：一是上級主管部門對檔案管理沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標準，只是按照工作需要來裝訂整理，也幾乎沒有專項的檢查、評比和考核這項工作。二是辦公自動化、信息化的建立和發(fā)展，單位對檔案管理的設(shè)備配備過于滯后，影響了檔案的保存質(zhì)量。三是檔案室的分配不合理，沒有規(guī)范統(tǒng)一的庫房保存檔案材料。

（三）檔案管理崗位人員缺乏穩(wěn)定性、專業(yè)性

檔案管理工作需要具有一定的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，所以對其崗位人員要求要相對固定性、專業(yè)性。如果想建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，就要求檔案管理人員要具備專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)和精湛的業(yè)務(wù)技能，如果檔案人員不穩(wěn)定，對檔案人員本身也會造成諸多不良影響，如檔案管理人員對檔案工作的責任心不強，缺乏長遠的管理計劃；檔案管理業(yè)務(wù)知識匱乏，總覺得檔案管理用不到專業(yè)的知識，做檔案管理就是想要個清閑的養(yǎng)老的崗位，業(yè)務(wù)不精通，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握檔案管理方面的知識結(jié)構(gòu)。大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，檔案收集意識淡薄，一些歸檔的材料不夠真實和準確。這些問題的形成主要是檔案的人員調(diào)整頻繁、管理缺乏專業(yè)性造成的。

二、檔案管理工作的對策與思考

（一）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)

理念決定行動，行動決定成敗。要想做好檔案管理工作，提高對此項工作的認識是關(guān)鍵。我覺得要想做好檔案管理工作，首先要提高自己的思想覺悟。要熱愛檔案工作，在工作中努力學習和鉆研專業(yè)知識，不斷提高自己的管理水平，要有干一行愛一行的專業(yè)精神，及時更新知識結(jié)構(gòu)，學會用先進的管理理念做好這項工作。其次是用自己的工作感染領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認識偏差、認為檔案管理工作不能撐門面，沒有考核，無關(guān)緊要，可有可無。所以這就要求我們檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報檔案工作，不斷地增強領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，以引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持。

（二）不斷學習，提高素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案管理工作的好壞，因此，檔案管理人員要不斷地學習豐富的自己的專業(yè)知識，不斷給自己“充電”，更新理念，創(chuàng)新思路，提高自身綜合素質(zhì)。要想提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，可以從以下幾種方式：一是自學。自學文化知識，文化知識是做好一切工作的基石，文化知識包括學科知識學、自然科學和社會科學等；自學專業(yè)知識，專業(yè)知識是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案專業(yè)知識的學習包括檔案管理學、檔案保護技術(shù)學、檔案統(tǒng)計學等。二是培訓(xùn)。培訓(xùn)是加強檔案工作人員自身能力修養(yǎng)的最基本的手段。要積極參加各類培訓(xùn)，提升專業(yè)素養(yǎng)。三是交流。交流是加強檔案工作人員自身能力修養(yǎng)的最有效的形式，包括工作上的交流和學術(shù)上的交流。檔案管理外出培訓(xùn)機會少，所以與先進地區(qū)單位的工作人員專業(yè)交流至關(guān)重要。

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傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以本館的實體檔案館藏為基礎(chǔ)進行檔案接收、整理、鑒定、保管提供利用和編研等工作,檔案管理工作主要是人與實體文獻的結(jié)合。新時期數(shù)字化、信息化時代的檔案管理工作內(nèi)容得到了極大的豐富和擴展,檔案工作內(nèi)容增加了檔案信息資源的數(shù)字化工作、電子載體文檔的接收、整理、保管、開發(fā)利用工作,網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)利用工作。新時期檔案工作其工作模式主要是人與計算機的結(jié)合,現(xiàn)代化信息技術(shù)滲透到檔案管理工作的大多數(shù)環(huán)節(jié),檔案管理人員借助于計算機和通訊網(wǎng)絡(luò)來獲取大部分檔案信息或提供檔案信息服務(wù)。

2檔案工作服務(wù)方式、服務(wù)理念的變化

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)是以檔案館為中心,以進館查詢本館實體檔案文獻為主莊要是依靠手工檢索、手工調(diào)閱、手工傳遞文件同一時間段一般只能服務(wù)于某一特定地履行了相關(guān)手續(xù)的用戶。用戶需求的滿足單純依賴于檔案部門。新時期隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展檔案管理部門依托數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)可以為用戶提供多途徑快捷、有效的信息服務(wù)河以多方面滿足用戶的信息需求。傳統(tǒng)檔案管理工作的重點是檔案信息資源的保管維護、利用新時期,隨著學習型社會的到來檔案作為知識的結(jié)晶和信息資源在文化傳承和發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用,越來越被人們和社會高度重視。如何在有效保管、維護所掌握大量檔案信息資源的基礎(chǔ)上合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)搞好檔案宣傳工作搞好檔案編研工作深層次開發(fā)檔案信息資源的價值適應(yīng)社會大眾全方位利用的需要轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)的方式轉(zhuǎn)變服務(wù)理念更好地為經(jīng)濟建設(shè)、精神文明建設(shè)服務(wù)已成為檔案部門的重要任務(wù)。

二、檔案管理的隊伍建設(shè)

科技的迅猛發(fā)展網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的廣泛運用促進了知識的大交叉、大融合。新時期檔案工作的發(fā)展變化對檔案管理人才的素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)等提出了更高的要求。要適應(yīng)社會的發(fā)展需求新時期的檔案管理人才必須具備以下素質(zhì)。

1必須具備扎實的檔案專業(yè)知識以及與檔案專業(yè)相近、相關(guān)專業(yè)的知識

檔案工作屬于專業(yè)性管理工作啟有自身的特點、規(guī)律、社會職能。檔案管理人員只有掌握扎實的檔案專業(yè)知識在工作中遵循其特點、規(guī)律,才能做好文件的處理與控制,檔案的鑒定與整理檔案的保管與維護,充分發(fā)揮自身的能力把檔案管理工作做好。從學科上講檔案專業(yè)與文秘專業(yè)、圖書情報專業(yè)是相互獨立的,但現(xiàn)實工作別是新時期科技的發(fā)展促進了知識的交叉與融合。隨著社會的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用在檔案管理工作中文書處理與檔案管理這兩項原本相互獨立的工作已逐漸合為一體。新時期要實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化適應(yīng)社會發(fā)展要求檔案管理人員除了具備扎實的檔案專業(yè)知識外還必須具備與檔案專業(yè)相近、相關(guān)專業(yè)的知識。另外檔案管理人員還必須具備一定的本單位所從事的主要業(yè)務(wù)活動的專業(yè)知識,對本單位所從事專業(yè)技術(shù)活動的形成、發(fā)展規(guī)律有一定的認識,及時把握文件、檔案活動情況適時進行介入和前端控制,以確保檔案的真實性、完整性、準確性,以便更好地完成檔案的搜集、分類、整理、編目為以后檔案的管理與利用打好基礎(chǔ)。

2具備較強的電子檔案管理技能

辦公自動化的普及,電子文件的大批量生產(chǎn)使得每位檔案工作者既要完成傳統(tǒng)的日常檔案管理工作,又要應(yīng)對電子檔案的維護與管理工作。由于電子檔案文件產(chǎn)生的環(huán)境、產(chǎn)生的流程、記錄形式與傳統(tǒng)檔案的不同,以及社會對檔案信息需求的不斷增長,電子文件的管理、利用已成為檔案管理工作中一個重要的新的領(lǐng)域。對此檔案管理人員要深刻理解電子文件給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn),充分認識到電子文件管理知識在檔案管理專業(yè)知識結(jié)構(gòu)中的重要地位。檔案管理人員必須具備一定的計算機管理能力和網(wǎng)絡(luò)知識,掌握檔案管理自動化知識,掌握檔案檢索語言以及信息存儲技術(shù)掌握辦公自動化有關(guān)設(shè)備的實際操作熟練使用業(yè)務(wù)軟件,掌握新時期全面系統(tǒng)的檔案管理策略和具體的管理方法、管理技能具備較高的人文素質(zhì)和知識評鑒水平做好電子文件的管理工作合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)適應(yīng)新時期檔案管理工作的發(fā)展變化。

3具有較好的溝通協(xié)調(diào)能力

檔案管理部門的工作能否順利進行開展,有賴于上級領(lǐng)導(dǎo)的重視和單位各部門的通力合作。上級領(lǐng)導(dǎo)CANGSANG對檔案工作的重視和支持是做好檔案工作的關(guān)鍵。一個單位的檔案是由單位各個部門的檔案組成。要想投放齊全的檔案離不開單位各個部門的支持與協(xié)作這就需要檔案管理人員與其他部門積極協(xié)作,使該歸檔的檔案得到及時的歸檔避免造成檔案的缺失避免給檔案后續(xù)工作造成不便。檔案工作人員良好的溝通協(xié)調(diào)能力,可以促使上級領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案工作的詳細情況,及時解決檔案工作中需要上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助解決的問題。檔案工作人員具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力河以在相關(guān)制度的保障下協(xié)調(diào)好方方面面的關(guān)系達到對單位各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一,促使檔案管理部門與檔案形成部門建立起雙向有效的溝通渠道,在協(xié)商和共識的基礎(chǔ)上落實文件全程管理,促使檔案管理部門在檔案工作流程中積極地適時地進行前端介入和控制將電子文件整個生命周期納入統(tǒng)一的管理,以確保檔案形成的真實性、準確性、完整性,共同提高檔案工作的效率。

篇7

學生資助是國家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在開展中小學學生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強社會建設(shè)的有力見證。隨著國家學生資助工作的深入開展，學生資助檔案已然成為中小學檔案中新的組成部分，同時也是重要的組成部分。對中小學學生資助檔案管理規(guī)范化的研究和探索已成為檔案工作者新的研究任務(wù)之一。

一、南寧市中小學（含中職學校）學生資助檔案管理現(xiàn)狀

我們設(shè)計了“南寧市學生資助檔案管理情況調(diào)查問卷”，并面向南寧市各縣（區(qū)）資助管理人員、縣（區(qū)）教育局及各學校的檔案員、兼職檔案員開展問卷調(diào)查。通過對調(diào)查結(jié)果的統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)南寧市中小學（含中職學校）學生資助檔案管理有以下幾個亟待解決的問題。

（一）缺乏學生資助檔案專職管理人員。經(jīng)調(diào)查統(tǒng)計，資助工作中各學段配備專職檔案員的占 12.2%，資助工作人員占 53.1%，兼職檔案員占 18.6%，其他占16.1%，其中幼兒園沒有配備檔案員及資助人員。在南寧市，大部分中小學（含中職學校）的資助辦設(shè)在政教處（學工科）或教務(wù)處（科），僅配備 1 名資助工作人員，沒有配備專職的資助檔案管理人員。資助工作人員只負責資助業(yè)務(wù)工作，不負責資助檔案的整理，將資助檔案以散材料的形式移交給檔案室，增加了檔案室的工作量和工作難度。

（二）缺乏學生資助檔案管理意識。主要表現(xiàn)為：學生資助業(yè)務(wù)工作完成以后，沒有將形成的資助檔案資料整理后移交檔案室。調(diào)查結(jié)果顯示：按年度（學年）整理，次年主動移交的占 34.6%；按年度（學年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在資助辦的占 6.2%；未整理，堆放在雜物間的占 5.2%。

由此可見，超過 60% 的中小學在完成資助業(yè)務(wù)工作后，把學生資助工作材料僅視為“材料”，而不認為是“檔案”。通常只是把資助工作材料按照評估迎檢的方法和要求進行匯總整理，形成備檢材料，以備上級資助辦、審計部門驗收檢查。

（三）缺乏學生資助檔案管理專業(yè)知識。學生資助檔案在形成和管理的過程中一般經(jīng)由兩類人員管理。一是資助工作人員。現(xiàn)有的大部分資助工作人員存在重資助業(yè)務(wù)、輕檔案管理的思想，忽視檔案工作。他們多次接受資助工作的培訓(xùn)，熟悉、精通資助業(yè)務(wù)，但沒有經(jīng)過專門的檔案培訓(xùn)，缺乏資助檔案管理的專業(yè)知識，導(dǎo)致資助檔案收集不齊全、整理不規(guī)范。二是檔案工作人員。檔案工作人員具有豐富的檔案管理專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，但對資助業(yè)務(wù)工作不熟悉甚至不了解。在資助檔案管理工作中不能準確鑒定資助業(yè)務(wù)工作資料是否具備歸檔價值，不能準確劃分資助檔案保管期限。同時，由于資助檔案出現(xiàn)的時間短，上級檔案部門和教育行政主管部門尚未出臺專門的資助檔案管理細則，在近幾年的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，并未涉及資助檔案管理的內(nèi)容。

（四）缺乏統(tǒng)一的學生資助檔案管理細則。學生資助檔案是學校檔案的新類別，出現(xiàn)的時間較短，廣西尚未制定統(tǒng)一的管理細則。各中小學校學生資助檔案的歸檔范圍及保管期限不一致，整理方法和要求不統(tǒng)一，容易造成檔案材料收集不齊全、遺漏，保管期限劃分不科學、不規(guī)范、雜亂無章，破壞了資助檔案材料之間的有機聯(lián)系，嚴重阻礙了檔案整理工作的順利開展。

二、學生資助檔案管理規(guī)范化對策

（一）加強學生資助檔案管理工作隊伍建設(shè)。一個完整的學生資助檔案管理工作隊伍應(yīng)該由三類人員構(gòu)成。一是學生資助業(yè)務(wù)工作人員。隸屬于學校資助辦。負責完成資助業(yè)務(wù)工作后，按照資助業(yè)務(wù)工作的流程和要求收集資助檔案材料，為資助檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。并在資助檔案管理工作中對檔案工作人員提出合理化的建議，如確定分類、保管期限、卷內(nèi)文件排序等。二是兼職資助檔案管理人員。隸屬于學校資助辦。負責按照?n案整理的工作要求對資助檔案進行初步整理，并按年度（學年）向?qū)W校綜合檔案移交資助檔案，保證資助檔案完整齊全、歸檔及時，做好資助業(yè)務(wù)工作人員和學校綜合檔案員的助手。三是綜合檔案員。即學校綜合檔案室的工作人員。主要職責是按照檔案管理工作的原則和要求，接收資助檔案，并編入學校綜合檔案，做好資助檔案的整理、保管和提供利用工作，充分發(fā)揮資助檔案的作用。

資助檔案管理工作隊伍可結(jié)合學校的實際進行配備。按照資助工作的內(nèi)容和特點，學校資助辦可設(shè)在政教處（學工科）或教務(wù)處（科），按照在校生人數(shù)配備 1 至 2 名資助業(yè)務(wù)工作人員。資助種類少、業(yè)務(wù)工作量小的，可由資助業(yè)務(wù)工作人員兼任資助檔案管理員，同時負責資助業(yè)務(wù)和資助檔案的初步整理工作，如普通中小學等；資助種類多、業(yè)務(wù)工作量大的，可專設(shè) 1 名資助檔案管理員，負責對資助檔案進行初步整理，協(xié)助資助業(yè)務(wù)工作人員和學校綜合檔案員的工作。

（二）加強資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)。普及和強化資助檔案管理專業(yè)知識的有效方法是加強資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，增強資助檔案管理意識，強化資助檔案管理專業(yè)知識，提升資助檔案管理水平。

資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的最好方法是由上級檔案部門和資助業(yè)務(wù)部門聯(lián)合舉辦，如南寧市檔案局和南寧市中小學資助管理辦公室聯(lián)合舉辦，也可以由南寧市教育局主辦，邀請南寧市檔案局的專家做講座和指導(dǎo)。

培訓(xùn)內(nèi)容要以資助檔案管理專業(yè)知識為主，輔以資助業(yè)務(wù)知識。通過介紹資助業(yè)務(wù)知識，幫助檔案工作人員理清思路，理解領(lǐng)會資助檔案管理專業(yè)知識。培訓(xùn)要把理論知識培訓(xùn)和實地參觀交流結(jié)合在一起，每次培訓(xùn)可安排一次優(yōu)秀檔案館（室）的參觀交流，邀請優(yōu)秀檔案館（室）的館員來進行交流，傳授經(jīng)驗，以提高檔案工作人員的實踐操作水平。

培訓(xùn)時間應(yīng)保持每學年（年度）一次，這樣既能保證資助檔案管理專業(yè)知識隨時更新，又能解決資助檔案管理工作隊伍因更換人員引起的業(yè)務(wù)交接不到位問題。

（三）制定統(tǒng)一的?Y助檔案管理細則。具體如下：

1.確定收集范圍。學生資助有免學費、國家助學金、自治區(qū)政府教育獎學金、南寧市政府教育獎學金、大學新生資助、師范生生活補助等幾類，不同的資助形成的檔案材料不同。學生資助檔案的收集范圍應(yīng)該根據(jù)資助種類確定，不同的資助項目確定不同的收集范圍。收集范圍主要有各項學生資助業(yè)務(wù)的政策文件、學生申請及各種證明材料、公示材料、審批文件、資助業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)的報表、賬冊等。

2.劃分保管期限。學生資助工作是國家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及國家財政資金的使用和管理，因此，學生資助檔案的保管期限應(yīng)設(shè)定為永久和 30 年兩種。在對資助檔案材料劃分保管期限的過程中，應(yīng)結(jié)合學生資助工作的要求，根據(jù)資助工作環(huán)節(jié)來劃分。學生申請及各種證明材料、審批文件、各種報表、賬冊等重要的資助檔案劃分為永久；公示材料劃分為 30 年；上級下達的政策文件因是普發(fā)性文件，建議劃分為 30 年。

3.明確整理要求。學生資助檔案每學年（年度）移交一次，應(yīng)在本學年（年度）結(jié)束后 3 個月內(nèi)歸檔。

采用“學年度（年度）―資助業(yè)務(wù)種類”分類法進行分類、整理。每一類資助業(yè)務(wù)檔案的卷內(nèi)文件按照“業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)―材料形成時間”方式進行排序。

篇8

對檔案專業(yè)人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。

一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點的不同，造成檔案專業(yè)人員在進入工程項目檔案管理這個行業(yè)時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。

二是檔案專業(yè)人員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足。在工程建設(shè)項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對紙張、字跡的要求上，對施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。

在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項目的基本知識，對工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。

（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）

篇9

2企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識不高

檔案資源的建設(shè)工作對檔案管理人員的知識素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù)，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術(shù)不強，無法及時的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長久發(fā)展。

3加強企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平

3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用

當前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識文獻等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案管理水平整體的提高。

3.2強化企業(yè)的知識服務(wù)能力，實現(xiàn)知識共享

對企業(yè)內(nèi)部的知識服務(wù)體系，企業(yè)通過構(gòu)建內(nèi)部知識網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實現(xiàn)知識的查找工作。實現(xiàn)知識共享有利于企業(yè)的知識體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平

為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進有專業(yè)知識的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時管理部門的負責人要對檔案管理的成員進行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對公司經(jīng)營情況的理解，使其自身的知識結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運用先進的知識管理手段更好的為企業(yè)服務(wù)。

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2國土資源檔案管理繼續(xù)教育應(yīng)注重國土資源管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識的結(jié)合

國土資源檔案管理工作是采用檔案管理的一系列科學方法，通過對國土資源管理活動中產(chǎn)生的文字材料、圖表等多種載體的文字材料和與文件材料有關(guān)的實物的收集、整理、歸檔和提供利用等業(yè)務(wù)管理，為國土資源管理事業(yè)發(fā)展提供檔案信息資料的重要工作，具有較強的行業(yè)特點。這就需要國土資源檔案管理人員必須具有國土資源管理的專業(yè)知識和檔案業(yè)務(wù)知識，并把二者有機地結(jié)合起來。國土資源檔案管理人員如果不能將國土資源管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識有機地結(jié)合起來，那么不管他有多么科學的檔案分類標準或者多么高超的檔案專業(yè)理論水平，也會因為沒有實現(xiàn)國土資源管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識的結(jié)合，而很難準確無誤做好檔案分類之類的具體業(yè)務(wù)工作。因此，我們的國土資源檔案管理繼續(xù)教育應(yīng)注重專業(yè)知識和檔案業(yè)務(wù)知識的結(jié)合，不斷適應(yīng)國土資源檔案管理工作的新要求。

3國土資源檔案管理繼續(xù)教育應(yīng)注重高新科技的掌握

21世紀是信息技術(shù)和科技知識高速發(fā)展的時代，大量高新技術(shù)將會應(yīng)用到國土資源檔案管理工作中來。屆時，我們的國土資源檔案管理人員中，誰尚未掌握已經(jīng)應(yīng)用于國土資源檔案管理工作的高新技術(shù)，誰就要被時代淘汰。因此，我們的國土資源檔案管理繼續(xù)教育應(yīng)注重高新技術(shù)的掌握。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，知識更新的周期縮短和高新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，掌握高新技術(shù)依靠檔案管理人員原有的理論基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)知識和實際工作能力是不夠的。因此，我們的國土資源檔案管理繼續(xù)教育應(yīng)注重讓我們的每一個檔案管理人員學習新理論、新知識，增長新能力，及時掌握可用于國土資源檔案管理工作的每一項高新技術(shù)，并及時更新那些不適應(yīng)國土資源檔案管理事業(yè)發(fā)展的陳舊觀念，從坐、等、觀望、求穩(wěn)怕亂、因循守舊、安于現(xiàn)狀的陳腐思想、落后觀念的束縛中解脫出來，不斷獲得新知識、新技術(shù)，以用高新技術(shù)武裝起來的新時代國土資源檔案管理人員的姿態(tài)，去迎接高新技術(shù)給現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。高新技術(shù)的發(fā)展是現(xiàn)代社會發(fā)展的未來。高新技術(shù)的掌握是人類適應(yīng)社會發(fā)展的重要途徑。國土資源檔案管理事業(yè)的發(fā)展同樣離不開高新技術(shù)。高新技術(shù)的應(yīng)用是國土資源檔案管理事業(yè)發(fā)展的方向。高新技術(shù)在國土資源檔案管理工作中的應(yīng)用將會更有力的促進土地礦產(chǎn)資源管理和社會經(jīng)濟的發(fā)展。與高新技術(shù)的發(fā)展相適應(yīng)的國土資源檔案管理繼續(xù)教育注重高新技術(shù)的掌握，是時代的要求，也是廣大國土資源檔案管理人員的愿望。