人事檔案建設模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇人事檔案建設，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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人事檔案就是對企事業單位的信息資源進行管理,當前社會經濟以及信息技術快速發展,企事業單位要實現良好的發展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩定、高效發展具有積極地意義。在現代化發展的今天,傳統的人事檔案管理方法已經不適應當前社會發展的實際需要,因此應積極轉變人事檔案的管理方法,促進人事檔案實現信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發展的實際需要。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

當前信息技術發展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術的快速發展,人事檔案的信息化管理建設成為發展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術為依托,不再是傳統的紙質管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發和利用。人事檔案中的信息數量比較大,利用網絡技術進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統紙質管理中復雜的工作環節,減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學的依據。同時,實現人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現,促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權,這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策

1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度

當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統進行動態化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業單位的實際情況出發,循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發現存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠實現高效、順利的建設與發展。

2.加強信息化軟件的開發力度

人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現,因此應檔案管理以及科學技術人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發和利用,對各種操作系統進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數據系統,實現人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數據系統建設時,應注重管理系統的功能實現,數據管理系統應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數據庫中包含著大量人員信息,這些信息數據是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。

3.提高檔案管理人員的素質能力

人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現人事檔案信息的數字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數據庫的使用權限,保證人事檔案的管理能夠按照相關的制度進行,實現人事檔案的安全管理。

三、結束語

當前社會經濟以及信息技術快速發展,計算機技術被廣泛的應用到社會生產及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術也得到了普及,實現了紙質檔案向信息化檔案管理的轉變,促進了人事檔案管理效率的提升。

參考文獻:

[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析口].科協論壇(下半月),2013.14(11):148一149.

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（一）現代化管理的重要體現

為了更好的適應國家改革和發展折需要，國家檔案局對于檔案信息化建設的總體目標和主要任務進行了明確，所以人事檔案進行信息化建設不僅是適當國家信息化建設的要求，而且與當前檔案事業的發展方向也具有一致性。而且人事檔案管理信息化建設工作的開展，不僅可以有效的改善人事檔案管理工作，而且對于人事部門工作效率的提高及在社會中的有效利用都具有極為重要的意義，所以可以說人事檔案信息化建設是適應信息化建設的要求，同時也是現代化管理的重要體現。

（二）能夠更好的實現人事檔案信息資源共享

當前我們處于信息高速發展時代，在社會活動及經濟活動中信息資源具有極為重要的戰略意義，加快檔案的信息化建房，可以將檔案信息都歸入到國家信息化建設的總體格局中，通過檔案網絡建設，從而加快檔案信息資源的開發利用，推進檔案資源的數字化、標準化和網絡化進程，實現檔案信息資源的共享，有效的推動檔案事業的健康發展，使其能夠更好的為社會發展提供良好的服務。

二、目前人事檔案信息化建設中存在的問題

（一）人事檔案信息化系統的整體水平較為落后

目前我國人事檔案在管理上缺乏完善的管理制度，而且沒有先進的管理觀念，管理水平和管理手段還較為落后。通常情況下人事檔案管理工作僅局限在個人歷史信息記錄的維護方面，對檔案中內容不能及時進行更新和補充，使人事檔案的發展受到了較大的制約，也影響了人事檔案整體水平的提升，不利于人事檔案管理水平的提高。

（二）人事檔案信息化系統缺乏完善的管理

目前在我國各個部門多是各自為政，再加之人事檔案信息化系統缺乏統一的領導和總體的規劃，各個部門在數據庫建立時由于缺乏必要的溝通和聯系，這樣每個部門的數據庫中都包括了大量的人事信息，這些人事信息需要重復的進行填寫和錄入，導致大量的人力和物力的浪費，人事檔案信息資源的共享難以實現。

（三）人事檔案管理人員整體水平不高

目前我國從事人事檔案信息化管理的工作人員多數都沒有經過正規的學習和專業的培訓，這就就導致其業務水平及職業素質都處于一個較低的水平，對人事檔案信息化建設工作的重要性缺乏必要的認識，不能科學合理的對檔案資料進行收集、整理和歸檔，缺乏對檔案的合理規劃，各種新技術也得不到有效的利用，在很大程度上影響了人事檔案信息化建設進程的快速推進。

三、提高人事檔案信息化的重要途徑

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

人事檔案的管理工作要達到主動服務并安全管理的良好效果，要想搜索人事檔案的相關信息就必須在指定的網絡進行查詢，利用檔案數據信息的權限管理辦法以及相關的安全管理的協議等規章制度對人事檔案信息進行有效的管理和合法的使用。作為檔案的基本價值，電子檔案法律憑證的作用應在信息技術方法能夠確保數字化檔案的真實性的前提下得到良好的體現。我國當前的相關法律條款也應進行相應的修改，這樣才能確保檔案憑證作用的良好有效發揮。

（二）采取集中統一的管理體制

要想更加集中地采集和使用人事信息，就應該采取集中統一的管理體制。用信息科學技術為支撐，實現人事信息資源的數字化以及人事信息資源共享。人事檔案信息化的軟件和硬件平臺要在自主研發的基礎上，保證歸檔、編研、移交、借閱等工作環節逐漸的實現信息網絡化、信息數字化以及信息數據庫化。讓人事檔案信息資源可以有效快捷的得到整合和使用。

（三）重視對人事檔案管理人員的人才培養

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（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高的檔案管理技能，同時對于計算機及網絡技術的要求較高。現實中從事檔案管理的人員多數并不是檔案管理相關主業出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。由此導致在建設信息化的人事檔案過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入。

信息化建設過程中的安全風險是難以規避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔的風險。在信息化人事檔案的建設中，一旦發生信息泄露，將造成更為嚴重的后果。現階段對于人事檔案管理中的安全風險認識不足，存在的安全隱患較多。

體制機制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，人事檔案管理工作設施環境得不到保障，現代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導致了人事檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發展提供積極動力。在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統信息化建設實施綱要》已經頒布并實施了一段時間，但是落實不足，也沒有相關的檔案管理細則以供參考。因此很多單位內部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，人事檔案信息化建設長期停步不前，多數單位的人事檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐上。

（二）人事檔案信息化管理的優勢。紙質檔案管理是傳統人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經不能滿足新時期發展的需要，紙質檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，人事調整，人員成果不能及時反映到紙質檔案上，?е氯聳碌蛋賦戮桑?信息準確性不高，而且難以對紙質人事檔案進行全面監控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現象難以杜絕。實現人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

傳統紙質檔案查詢、檢索效率低，而且反復查閱還會造成對紙質檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現人事檔案信息化管理，建立相應的人事檔案信息庫及檢索目錄，可以大大提高醫院人事檔案管理工作效率，節省人力、物力。

傳統的紙質人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質檔案的作用在人力資源的管理中經常被忽略。但是經過信息化建設的檔案管理能實現快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調整和人力資源配制提供依據。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協調工作可以有效地提高整體工作效率，對于提高資源的整合能力具有突出作用。

二、人事檔案信息化建設措施分析

（一）增強安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權限。其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級。最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯網鏈接，建立物理隔離。具體來看應制定詳細的檔案管理規章制度和懲罰手段，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。

（二）重視系統的定期維護。人事檔案的信息化管理是一個動態的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數據的完整性是后期管理的基礎。其次，培養數據定期更新意識，委派專職人員對數據庫進行信息更新和系統維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統才能保證系統在使用中的可靠性。

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當今的時代是信息化的時代，隨著各項工作的信息化建設逐步取代傳統手工操作的同時，人事檔案也將破繭而出，步入信息化建設的行列。但任何新工作的推動都面臨著舊思想的固封和新思想的起步困境，人事檔案更是以絕對保密的形式阻擋著信息化建設的腳步。人事檔案在信息化建設中將面臨著哪些困境，有什么對策建議，本文作者就這些問題提出拙見。

一、人事檔案信息化建設中面臨的困境

1.傳統思想的固封。

一提起人事檔案，大家首先想到的就是鐵門鐵窗的專用房間，專人管理，絕對保密。因為很多人的思想都受著傳統思想的影響，認為人事檔案記錄著一個人的成長過程、思想變化、家庭信息、受教育情況以及政治生涯等等一些本人和單位才知道的個人材料，它起著憑證、依據和參考的作用，這些特點決定了一是不能將它公開于眾，二是不能將它放到本人手里保管，所以要放在單位的人事部門，由組織選派黨性較強的專人保管，而且絕不能泄密。其實，人事檔案分類十種，這十種里，有不能向其他人泄露的秘密，當然也有很多公眾所知道的，并且還要時常利用到的資料。如果每次利用這些可以查閱復印的資料，都需要到人事部門當面申請領導，再由檔案專管登記、查閱、復印所需的內容，手續相當繁瑣。但因長期受到人事檔案絕對保密這種傳統思想的影響，大部分人很難突破手工操作盡管繁瑣但很安全這一事實，去尋求別的辦法。

2.信息化建設中存在的問題。

一是信息化建設本身存在不安全性弊端。人事檔案一旦成為電子版并且進入網絡就會存在不安全性，并且有被黑客破解利用的可能性。二是信息化建設中需要大量的資金保障來提供不斷的技術支持和硬件維護。檔案信息化建設不是說單位只要買一套檔案信息化管理軟件就大事告成了，檔案信息化軟件在使用時與單位檔案工作是否一直契合，如單位在購買檔案軟件后，檔案的整理歸檔原則又發生變化，已有的軟件功能不能滿足現有的管理需要，單位在購買軟件的售后服務期滿后再次出現相關的技術難題以及需要補充完善軟件模塊時，我們是否可以投入大量的資金保障來提供不斷的技術支持。此外，我們還需要準備一定的資金作為后期硬件設備的維護費。

3.信息化建設起步時的繁瑣。

要實現人事檔案信息化，必須建立健全人事檔案信息管理數據庫，也就是需要錄入單位每位員工的基本信息，包括花名冊、簡歷及其家庭成員情況等信息，這些信息的錄入需要大量的時間和繁瑣的翻閱檔案的過程，信息化建設的起步對一個從來沒有建立過電子檔案的單位來說，其過程是繁瑣的。所以，很多單位的人事處因為平時工作繁多，很難抽調人員進行專門的信息化基礎數據錄入，或是很難抽出時間進行此項工作，所以進行信息化建設需要很大的決心和起步時花費比手工操作要多很多的經歷和時間這一點，也足以讓想實現人事檔案信息化管理的許多單位，望而卻步。

二、對策建議

1.破除傳統思想。

既然人事檔案不是所有的內容都對個人絕對保密，例如在參加考學、職稱評審中需要復印的年終考核表，需要不斷更新的個人簡歷、自傳等這些內容完全可以向個人開放，那么就應該在本人需要利用和補充時，有一個局域網中的檔案信息化管理程序進行利用和補充申請。這樣既可以簡化了利用、補充的過程和檔案人員的工作量，也可以維護人事檔案紙質材料的完整性，防止紙質材料因經常翻閱而損壞。所以，一直受人事檔案絕對保密這種傳統思想影響的人，應該逐步接受人事檔案個別信息可以對本人公開的事實，并且這種公開是有利于檔案的更新、利用和工作的高效完成的。

2.對信息化建設揚長避短。

第一，盡管信息化時代的確存在不安全性弊端，并且也曾發生過網絡泄密事件，但信息化建設本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是從外部進行計算機硬件安全隔離的防護措施，如防火墻技術、VPN技術可有效隔離單位以外人員的隨意訪問和黑客的攻擊；其次是從軟件內部一方面加強人事檔案信息系統的用戶管理，通過設置用戶名權限和密碼等方式，有效防止用戶越權操作或非法操作；另一方面引進安全防范技術，防止第三方軟件截取文件，破解源文件。之所以會發生信息泄露主要原因是由于網絡安全知識的疏忽和缺乏，有了對這些方面的加強，防范單位人事檔案信息的泄露便不成問題。第二，如果不能阻止檔案整理歸檔原則的變化，那么單位檔案在進行信息化管理的同時，就應該預支一部分能投入到信息化軟件售后服務和硬件維護中的資金。

3.派專人學習錄入檔案信息化軟件。

萬事開頭難，有了基礎數據的保障，后面的工作都將變得簡便。所以一定要克服人事檔案剛起步時的困難，多想想今后工作的便利性。單位應該選派專人，最好是檔案專管對檔案信息化軟件進行學習，給予充足的錄入信息的時間，盡量把基礎工作打牢，這樣的話，后面繁瑣的統計工作、檔案的查閱利用工作都會高效率完成。

參考文獻

[1]唐菖霞.干部人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化,2016(12)

[2]陳錦紅.關于事業單位人事管理信息化建設的思考[J].中國管理信息化,2015(12)

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1 前言

醫院的人事檔案是醫院整體管理工作的重要組成部分，因為一個醫院需要服務的對象往往有很多，因此就需要更多的醫生才能滿足患者的需求。因此對相關的醫務人員的人事檔案進行管理就成為了一項非常重要的工作內容。在傳統的醫院人事檔案管理過程中，人們往往是通過紙質記錄的形式來進行檔案的管理，但是隨著檔案的增加，想要快速的調取某個醫務人員的檔案進行查閱就會非常不方便，檔案管理人員需要找很長時間才能找到，同時還要面臨檔案丟失和損毀的風險。但是隨著信息化技術的不斷發展，越來越多的信息被載入到電腦之中，因此將醫務人員的人事檔案進行信息化建設就能夠很好的解決上述問題的出現，還能夠極大的提高人事檔案管理的效率，提高醫院的整體管理水平，所以醫院應該切實重視對醫務人員的信息化管理。

2 醫院人事檔案管理信息化的作用及實現問題

2.1 醫院人事檔案管理信息化的作用

當前社會各行各業發展迅速，主要得益于先進科學技術的發展，提升了很多事情的辦事效率。因此，在醫院的管理過程中，我們也應該不斷完善其信息化的管理方式，尤其是人事檔案方面的信息化進程，這樣能夠全面提升檔案管理工作的效率，盡量避免出現檔案管理工作的失誤。從整體來看，引進檔案管理的信息化工作方式，能夠保證檔案管理工作的準確性和保密性，減少因檔案保管出錯導致的工作問題。在人事的調動任免方面來看，信息科學化的管理方式，能夠幫助醫院直接從數據庫中對他們的信息進行更新，直接了解每個干部和工作人員的情況，有利于提升醫院辦事的效率。

另一方面來看，在對信息進行統計和查找時，傳統的方式只能依賴于人工在眾多檔案袋之中尋找，既浪費時間也消耗人力。而實現了信息化管理之后，就可以利用網絡對有用信息進行檢索，非常容易的就找到了需要的內容。同時，在進行檔案整理的過程中，還可以利用一些網絡平臺制作表格和備份等，也能夠大大減少醫院人事檔案管理的流程。醫院提升自身的信息化建設水平，有利于幫助醫院和外界其他行業互相了解和傳遞信息，實現共同的提升。

2.2 醫院人事檔案管理能夠實現的前提

醫院對檔案管理實行信息化，必須以引進網絡等先進科學技術為前提。在構建網絡架構的過程中，醫院必須有足夠的資金支持，這些財力投入基本上用于購進電子信息設備和計算機終端的維護等方面。其次，檔案信息管理的電子化過程需要醫院提前制定相應的規章制度，防止因為一些規則漏洞而造成的信息泄漏等情況，從而保證信息管理能夠安全有效的為醫院服務。

檔案的信息化建設離不開技術管理人員的相關支持，因此這就對醫院的工作人員提出了更高的技術和專業要求，我們必須注重對員工的定期培訓和考核，保證他們具有相應的信息處理能力。而在專業管理方面，醫院應該引進專業先進的平臺維護措施，保證系統和設備的正常使用。

3 當前醫院人事檔案管理方式的不足

3.1 管理制度不健全

在當前醫院管理的過程中，很多醫院由于一些條件的限制，仍然采取了傳統的檔案信息管理方式，整w來看信息的更新緩慢落后，也無法和其他醫療衛生單位實現資源的共享。醫院之中人事的變動比較頻繁，而傳統的管理制度對檔案實行了終身制的管理，并沒有及時的對人員變動信息進行更新和錄入，導致醫院中有一部分的工作人員出現檔案缺失等情況，給他們的工作流動帶來了障礙。

3.2管理方式存在問題

對檔案和人事進行管理，需要工作人員具有良好的職業素養和專業水準，同時還必須保證相關人員信息的安全保密性，這些要求都是對醫院工作人員的重大考驗。從現在很多醫院的管理現狀分析來看，一些工作人員的保密意識不高，對員工的檔案和個人信息進行泄漏的情況數見不鮮，并且檔案的歸納整理過程進展緩慢，耽誤了醫院的正常運轉。除此之外，還有一些單位的檔案工作崗位沒有設置專業的工作人員，而是讓其他員工進行兼職，這就使得一些人事管理工作不能及時得到完成，出現滯后性。

實現醫院人事檔案信息化建設的方式

4.1提升對檔案信息建設的重視程度

在醫院進行人事檔案管理的信息化，能夠從整體上了解醫院員工的具體情況，有利于對員工進行有針對性的培訓和考核，從而為醫院提供人才，保證其服務的質量。因此我們必須從各個方面保證醫院人事檔案信息化工作的推進。隨著社會中科學技術的不斷進步，醫院人事檔案信息化的趨勢已經成為了主要發展前景，它已經不僅僅關系到醫院人事管理層面，更對醫院的整體發展產生了深遠的影響。

我們應該提升醫院中各個層面和科室人員對檔案信息化管理的重視程度，這樣才能保證他們在工作中對此提起重視，投入更多的精力關注和學習信息化的內容。每個工作人員在意識上對信息化管理工作的重視，還表現在對檔案材料的編輯和提供上，力求每個信息都是真實有效而且規范性強，這樣才能為后續的檔案管理工作打下堅實的基礎。作為醫院的管理部門，我們更要從經濟上保證信息化投入的精準性，保證各個設備能夠正常運轉，做好信息化管理的保障工作。

4.2 加強對檔案信息化技術的研究

在進行醫院人事檔案信息化建設的過程中，檔案信息管理平臺是進行一切活動的基礎，因而醫院應該組織專業的技術人員對平臺進行開發和維管，從而保證數據的準確性和及時性。同時，對信息管理平臺的維護，有利于醫院內部和各個部門之間進行信息的交流，促進信息的流通性。同時，單位也應該對使用信息管理平臺的人員進行職責和使用范圍的規定，做到檔案管理的保密性和精準性。對于和工作無關的人員，必須嚴格進行檔案查詢或者借閱的記錄工作，保證醫院人事檔案管理工作的正常發展。

4.3 保證醫院人事檔案信息化的安全

檔案信息管理系統中最重要的特點就是安全保密性，如果個人的信息和隱私遭到了泄漏，那么檔案管理信息平臺也就失去了其應有的作用。對此，我們應該不斷優化檔案信息管理系統的網絡設置，保證平臺免受病毒和木馬等程序的侵襲。同時，我們也應該對平臺的使用人員進行嚴格的監督，對一些沒有經過認證的移動數據等硬件進行單獨的設置，做好全方位的防火墻工作。

4.4 提高檔案管理人員的綜合素質

醫院應該組織相關的檔案管理人員定期進行業務培訓，因為只有不斷提升管理人員的綜合素質，才能更好的發揮檔案信息化建設的作用。首先醫院的檔案管理人員應該具備較高的知識水平，其次醫院應該邀請專業的檔案管理人員來進行現場培訓。最后，醫院也應該定期對這些人進行專業的考核，同時制定一些獎懲措施。通過這樣一系列的舉措，就能夠有效的提升檔案管理人員的素質水平，從而為信息化建設鋪平道路。

5 小結

在人事檔案信息化建設的過程中，醫院的相關部門一定要認識到檔案信息化建設的重要性，積極對醫院的檔案管理制度進行改革，不斷提高檔案信息化建設的重視程度，加強對相關技術的研究，在研究的同時也要重視對檔案的保密工作，定期對檔案管理人員進行培訓。通過這樣一系列的手段，才能從根本上提高醫院的人事檔案管理水平，促進醫院的信息化建設。

參考文獻

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前言

檔案信息化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為信息化的檔案信息，以信息化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

一、人事檔案信息化流程

（一）人事檔案信息化管理：醫院人事檔案管理系統是對傳統人事檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的信息化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能，可以大大提高工作效率。

（二）人事檔案信息化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。

（三）人事檔案信息化查閱：以組織系統專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

二、醫院人事檔案信息化策略

（一）轉變觀念，強化人事檔案管理理念

信息化是檔案管理進步的重要標志。檔案管理信息首先要做到管理理念的轉變。若是醫院的檔案人員不轉變陳舊的思想觀念，就會阻礙人事檔案管理信息化的實施。如果不積極進行人事檔案管理信息化，就算購買了先進的檔案保存與應用設備，也不是真正的人事檔案管理信息化。在進行人事檔案管理信息化的工作中，檔案管理人員要切實理解并依靠技術進步與科學管理的思想，學習新時期新環境的管理意識，真正扭轉過去陳舊的對檔案重管理輕使用、人海戰術、汗牛充棟的文件等做法，達到人事檔案管理的主動、高效，讓醫院檔案工作能夠更符合醫院業務的要求。

（二）提高硬件設施更新換代，達到設備的信息化

要充分配置人事檔案管理信息化所必要的計算機、網絡、傳真機設備等信息化設施，同時要大方利用最新科技、掃描技術在人事檔案管理中的作用，有條件的可以聘請專業人員來設計符合醫院需要的軟件，提高人事檔案信息化、無紙化的速度。所以，醫院要專門投入相關資金，檔案管理人員也要努力強化自己的工作能力，提高資金、設備的使用效率；而且，人事檔案管理部門要在現有工作基礎上，發揮擁有許多檔案資源的特點，大力發揮各方面又是，尤其是在檔案的提供上，可以充分提供豐富的人事檔案信息給各個業務科室，為日常工作提供幫助，提高醫院的經濟效益。而信息化技術在醫院人事檔案管理的使用，也會給檔案管理提高一個臺階，有利于醫院在員工管理和患者信息掌握上提高效率，從而產生一定的社會效益與經濟效益，達到局部促進整體優化的效果。

（三）醫院要建立科學的管理模式

在醫院人事檔案信息化操作過程里，為明確具體的責任，保確保系統和信息的安全規范，還必須要從管理的角度出發實施科學的管理模式。

完善醫院人事檔案管理制度。醫院要制定符合信息化、無紙化的人事檔案管理制度。首先是建立與規范人事檔案管理工作大的各個環節，以及使用設備、系統的技術規范，將電子檔案管理各個部分詳細落實到各人；其次是應用一些有效的安全保障技術，尤其是對電子信息與數據。

促進人事檔案管理的規范化。這里的規范化是指人事檔案信息化的各個標準：人事檔案整理標準、收集標準、查閱標準、信息設備使用標準等，這些標準是保障工作效率的規范。若是缺乏這些標準，或者不完善，人事檔案數據庫就難以條理規范；若是醫院的人事檔案管理人員不根據這些標準來工作，而是沿用傳統做法，或者率性而為，則會大大降低人事檔案管理信息化的工作效率。

（四）組件復合型的人才團隊

醫院人事檔案管理團隊是保障人事檔案管理信息化順利進行的基礎，關系著人事檔案信息化的建立效果和應用水平。這就需要醫院的領導者不能只是關注業務部門的人才引進，同時也要引進、培養檔案管理人才。同時也要求檔案管理人員不但要掌握電子信息的特點與信息化人事檔案的各宗操作規范，同時要雪輝計算機系統網絡的應用與安全技術。醫院可以在工作之余，安排相關人員進行信息化教育培訓，學習最新的專業內容，學習內容要IT、互聯網、系統應用等方面。醫院的管理者還要提供良好的條件，讓相關工作人員能夠充分了解未來人事檔案管理的趨勢與前沿技術，不斷提高他們的能力素質與應用水平。

參考文獻：

[1]王平.淺談醫院檔案管理的信息化建設[J].科技信息, 2007,(10)

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引言

人事檔案的信息化建設，是信息時代的必然趨向，但是從目前我國人事檔案信息化建設的總體情況來看，不得不說其中還存在一些弊端，傳統人事制度和體制對信息化建設的制約，傳統人事檔案內容的不合理等等，這些問題的存在，都嚴重制約了人事檔案信息化建設的腳步。本文以信息化建設為視角，對其在人事檔案建設發展中的應用進行具體分析。

1 人事檔案信息化建設優越性分析

在人事檔案建設發展中引入信息化技術，并逐漸實現信息化的工作模式，其優勢是非常顯著，具體進行如下分析：

1.1 文檔輸入是人事檔案工作的主要內容，在這個部分進行信息化建設，不僅降低了傳統工作模式工作強度，操作方便，解放了人們的雙手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此從整體上大幅提升了人事檔案工作的效率和質量。另外，由于人事檔案工作是一個動態化的過程，工作人員需要隨時將變動的人事信息記錄和更正過來，保障每個時期人事信息的完整性與正確性。這樣一來，工作人員的工作就會相對繁瑣，并一直處于緊張的狀態中。信息化工作模式構建之后，檔案管理人員就能夠從繁重的模式化的工作狀態中解脫出來，信息化模塊會自動更新人事信息，并保障人事信息的全面與準確。

1.2 信息化的人事檔案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。領導進行員工培訓計劃擬定、績效管理等都可以快速而準確的查找到依據。從大量研究中發現，傳統的人事信息檔案工作，以紙質檔案為主，檔案數量龐大，整理、分類與管理、儲藏都費時費力，工作效率十分低下，很比較容易出錯。另外，人們在調取檔案信息的時候，會消耗比較長的時間，快速而全面了解一個員工的檔案是一件很難的事。但是信息化檔案工作模式，在信息查找功能上十分完善，員工的所有信息都可以通過信息檢索完成，動一動鼠標就可以輕松查找到想要的信息，這位相關人事計劃制定以及管理工作的開展提供了非常有利的支持。

1.3 除了以上優勢，信息化人事檔案信息管理模式，還具有提醒功能，會及時提醒領導以及相關管理者一些員工退養、退休等事項，一般來說，在一個單位中，員工數量比較多，領導公務繁重，不可能每項工作事宜都記憶得細致入微，但是信息化檔案信息管理，會自動提醒這些事項，這種備忘的功能非常人性化，大大減輕了人們的工作壓力，也保障了各種工作有條不紊的進行。

2 人事檔案管理信息化建設現狀

人事檔案工作信息化建O優勢顯著，目前其主要的形式基本有以下四種：

2.1 利用offic中的word與excel軟件進行的檔案信息管理以及目錄打印、系統分析等。offic的功能十分強大、齊全，操作簡單便捷，能夠滿足檔案管理的基本要求。但是相對來說，其缺點也是十分明顯的，比如人事檔案信息錄入雖然簡單，但是檢索內容過于單一化，數據處理功能不完善，工作效率相對低下，數據安全性也不高。

2.2 單機人事檔案管理系統。此系統包括人員基本情況信息數據庫、檔案目錄數據庫以及植物變動數據庫等。能夠對檔案基本信息以及查詢進行管理，會自動記錄檔案節約、轉遞以及歸檔等記錄。該系統功能分為兩類：一類是檔案業務、人事信息采集以及查詢輸出、統計分析融為一體。第二類通過計算機對人事檔案目錄進行管理，實現目錄管理的統一與規范。單機檔案管理是目前單位人事信息化管理中主要形式。

2.3 部門局域網系統。此類系統就是在本單位檔案部門建立局域網平臺，并借助計算機與數據管理，實現對人事檔案目錄信息的網絡化管理。此系統包括信息管理、檔案管理以及檔案變動等幾個部分。局域網應用十分便捷，能夠達到良好的管理效果。比如，在該系統采用條形碼技術，能夠進行檔案盤點，并保證人事檔案目錄信息的管理統一化與動態監控。

2.4 人事檔案信息化在人事部門的應用，實現了人事基本信息的共享，同時也能夠自動實現檔案信息管理的接收、移交以及借閱、傳遞等基本業務。另外，在獲取相關部門授權的基本前提下，人事部門可以快速實現對人事檔案信息的查閱。此系統的特點包括以下幾點：一是人事檔案基本信息與人事信息能夠保持一致，這大幅提高了檔案管理的質量和效率；二是人事檔案管理成為了人事信息管理的一部分，這使得人事檔案歸檔更加容易，操作也更加便捷，這全面推動了人事工作效率。

3 人事檔案信息化建設存在的問題

雖然人事檔案信息化建設的優勢顯著，并且在我國已經初具規模，但是從科學化、規范化的角度來看，其建設水平還有待提高，財力、物力以及使用效果之間的差距比較明顯。就其原因，總結為以下幾點：

3.1 人事檔案信息化建設缺乏統一領導和總體規劃

從現階段人事檔案信息化建設的情況來看，一些單位領導并沒有明確信息化建設的重要性，沒有將檔案信息化建設上升到戰略高度，人事檔案信息化管理的重視程度并不高，導致人事檔案信息化管理缺乏領導支持，在落實上也更加困難，經費與政策投入都明顯不足，這樣一來，人事檔案信息化建設就無法得到徹底落實。

3.2 一些軟件在功能設置上存在缺陷

一些單位雖然落實了檔案信息化管理，并且也非常積極的開展建設工作，但是卻忽略相關軟件的建設與完善，功能設計過于隨意，存在很多隱性缺點。軟件售后服務不完善，后續開發與升級不夠及時，缺乏良好的數據遷移功能，進而導致軟件壽命縮短，如此一來，人力、財力、物力都消耗嚴重，進而影響了人事檔案管理信息化建設的步伐。

3.3 標準化、規范化水平低

由于人事檔案信息化建設尚無相關標準與規范，人事檔案數據庫建設問題多多，諸如數據著錄、數據格式、元數據標準、數據庫質量等等都存在一定問題，影響了數據庫的查全率和查準率。此外，一些人事部門的人事、考核、職稱評審、薪酬管理、人事檔案管理等科室都有各自的軟件，彼此互不兼容，數據庫通用性差，數據難以交換和共享，無法體現信息化技術的優越性。

4 人事檔案信息化建設發展的工作思路

4.1 以融入單位的總體規劃作為指導原則

人事檔案信息化建設不僅是本部門業務發展的要求，也是單位相關部門之間實現辦公自動化的要求。人事檔案信息管理系統的開發和服務平臺的建設不能閉門造車，只有主動融入單位層面的信息化建設，才有利于部門內部、部門之間的數據共享與傳遞，才有利于局網絡內人事信息的綜合利用。同理，單位應充分認識到人事檔案信息化在單位信息化建設中的地位和作用，將其納入單位信息化建設的總體規劃之中。在人事檔案信息管理系統開發之時，單位應考慮該系統與單位辦公自動化系統的對接問題。惟其如此，方可避免重復建設，從而節約大量人力、物力和財力。

4.2 以人事檔案信息資源建設作為基礎工作和核心任務

人事檔案信息化建設有很多工作要做，建設過程中會面臨種種困難，會受多種隱形因素的制約。在此情況下，我們既不可急于求成，亦不可無所作為，而應當統籌規劃，突出重點，以點帶面，逐步推進。具體措施是：將人事檔案信息資源作為人事檔案信息化建設的基礎和核心，從而帶動人事檔案信息化建設整體提升。目前，我國各地辦公自動化系統正在建設之中，在此背景下，人事檔案信息資源建設應分三步走。首先是建立人事信息數據庫和人事檔案目錄數據庫，以滿足快速檢索的需要。同時要注意收集電子檔案材料，為數字檔案數據庫積累資源。第二步是將使用頻率高的檔案信息（干部履歷表、學歷學位材料、職稱申報表、干部任免表等）數字化，以提高檔案的利用率。第三步是在辦公自動化系統投入使用后，開展人事檔案信息的接收、存儲和提供利用的一體化建設，全面實施人事檔案信息化建設。

4.3 以建立和健全人事檔案信息安全保障體系作為決鍵環節

所謂先進的技術手段，是指信息化系統開發過程中必須采用數據加密技術、訪問控制技術、資格認證技術等技術，以確保檔案信息傳輸和存儲的安全性。同時，在防范惡意侵入方面要嚴把軟件設計質量關，通過先進的軟件技術和可靠的軟件性能將各類風險降到最低程度。要在技術上使人事檔案部門的局域網與外網真正實行物理隔離。

所謂科學的規章制度，是指在人事檔案信息化建設中不能照搬傳統手工管理階段的制度，需要建立一套科學、規范、完善的規章制度來保證整個實施過程的安全。同時，還必須在人事檔案管理系統中建立嚴格的用戶管理機制，并合理分配用戶管理權限。

所謂嚴格的管理措施，是指在信息化建設的每個環節加強安全管理，行安全責任制。在操作管理層面，必須及時有效地對數據予以備份和維護。此外，要加強對人事檔案管理工作人員的宣傳和教育，使其在意識上對人事檔案系統數據的保密性和安全性引起足夠重視，從源頭上杜絕安全隱患。

4.4 以建立一支高素質的檔案管理人才隊伍作為人才保障

人才建設是人事檔案信息化建設的成功之本。人事檔案人才隊伍建設，一靠培養，二靠引進。傳統的單一的知識結構已不能滿足人事檔案信息化建設的需要，因此，應積極支持現有檔案管理人員參加必要的信息技術培訓，切實提高其現代化管理、信息技術和信息服務方面的素質和能力。要引進急需的信息技術和信息化應用的專業人才，以其系統的專業知識為人事檔案管理軟件的研發提供技術保障，有效改變檔案管理人員在信息化管理中的薄弱環節。

結束語

本文首先明確了檔案信息化管理建設的優勢，并提出了目前建設中存在的相關問題，并有針對性的提出了完善對策，通過本文的分析，希望能夠為我國檔案信息化建設發展有所助力。

參考文獻

[1]瞿曉菁.芻議企業檔案信息化建設的有效途徑[J].中國管理信息化，2012（22）.

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? ? ? ?1.1有利于實現現代化管理

? ? ? ?隨著網絡時代的全面到來，現代生活形態發生了顯著變化，各種信息技術普遍應用于各項生活、工作活動中，智能信息技術的應用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業單位人事管理領域，人事檔案作為重點管理內容，其工作形態理應跟隨社會形態發展變化，加以改進和更新。將信息技術與人事檔案相結合，構建信息化管理體系，能夠促進事業單位在未來市場領域實現現代化管理，對事業單位實現可持續發展具有重要的意義。

? ? ? ?1.2有利于實現檔案資源共享

? ? ? ?信息技術具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點，將信息技術應用于人事檔案管理中，能夠有效實現資源共享。例如，當完成人事檔案信息化管理平臺建設后，用戶完全可以在家或者任意具有網絡的地方，利用電子設備對檔案信息進行查閱。如此一來，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠實現資源共享，進而促進人事檔案信息實現最大化利用。

? ? ? ?1.3有利于實現檔案信息查閱

? ? ? ?以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術有效應用于查閱平臺建設中，能夠有效解決傳統查閱體系效率低的問題。利用信息技術建立智能檢索平臺，對人事檔案信息進行分門別類。用戶可以利用現代化檢索軟件，對檔案信息進行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。

? ? ? ?1.4有利于檔案資源開發與利用

? ? ? ?眾所周知，信息技術與傳統管理手段相比，存在的優勢在于該技術手段具有加強的信息存儲和傳播的功能。因此，利用信息技術對人事檔案進行管理，能夠實現原有檔案信息基礎上的人事資源有效開發與利用。可見，將信息技術有效應用于人事檔案管理中，對此項管理工作未來深入發展，以及提高事業單位在行業中的整體競爭力與影響力，具有重要的作用。

2新時期人事檔案信息化管理中存在的問題

? ? ? ?2.1意識淡薄，缺乏重視

? ? ? ?目前，國內機關事業單位在人事管理方面不夠重視。很多事業單位在建設與發展過程中，重點關注內部業務開發，以及技術研發與創新，而對于人才在事業單位建設與發展中的作用，并未形成正確的思想認知。事業單位在人事檔案管理方面花費較少的人力、物力和財力，導致內部人事管理工作并不理想。因為思想缺乏重視，導致檔案管理發展受限，這對于事業單位未來發展都是極為不利的。因此，事業單位要想順利實現人事檔案信息化管理，當務之急便是在思想上加以轉變和更新。

? ? ? ?2.2數據庫系統不完善，信息安全建設滯后

? ? ? ?據了解，在信息化環境中，事業單位人事檔案管理工作系統逐漸衍生出一系列問題，由于數據庫系統建設不全面，導致事業單位構建的檔案信息管理平臺，存在較大的安全風險與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運行過程中，經常會出現人事信息記錄錯誤、混淆，甚至出現重要人事信息丟失的問題。由于人事檔案數據庫建設不夠系統、完整，導致檔案信息管理效率低下，同時也因為記錄錯誤或混淆，導致部分人事信息失真，這對于事業單位實現人事信息資源共享也較為不利。

? ? ? ?2.3缺乏高素質、全能型的管理人才

? ? ? ?目前，在人事管理領域，關于檔案信息化建設效率低下的問題，主要在于在該領域缺乏高素質、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識與工作理念方面存在一定的問題，并未清楚地意識到信息技術在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統的檔案信息管理方式，而不重視建設信息化管理平臺。同時，在專業技能與素養方面，管理人員在信息技術方面所掌握的專業技能比較匱乏，信息化管理平臺建設與實施能力比較薄弱，導致事業單位現代化人事檔案管理體系建設遭受明顯阻礙。

? ? ? ?2.4現代化基礎設施滯后

? ? ? ?據了解，當前機關事業單位之所以在人事檔案信息化建設方面存在發展局限，主要原因在于事業單位內部缺乏完善的現代化設施和器材。事業單位因為投入資金有限，所以在計算機硬件方面存在明顯的功能障礙，對完善檔案管理系統功能十分不利。同時，事業單位當前在軟件方面的開發與創新，也存在很大的不足，正是因為基礎設施落后，才導致人事檔案信息化發展受到限制。因此，在新時期，事業單位必須采取有效策略，改善并解決當前信息化建設中存在的問題。

3新時期人事檔案信息化建設的路徑

? ? ? ?3.1更新思想，完善體制，加強隊伍建設

? ? ? ?事業單位若想在未來的市場競爭中占據有利地位，必須加強人事管理工作體制完善與創新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業單位領導者一定要加強重視。首先，事業單位應該向內部管理部門和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據事業單位自身人事管理發展需求，結合信息技術應用條件完善現代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導下，人事檔案能夠實現高效管理，真正實現信息化管理平臺建設。最后，事業單位應該重視內部信息化管理技術開發人才隊伍建設，在招聘環節重點考查應聘者的信息技術操作能力，并加強技術人員專業素質培訓，進而為實現信息化管理平臺開發與建設提供高素質的人才儲備。

? ? ? ?3.2加強人事檔案信息數據庫網絡化建設

? ? ? ?為解決人事檔案數據庫功能不健全問題，事業單位應該重點圍繞數據庫進行運行功能和安全系統建設，加強人事信息數據庫網絡安全，全面提高人事檔案信息化管理的質量。因此，事業單位可以重點發揮網絡服務器功能，將其用于數據庫建設。同時，事業單位應該針對不同部門，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數據庫中設定不同管理模塊，以確保內部各個部門能夠高效地實現人事檔案信息檢索和應用。

? ? ? ?3.3加強檔案管理人員素質與能力建設

? ? ? ?在事業單位人事檔案信息化建設與管理的過程中，檔案人員自身素質在很大程度上決定了檔案信息化管理發展的進程。因此，事業單位應針對內部檔案人員進行素質教育和培訓，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺操作方式，規范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時，檔案管理人員需要掌握一定的計算機圖像處理、信息掃描、信息分類、存儲等功能，并定期對重要人事檔案信息進行備份、檢查，避免出現檔案信息泄漏、錯誤、丟失等問題，為真正實現檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應積極學習與人事檔案管理有關的法律、法規，在進行人事檔案信息化管理時，應嚴格遵守管理規章體制，杜絕出現檔案信息惡意泄露問題。

? ? ? ?3.4加強人事檔案管理信息化系統網絡安全

? ? ? ? 在信息化管理平臺建設的過程中，確保網絡安全是事業單位人事檔案管理深入發展的必要前提。因此，事業單位應該重視管理平臺運行環境安全檢測與優化。首先，事業單位技術開發人員，應重點加強安全系統功能建設，在數據庫中安裝安全檢測軟件，即時監測人事檔案管理中可能存在的風險因素，一旦發現，需要及時進行專業操作處理，有效規避人事檔案信息化管理系統中存在的安全風險。同時，技術人員應該在數據庫中安裝病毒查殺系統，并定期進行數據庫垃圾信息清理、系統內部結構功能檢測，確保信息化管理系統運行環境安全，提高系統運行效率，全面提升人事檔案管理質量。此外，針對不同部門人事檔案信息檢索要求，設置不同類型的安全密鑰，以及數據庫訪問權限。

3.5加強現代化管理軟件的開發與應用

事業單位在建設人事檔案信息化管理平臺時，應重點關注管理軟件開發與應用，不斷完善數據庫的硬件和軟件設施，全面提高管理系統工作的效率和質量。事業單位應該加大資金投入，引進創新性的技術人才，專門致力于高科技、智能化管理軟件的系統研發，在做好系統功能安全和運行速度測試之后，將其與內部人事檔案管理要求相結合，完善管理系統內部結構和功能，在提高信息化管理平臺工作效率的同時，更要保證檔案信息管理的質量。

4結語

人事管理在當前事業單位管理領域，發揮的管理作用十分顯著。事業單位為了在未來的市場環境中占據良好的發展地位，應重點加強人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業單位需要合理利用信息技術，構建現代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強信息數據庫、系統安全、軟件開發等實施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質量。只有在信息技術的支撐下，事業單位的人事檔案管理體系才會不斷完善，進而為在新時期的市場環境中獲得快速發展，提供良好的人才數據依據。

主要參考文獻

［1］喬萌.淺談新時期人事檔案管理信息化建設策略［J］.人力資源管理,2018(5).

［2］徐輝.關于新時期人事檔案管理信息化建設探析［J］.辦公室業務,2017(1).

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中圖分類號:C93 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)29-0167-02

人事檔案是在人事管理活動中形成的,記述和反映個人經歷和表現,以個為單位組合起來的,以備考察的文件材料。其內容主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的,記載著個人的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵懲罰等方面的原始資料,內容反映了個人參與社會各方面活動的記載和個人自然情況。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。

一、人事檔案的結構

在我國,人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用,甚至可以說人事檔案是每個公民的第二生命。一般來說,人事檔案管理中,人事檔案的收集、處理和提供利用通常由各單位內部人事機構行使和掌握。人事檔案包含以下十大類內容。

1.履歷材料:(1)職工履歷表;(2)干部履歷表;(3)專業技術人員履歷表;(4)軍人履歷表;(5)學生登記表。

2.自傳。

3.鑒定、考核、考察材料:(1)工作鑒定;(2)學習鑒定;(3)出國人員鑒定表;(4)學生畢業鑒定、實習鑒定;(5)干部的年度考核表;(6)組織正式出具的考核材料。

4.學歷和評、聘專業技術職務材料:(1)高中及以上的畢業生成績表、登記表;(2)報考中專以上學歷報名登記;(3)論文、科研成果材料;(4)一個月以上各類專業培訓學習成績;(5)聘任、解聘專業技術職務審批表; (6)職稱評定審批表。

5.政治歷史審查材料:(1)社會關系調查證明材料;(2)入黨入伍審查材料。

6.黨團材料:(1)入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、黨員民主評議表、入團志愿書(90年以后入團的需要入團申請書)、取消預備黨員資格的材;(2)加入派材料。

7.獎勵材料:先進工作者、(區級以上)勞動模范、三八紅旗手、特級教師、三好學生、戰斗英雄、優秀團員、各類嘉獎登記表或審批表等。

8.違紀材料:(1)受到黨政部門的紀律處分材料,如開除黨、團籍,留黨查看、記過處分等材料;(2)違反法律材料,如逮捕、法辦、拘留、勞改等材料;(3)組織通報批評材料,被企業除名材料。

9.工資級別、任免、工作調動、出國、退休材料:(1)工資級別審批表、增資審批表:(2)干部任免表;(3)入伍登記、退伍登記表;(4)招工登記表、勞動合同、流動表、商調表、視作連續工齡繳費審定表、終止勞動合同證明書。

10.其他:(1)體檢表;(2)工會會員登記表;(3)大中專畢業生就業報到證;(4)職工報到介紹信;(5)有價值的學結、體會。

注:檔案材料一律用黑色或藍黑色鋼筆填寫,紙型均用16K。

二、人事檔案管理的重要性

我國人事檔案制度自20世紀50年代產生以來,對國家的信用建設、干部管理、福利分配、國家安全等方面作出了重大貢獻。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據,與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤,具有法律效用。目前,出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案,特別是在國有企業、事業單位,人事檔案相當重要。

三、人事檔案管理的法律依據

對人事檔案管理工作,國家制定出臺了一系列的法律法規來加以保障。1996年7月修訂的《中華人民共和國檔案法》強調,人事檔案作為國家檔案的組成部分,所有權歸國家,實行強制性歸口管理。1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》規定,“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制”。1996年12月頒布的《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確指出,流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位未經授權均不得擅自存放和保管人事檔案。這些指導性法律法規為人事檔案管理工作提供了政策依據,并使人事檔案管理工作邁入了專業、權威的發展階段。

四、檔案信息電子化的必然性

隨著社會的發展,信息化已經成為社會發展的一個重要標志,信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移,檔案現代化管理和信息化建設,成為檔案工作發展的必然趨勢。

人事檔案信息化就是在檔案管理活動中全面應用現代信息技術,對檔案資源全面處理。也就是對館、室藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

檔案信息電子化,可一次投入、多次產出,可改變信息加工工作受經費限制的局面。檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部門,擴大了社會影響,拓寬了服務范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。

五、當前人事檔案管理存在的問題

近年來,由于機構編制和用人制度的改革,單位管檔人員變動頻繁,出現了忽視人事檔案管理現象,影響了干部管理工作。目前主要存在以下問題。

1.硬件設施解決落實差。對干部檔案管理必備的條件解決落實差,有的單位檔案多、檔案室狹窄、影響檔案的美觀整潔、完整,有的單位必備的基礎設施如切刀、檔案夾等都不具備。

2.檔案管理規范缺乏。在目前的人事檔案中,大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經歷等簡單材料,而對反映本人業績、動態的材料收集歸檔不全。還有個別單位檔案下放到主管局管后,一直未按統一標準整理,材料多年未歸檔,造成檔案材料不齊不全。

3.專業技術人員偏少。從1994年至1997年這四年看,專職檔案員中具有專業技術職務的人數占總人數的比例分別為:244%,186%,176%,244%。社會的發展對檔案工作的專業文化程度提出了更高的要求,專業技術人員占有極其微弱的比例,是目前檔案工作急需解決的問題。

4.管理檔案人員業務不熟、檔案管理制度執行差。近幾年管理檔案人員工作變動頻繁,兼職人員占90%,加之沒有經過各級檔案部門組織專業知識培訓,業務不熟,甚至有些檔案管理員還停留在手寫階段,沒有掌握必須的計算機技能,有些新從事管理檔案管理工作的人員對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不太了解,難以適應檔案管理工作。

六、加強隊伍建設,提高從業人員素質

社會現代化的實現,要求各行業的從業人員也要與時俱近,緊跟時代的步伐和節奏,所以,檔案管理人員也具備較高的知識層次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象,盡管引進了現代化設備,卻不能充分發揮作用,這就需要抓緊建設一支穩定而發展的檔案干部隊伍。

1.提高重視意識。在市場經濟條件下,企業的競爭最終還是靠人才,無論是企業事業單位還是員工個人,都應該自覺更新觀念,提高對檔案的重視意識程度。因此,每個單位都應該提高對人事檔案的認識,增強依法管檔的意識,建立健全規章制度,配備專業的人員設備,把人事檔案管理作為企業重要的基礎工作抓緊抓好,做到材料收集齊全、歸檔及時準確、管理規范有序。

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一、人事檔案信息化建設的必要性

在當今的信息化時代，網絡信息技術不斷發展，并在潛移默化中改變著人們的生活。人事檔案的管理是一種信息資源的管理，是人類社會活動和經濟活動的戰略資源，機關事業單位應該在信息技術的迅速發展過程中抓住契機，提高人事檔案的社會化和開放化管理。人事檔案管理的固有模式已經不能適應當前信息技術的發展，現代化建設的必要性已經日益凸顯出來。人事檔案的信息化建設是機關事業單位現代化建設的體現，同時也是我國政務信息化的表現。

二、檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化建設缺乏系統規范。標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一。我國雖已有一些標準規范出臺，但難以滿足檔案信息化快速有序發展的需要。立足于全國的檔案系統，各地的信息化都各取所需，以本地區為中心，沒有形成協調高效的系統；一些檔案局的信息缺發長遠規劃，近期目標也不夠明確，只是遇到缺口時進行補充，而沒有提出全面系統有針對性的措施；不同地區的不同檔案信息局沒有統一的建設標準，使用的數據格式和標準各不相同，難以達成一致；檔案信息管理的全行業沒有方便快捷的檢索體統，使得檔案信息管理格局單一，給數據的傳輸和接收造成麻煩。

（二）檔案信息化建設的基礎設施不夠完備。高性能的軟件是檔案信息化建設基礎。我國較歐美等發達國家信息化程度較低，基礎設施建設程度較低，難以滿足檔案信息化建設的要求。我國各地的檔案管理機關的計算機、電信設備、網絡設施的普及率較低。檔案網站也沒有形成行業體系，較其他網站相比檔案網站與其他網站鏈接較少，專業性過強，搜索引擎少，查看網址困難，網站建設存在許多技術上的缺陷和不足。

（三）缺乏數字檔案且檔案資源結構不盡合理。目前為止，我國檔案的館藏資源以紙質資源為主，數字檔案資源較為匱乏，且結構單一。檔案資源也不僅僅是電子文件的收集與管理或紙質檔案數字化，它要實現檔案信息資源的高度共享，實現檔案信息資源網絡化。但是我國的檔案管理模式僵化，亟待轉變。

（四）我國檔案信息化管理缺乏專業性人才。檔案信息化管理需要的是同時掌握檔案管理知識和計算機系統操作的高復合型人才。檔案管理的從業人員需要掌握檔案管理學基礎理論和檔案管理知識，除此之外還要掌握計算機技術、網絡技術等現代信息技術知識。但是我國在這方面的人才培養程度較低，投入的力量較少，因此我國專業的檔案信息化管理人才較為缺乏。

三、檔案信息化建設存在的途徑

（一）檔案管理機關組織建立檔案室信息化協調機構。檔案管理機關可以從行政和技術兩方面指導和規劃檔案館（室）的信息化建設，制定一系列具有實際束縛力的規范和標準，尤其應該進行信息化建設和發展各階段的規劃制定。在制定規劃時，必須要樹立明確的近期目標，完成近期工作需要的檔案的制定；還要有長遠的規劃，立足檔案信息化工作的全局，來發展完善之前工作中的不足之處，不斷創新融入新的時代特色，破除傳統工作中自成一體、條塊分割、各自為政的混亂局面，打破傳統的思想觀念，真正的做到檔案資源信息共享，形成一個新型的統一領導、多層次、多功能、布局合理、相互結合的工作體系。一個完整有序的檔案館（室）信息化協調機構十大男信息化建設的關鍵。

（二）建設標準的檔案信息。檔案信息化建設必需要符合一定的標準。檔案管理機關應該召集有關的有權威的專業人士共同研究商議，制定與檔案有關的業務工作、技術方法和設備等方面的統一原則和規范，并根據國際國內的發展形勢，制定出各地區共同行使的標準。各地區在協調組織的統一領導下，共同運用高質量的應用軟件，建立標準統一化的檔案信息數據庫。

（三）開發已有資源，建立新的數據庫。檔案資源是檔案信息化的核心，規范化的數據采集方法、建立規范、準則、系統的基礎數據庫是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是向數字化、網絡化、一體化轉化的重要基礎性工作。檔案資源信息化建設分為整體規劃和分層進行兩部分。首先要建立檔案的案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫，再建立檔案全文數據庫，是檔案信息資源更加豐富詳盡。數據庫的建設要以國家標準為依據，集中人力物力財力構建標準化、通用性較好的數據庫。同時各地的檔案管理館（室）應該不斷創新，建立有自己特色的數據庫，來豐富當前的數據庫模型。

（四）培養檔案信息化建設的專業型人才。要加快培養掌握現代化信息技術、精通檔案管理業務的高層次信息人員。加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新在職人員的知識結構和業務水平。要讓從事檔案信息化管理工作的人員盡快掌握計算機技術及相關技術。對外還要努力引進計算機專業的人才，對他們進行相關業務知識的基礎培訓，使它們能夠快速適應檔案資源信息化建設的工作，為以后的檔案信息化建設工作儲備高水平的從業人員。國家還可以鼓勵各大高校開設相關課程，或者定期安排相關考試并設置相關獎懲制度，以提高從業人員的水平。

四、結語