財會檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇財會檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

面對千人千面的檔案收集裝訂現象，使用專人負責，無疑是一個很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強會計人員培訓，更是一個可具有操作性的方法。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計人員的崗位培訓及繼續教育內容，且長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，進而從源頭上做好會計檔案管理的規范化與標準化工作，提高案卷質量。

二、依據法規，配備專人管理會計檔案，實現會計檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環節，由于會計檔案工作未配備專人負責，實際上這一系列工作有的環節由人兼職，有的環節就根本沒執行，根本就談不上會計檔案的管理。并且在現在檔案規模不斷擴大、檔案數量不斷增加的前提下，配備專人管理會計檔案尤顯必要。會計管理機構應加強對檔案工作的重視，只有領導重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領導重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據法規，考慮實際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強會計檔案管理，提高管理質量，發揮檔案價值，實現會計檔案管理的有效性的根本保證。

三、加強往來款管理，及時結清債權債務，減少各賬務經辦人的查詢要求

財務部門為了自身查詢的方便，使其不能及時向檔案管理部門移交會計檔案。而查詢需要產生的一個主要根源就是債權債務的清理，由于債權債務清理工作的不到位，報帳經辦人主動性不夠，致使很多往來款項長期掛帳，沒有一個統一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量做到當年債務當年結清，也減少各帳務經辦人的查詢要求，使會計檔案能按規定及時向檔案管理部門移交。

四、會計檔案管理工作應根據會計制度體制的調整而做及時調整

加強檔案管理，會計制度體制的調整不能忘了會計檔案管理制度的調整，會計檔案管理工作應始終作為會計人員職能的一部分。加強會計人員業務的學習不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的會計人員，才能打下實行檔案管理的基礎。同時檔案管理部門應主動介入，加強同財會部門的合作，進行業務指導與監督。

五、加強財會部門與檔案管理部門的溝通

財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監督工作。

六、財會檔案管理人才應具備復合型知識結構

篇2

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02

會計法是以處理會計事務的各種經濟關系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經濟活動和財務收支進行分析、檢查等經濟管理活動。高校作為立國之本的教育服務業，需加強貫徹十精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責任，評價高校社會責任履行的效果，會計監督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據，亦顯得尤為重要。

一、會計檔案真實是推進法制化管理的基礎

任何一個經濟組織和團體都離不開經濟活動和經濟責任的考核，而會計系統是這一歷史使命的直接承擔者，會計系統加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎。

（一）會計檔案質量決定了高校的考核質量

會計資料是高校會計檔案的重要構成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現了高校的財務狀況和各項預算資金運用的合規性。現代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監管機構，直接影響國家宏觀經濟調控與教育體制改革與發展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現，是上級機關事后考評的依據。低質量的會計資料不可能作出客觀、高質量的高校績效考核。

（二）會計檔案質量提供了教育產業反腐的利器

會計的基本職能是通過核算行使財務監督職能，需以高校實際發生的經濟業務為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據，對高校的經濟業務事項進行的檢查與控制，實現內部監督職能，并為外部監督機構提供真實的高校會計資料進行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規挪用教學科研經費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據。

（三）會計檔案合規管理實現了管理手段的提升

我國《會計法》在立法宗旨和修訂內容上，均對確保會計資料質量、規范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務就是規范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務管理效率及穩定財經秩序保駕護航。會計電算化系統的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務處理的隨意行為，對業務流程進行了規范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。

二、會計檔案管理的局限與挑戰

會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學性、內控體系的嚴密性和技術支持平臺的安全性。

（一）會計制度規范體系仍不夠細致

當前體現國家宏觀調控政策意圖與市場管理目標的高校會計管理體制還處于改革調整過程中，所執行的會計制度相對企業會計準則的資產組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設備核算并未強制要求按項目進行歸類核算，各高校容易從自身利益出發在法律框架范圍內偏離法規主旨來謀求套取預算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規避在政府統一采購系統之外，化整為零，讓事后監督無法將業務的真實面貌還原，給監管帶來一定困難。在一定程度上誘發了會計資料造假，導致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數據的保管而忽視數據環境（軟件系統和硬件環境）的管理，甚至因疏于管理導致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風險。

（二）利益驅動導致造假，內控措施不到位

當前市場上銷售的企業會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發實現，雖然操作界面并不出現后臺數據管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數據管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數據管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經濟收益，被修改過的會計系統所披露的會計信息體現了其自身利益最優的結果，不能反映高校預算執行的實際效果，屬于有動機地操縱會計系統生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。

（三）會計支持系統的安全性仍留隱患

隨著現代信息技術越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰。除了一些單機版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數據管理窗口可供隱蔽修改業務數據外，基于自建服務器使用的網絡環境下會計電算化系統，也可以與軟件提供商的售后服務人員通過軟件維護途徑直接在服務器上篡改相關數據，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網絡的會計電算化信息系統還存在著諸多安全隱患，網絡數據庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強化系統控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠高于手工會計系統。

三、多角度創新會計檔案管理模式

會計檔案管理的日趨規范是一項系統工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設、管理技術手段升級和從業人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。

（一）制度建設上實施統一領導下的分級管理

要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯合下發的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統一領導、分級管理的模式。建議進一步細化、同級財政部分作為統一領導主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數據的后臺維護則由上級主管部門統一采購和付費，一旦發現協助高校違規篡改數據行為，將解除服務合同，并向公安機關報案，加大其違規成本。

（二）技術手段上采用未來通用的報表格式

會計文件和相關法規等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業報告語言）各項準備和試運行工作。這一技術基于互聯網傳遞數據，避免數據服務器存在于高校本地，可統一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進入服務器修改數據庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標準語言后，可對信息進行分類并加上標簽，就使得這些信息在經濟組織內部和外部能夠更加方便有效地對財務信息進行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當前單一的通用財務報告模式轉向更豐富多樣的交互財務報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。

（三）從業準入上持續提高檔案從業人員職業素質

要實現會計檔案管理工作的連續性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優秀的職業道德素質，也要具備一定的會計從業知識，對會計基本流程和要素具有職業敏感性。不能把會計檔案管理當成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準入上和工作中能切實堅持履行職責，遵守各項法規，模范履行會計檔案管理工作中的各項規章制度，保持廉潔與公正，還要加強對審計業務、計算機、網絡安全、會計電算化等信息技術的學習與培訓，加大檔案管理者對前臺財務核算人員的后期監督與約束作用。

【參考文獻】

[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法（財會字〔1998〕32號），1998（8）.

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一、高校檔案

高校檔案是高等院校活動的直接記錄，是學校科學研究、教學評價、教師晉升、教代會、學代會、畢業生報考第二學歷、補辦畢業證書等教學活動直接的信息資料來源，隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設工作中的重要內容。

高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產業檔案、房地產檔案等等。高校日常工作有其固有的自然規律，所以形成的檔案系統而又完整。學校的教育工作是圍繞著培養人才而展開的，從新生入學到畢業，都要經過基礎課、專業課、教學實踐課、畢業設計及論文答辯和嚴格的考核，同時還有貫穿始終的思想政治教育，以上內容形成了一套系統而又嚴密的教育培養程序。檔案是由人們在社會實踐活動中所形成的文件轉化來的，用以傳遞信息，指導人們的社會實踐活動。作為一種知識，它可以滿足人們的精神需要，也可以指導人們的社會實踐活動，使人們創造出更豐富的物質精神財富。

高校檔案是記錄和傳承學校辦學歷史的主要載體，是反映一所大學的文化內涵、辦學特色不可缺少的部分，反映了全校師生各個不同層面的活動，是時間與空間的匯合，更是學校創造與發展的凝聚。在我國高等教育實現跨越式發展的新形勢下，高校檔案工作是不可缺少的一部分，要抓住機遇，以創新求發展，充分開發利用檔案資源，對傳承和培育豐富的大學文化，推動校園文化建設發揮了重要作用。如果沒有檔案，我們的工作就不可能在傳承中發展，在前進中創新。

高校檔案中的財會類檔案是指財務管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、會計憑證、會計賬薄、會計報表、工資清冊等材料。

二、高校財會檔案的管理辦法

財會類檔案按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）自2008年9月1日起實施[1]。《辦法》分為總則、機構設置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布、條件保障、獎勵與處罰、附則七章，共四十三條。在《會計檔案管理辦法》中規定，各單位形成的會計檔案，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當有會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。移交時需直接主管人、主管領導以及上級分管領導確認無誤后簽字。《高等學校財會檔案管理工作規范》中規定，高校財會檔案必須實行集中統一的管理，以確保其完整、準確、系統和安全，便于開發利用。[2]根據上述規定，高校的財會檔案實行集中統一的管理。《高等學校財會檔案管理工作規范》與《會計檔案管理辦法》[3]中規定的保管期限對照表：

表1-5中，《會計檔案管理辦法》和《高等學校財會檔案管理工作規范》中有關高校財會檔案名稱已全部列出，而表中只有“決算報表”、“上級有關部門財務會計工作的文件材料”、“涉及外事會計賬薄”、“涉及外事會計憑證”和“財會檔案移交保管清冊”的保管期限為永久是相同的。

三、高校財會檔案管理的改進措施

1.財會檔案管理人員應具備復合型知識結構

加強人們對財會檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發揮檔案的價值，只有當人們認識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強人們對檔案的管理力度。其實這是一件相輔相成的事，意識決定于對價值的認識，反過來價值又增強了人們的意識。[4]由于人們對檔案價值認識不夠的情況下，管理者應加強對財會檔案管理人才的建設，配備一支具備復合型知識結構的檔案管理隊伍，以開發檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導，積極開發，主動服務，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而加強其對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。

2.配備專人管理，實現財會檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環節。依據法規，考慮實際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強會計檔案管理，提高管理質量，發揮檔案價值，實現會計檔案管理的有效性的根本保證。

3.加強財會部門與檔案管理部門的溝通

財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調整確定具有不可估量的作用。[5]只有溝通，財會部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監督工作。

4.財會檔案管理工作應根據財會制度體制的調整及時調整

加強檔案管理，財會制度體制的調整不能忘了財會檔案管理制度的調整，會財檔案管理工作應始終作為財會人員職能的一部分。加強財會人員業務的學習不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的財會人員，才能有了實行檔案管理的基礎。同時學校檔案管理部門應主動介入，加強同財會部門的合作，進行業務指導與監督。

參考文獻：

[1]會計檔案管理辦法（財會字〔1998〕32號）[z].

[2]高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范 [z].

篇4

一、高校電算化會計檔案的特點

（1）電算化會計檔案拓展了會計檔案的內容和形式

電算化會計檔案比傳統會計檔案的內涵更廣泛，不僅包括打印輸出的紙質會計憑證、會計賬簿和會計報表，還包括了電算化系統中的所有系統軟件、會計核算軟件及其他相關財務軟件程序等全套數據與文檔資料。

（2）電算化會計檔案更方便查找，提高了數據處理和加工的工作效率

會計電算化條件下，會計數據的集成化、綜合化程度較高，各類各項數據之間的關聯度也大幅提高，使得數據的查詢方便快捷，同時對數據的收集、統計、整理和測算也可直接利用計算機來完成，大幅縮短了工作時間，提高了工作時效。

（3）電算化會計檔案對存儲技術與條件要求很高

磁性介質或光盤的廣泛應用和存在，對電算化會計檔案的存儲技術提出了更高要求，其數據資料保存受存儲時間、存儲數據結構、存儲介質質量、存儲環境及存儲時間等因素的影響很大，若保存不當很容易遭到破壞。

（4）電算化會計檔案保管的安全性與完整性要求更高

會計電算化條件下，大量會計數據都保存在相關計算機及其網絡系統中，信息數據處理合成高度集中，加之數據的非法修改可不留痕跡，一旦遭到病毒侵襲或黑客等人為破壞，很容易造成系統癱瘓或數據外泄、毀損，對會計信息的安全性與完整性帶來極大挑戰。

（5）電算化會計檔案對其管理人員素質與技能有更高要求

現代信息化財務集中核算形式下，高校會計電算化不斷深入發展，生成的電算化會計檔案的內容與形式不斷拓展，結構組成也愈發復雜和綜合，相關管理人員只有在掌握豐富會計知識及熟悉了解財務系統管理的基礎上，同時具備較強的計算機操作與管理技術以及扎實的檔案管理技能等綜合業務素質，才能適應電算化會計檔案管理工作的要求。

二、高校電算化會計檔案管理存在的問題

（一）對電算化會計檔案管理的認識不到位，沒有明確的管理和規劃目標

傳統會計檔案構成單一且格式相對統一，管理工作比較容易，相關財務主管人員已形成了固有的觀念，因此，對電算化會計檔案管理重視不夠，缺乏對電算化會計檔案的了解，沒有明確的管理和規劃目標，其工作帶有一定的盲目性，導致電算化會計檔案管理不到位，增加了相關工作的風險。

（二）原會計檔案管理制度陳舊，與電算化會計檔案管理的要求脫節

電算化會計檔案較之傳統會計檔案發生了很大的變化，對其管理的內容和要求也隨之發生了明顯的變化，原基于傳統會計檔案管理的制度在管理內容、管理方式及目標等方面已無法適應電算化會計的需要，以致相關工作無所適從，內容不明、職責不清，給電算化會計檔案的管理工作開展帶來極大的困難。

（三）電算化會計檔案內容不完整，保管方式不統一

（1）沒有明確規定電算化會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間

沒有明確哪些文件資料屬于紙質檔案或電子檔案的歸檔范圍，歸檔時間也未明確，以致有些應打印輸出或光盤備份的數據資料沒有按照統一時間及時收集、立卷，造成會計檔案的遺漏或丟失。

（2）沒有明確規定電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理的統一分類標準與方法

電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理沒有統一的依據和標準，各時期的生成、收集、整理、保管方法與方式不一致，以致其會計信息所涵蓋的內容與表達方式不同，不便于查找、整理、存儲及保管，同時也增加了不同時期之間會計數據比對的難度。

（3）沒有及時保存不同版本的會計軟件及相關電子數據與資料

實行會計電算化的時間越長，其財務軟件與會計檔案的版本就越多，在對會計軟件升級后，沒有及時存儲升級前后不同版本的會計軟件與其中的會計數據資料，并歸檔保存，致使在新升級的會計軟件中無法調閱不同版本的會計數據檔案，造成會計數據檔案的不連續性，嚴重影響了電算化會計檔案的正常使用。

（4）紙質檔案及相應電子檔案的生成及收集保管方式不同步、不統一

會計電算化模式下，紙質會計檔案應與電子會計檔案并存，但相關人員不清楚哪些會計檔案必須要紙質保存、哪些會計檔案必須光盤備份，造成紙質會計檔案與電子會計檔案的生成、收集、保管方式在相同或不同會計年度的連續時間段內前后不同步、不一致，大幅降低了會計檔案數據的橫向及縱向可比性。

（四）電算化會計檔案管理內控制度不健全

（1）電算化會計崗位內控制度不健全

會計電子數據平常是實時存儲于計算機及網絡系統中，很容易被病毒攻擊或人為修改，且不易留下痕跡，電算化會計崗位內控制度又不健全，使得會計電子數據生成環節上相關人員的職責權限過大或重疊或空缺，相互之間無法有效牽制，加大了會計檔案數據不完整、不準確甚至泄漏、遺失的風險。

（2）電算化會計檔案管理的流程以及其相關部門與人員的職責權限不明確

沒有明確規定電算化會計檔案管理的流程或環節，相關部門與人員不清楚應辦理哪些手續、經過哪些環節來完成電算化會計檔案的傳遞、收集、立卷、歸檔與保管等工作，以及自身在此過程中的職責和權限，推諉扯皮事件時有發生，導致電算化會計檔案管理工作無法順利開展。

（3）電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度不規范

高校財務部門未按規定設置專門的財會檔案管理機構，由財務人員兼任檔案管理工作，為了自身查閱方便自行就地保存，所有財務人員均可自行查詢拿取，不相容崗位沒有完全分離，對應的崗位職責也沒明確；多年來未及時將會計檔案移交給檔案管理部門保管，而且只歸檔，未按定期清理，以致會計檔案毀損不能及時發現并修復，同時沒有明確各類檔案的保管期限，年代久遠已無保存價值的會計檔案也未定期鑒定后及時銷毀，占用了大量的存放空間，極易發生霉變或丟失，增加了相關管理的工作量及成本。

（4）電算化會計檔案管理查詢、借閱制度不完善

沒有建立嚴格的查詢、借閱審批制度，沒有履行必要的查詢、借閱登記與歸還查驗等手續，不便于實時監控會計檔案去向及明確相關人員責任，無法保證會計檔案的安全完整。

（五）電算化會計檔案管理技術存在安全隱患

一方面，電算化會計軟件系統升級換代加快，版本隨之不斷增多，不同版本的數據結構及其輸入輸出格式也不統一，以致電子檔案存儲結構與紙質檔案形式各不相同，只能將其分開備份與打印輸出，進一步加劇了會計檔案管理的復雜程度與工作量。另一方面，會計檔案管理人員自身的能力及素質不高，對檔案管理與計算機及信息處理的知識掌握不夠，在相關管理細節及網絡安全防范上工作不到位，這就造成電子數據很容易受到病毒攻擊或外部環境的不良影響，提高了工作錯弊或失誤及會計檔案數據丟失的可能性。

三、高校電算化會計檔案管理改進的對策

（一）提高財務人員的電算化會計檔案管理意識，明確管理和規劃目標

加強對電算化會計檔案特性及相關管理法規制度的了解，充分認識電算化會計檔案管理的復雜性、綜合性與重要性，增強管理意識，不斷提高相關管理人員的財務系統、電子檔案及計算機信息等方面的知識水平與業務處理能力等綜合素質，還需要根據時展的需要，對這一塊人員要加大培訓，以便他們所擁有的綜合能力能夠更好的適應環境變化所帶來的新要求；另外一方面應該制定相應的長期發展規劃，明確其管理的目標和任務，確保電算化會計檔案管理的有序、依法進行。

（二）建立電算化會計檔案管理的各項制度

（1）建立電算化會計檔案的收集、立卷制度

明確規定統一納入紙質檔案與電子檔案管理的會計數據及文字資料的歸檔范圍，并根據不同檔案的性質統一勘定其歸檔時間，全面、及時地收集相應的紙質檔案與電子檔案，予以統一整理、標示并立卷。

（2）建立電算化會計檔案的歸檔、保管制度

①明確規定電算化會計檔案的生成、、制式、收集、整理的統一分類標準與方法，以使各時期的會計檔案在生成至歸檔保管的方法與方式上保持統一，保證其會計信息體現的內容與方式前后一致，便于分類收集、整理、保管及實時查找與匯總處理。

②明確規定電算化會計檔案的紙質保存與光盤備份的關聯方式與關聯程度，協調統一兩大類會計檔案的同步管理，以保障電算化會計檔案相關對應的一致性及其內容的完整性。

③明確規定會計核算系統升級前后不同版本下會計軟件及其會計數據資料的存儲及保管的方式，并擬定最新升級系統調閱關聯歷史數據庫的規則與方法，以保持不同年限會計數據信息的連續性與相關性。

（3）建立電算化會計檔案的定期備份、復核制度

建立統一的電算化會計數據AB備份與復核機制，明確備份的時間間隔、備份方式與數量、備份責任人、標示制式及保管方法等相關要素，并設立備查賬簿予以登記，同時規定定期復核檢查的內容、時限及修復方式等，確保電子檔案的安全與完整。

（三）健全電算化會計檔案管理內控制度

（1）健全電算化會計崗位內部控制制度

強化電算化會計崗位權限的管理，重新設定調整會計電子數據生成環節上個相關人員的崗位職責與權限范圍，按會計數據的重要性與機密程度建立分級調閱規則，建立多用戶、分權限管理的層級約束機制，減少會計電子數據發生錯漏與外泄的幾率，確保數據的完整和安全。

（2）規范電算化會計檔案管理流程，明確相關部門與人員的職責權限

確立并規范電算化會計檔案管理的流程與環節，明確其各環節上應辦理的各項手續及對應的相關部門與人員職責和權限，以便對電算化會計檔案管理的全過程進行有效監管，以免遺漏關鍵控制點，增加電算化會計檔案錯漏或遺失的風險。

（3）健全電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度

按照不相容崗位分離的原則，設置專門的財會檔案管理機構或指定專人來保管電算化會計檔案，并建立定期清理、銷毀制度，及時全面了解會計檔案的保存狀態，對已發現毀損的會計檔案要及時恰當修復，對已超出保管期限的會計檔案應請專業人員依法履行鑒定程序，對于符合銷毀規定的會計檔案編制銷毀清冊并依法定程序及方式進行銷毀，對于保管期限已滿但涉及未清債權債務和其他未了事項的原始憑證則不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在所屬相關銷毀清冊備注欄內及相關保管清冊欄內予以標示注明。

（4）健全電算化會計檔案的查詢、借閱制度

建立健全電算化會計檔案的查詢、借閱審批制度，明確規定學校內部各級部門與人員查詢、借閱會計檔案的必須填寫會計檔案的查詢、借閱申請表并由財務部門負責人審核批準簽字加蓋財務部門公章后方可辦理相關查詢、借閱登記手續；明確規定外單位查詢、借閱會計檔案的必須開具單位介紹信及證明并出示相關證件，與填寫的會計檔案查詢、借閱申請表一并交由學校主管領導及財務部門負責人審核批準簽字加蓋學校公章后方可辦理相關查詢、借閱登記手續；同時會計檔案管理人員應做好上述查詢、接閱資料的實時跟進及借還查驗等后續工作。對不符合規定的查詢、借閱事項，會計檔案管理人員有權拒絕辦理。

（四）提升電算化會計檔案管理技術，加大軟硬件投入力度，整合優化信息系統

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二、完善會計電算化財務檔案管理的途徑

隨著科學技術的飛速發展，電子計算機時代已經到來，面對新技術的發展，對會計核算以及財務管理也提出了新的要求，因此，必須加強會計電算化的管理，真正實現會計工作的電算化，更好的提高財務檔案管理的水平。

（一）完善會計硬軟件設施建設

要加強電算化財務管理，首先要選擇具有檔案管理功能的軟件，并且加強計算機系統的安全防護措施，要對系統進行定期的維護，更好的保證網絡的安全。還要對計算機進行定期的殺毒，防止財務檔案信息的惡意修改。其次，還要配備一些高清晰度的噴墨打印機或者具有打印能力的激光，作為輸出紙質財務檔案信息的工具，并選擇溫度適宜且環境干凈的地方來存放檔案，更好的完善基礎設施建設。

（二）完善會計人員的配置體系

實現會計電算化，必須要完善會計核算體系，該體系要與電算化網絡財務系統相適應，建立起一套有效的網絡財務管理制度，加強財務系統的管理，更好的提高會計信息的質量。首先，要根據會計信息質量以及財務系統的核算要求，可以劃分具體的崗位，并且明確各個崗位的具體任務，制定崗位具體的職責要求。其次，要做好會計人員的培訓工作，提高會計人員的電算化水平，使工作人員了解軟件的功能，提高計算機的電算化水平，更好的培養復合型人才，使本單位的員工能夠更好的進行財務檔案管理。

（三）完善電算化財務檔案管理的各項制度

對于電算化檔案管理系統應該完善各項制度，比如硬盤數據的保留以及軟盤的備份以及保管，還有檔案的管理與保存方面。首先，要建立電算化快檔案的立卷歸檔制度。要及時的對一些賬簿報表、現金日記賬以及總分類賬進行及時的打印，并進行立卷。并按照審計或者稅務部門的要求，打印輸出報表或者賬簿。其次，電算化財務檔案保管制度。對于電算化財務檔案的管理要選擇優質的磁盤介質進行備份，要注意儲存盤與備用盤的分開存放。在保管的過程中，還要做好防光、防壓、防塵的工作，并對電子檔案進行有效的分類和編號，注明財務檔案的內容以及建立時間，也可以進行制作一些檔案管理的卡片。再次，嚴格的借用制度。由于財務信息檔案蘊含的信息比較多，因此，必須建立嚴格的查用制度，根據檔案管理的有關規定，按照手續進行借閱。本單位的成員進行借閱要通過財務部門負責人的簽字，外單位的人員進行借閱時，要具有單位的介紹信以及財務部門的批準才可以，更好的保證財務信息的安全。最后，定期建立備份制度。電算化會計檔案要進行定期的備份，將數據備份到磁性介質中，并且要提供一些備份的細節信息，比如備份的時間以及備份的數量等，管理人員還要定期對財務檔案進行檢查，防止會計信息的損壞。

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電子環境下，計算機是財務檔案的重要工具，必須利用專業的軟件和系統來保證管理的質量。電算化環境下財務檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：

1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網絡化，應提高其傳輸與操作安全性，一方面應提高口令的安全性，不僅僅要設置開機密碼也應對某些訪問權限進行口令和安全密碼的設置，以保證電子財務檔案被訪問時的安全。同時應建立多級權限制度，即在檔案讀、寫權上設置多級權限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權限，不能越權對檔案進行訪問與改寫等。還應建立電子表格對歸檔檔案進行統計，進行系統化管理，方便外部對數據庫訪問并查詢相關信息。其次，對電算化系統的安全性進行強化。網絡的安全是保證數據傳輸的重要基礎，電算化中財務檔案已經與網絡相結合，所以必須提高其數據的安全性。另外，還需借助計算機安全技術，如防火墻，隔離電子計算機系統與外部訪問區，使電子檔案系統相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數據進行加密或者限制訪問權限，對網絡安全進行強化，以防止意外數據故障、惡意破壞對數據的影響，導致數據丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環境中為了保證計算機系統的安全與數據安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。

2.內部管理的問題。第一，應強化歸檔制度。管理人員應充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應健全制度，明確各種檔案與數據的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數據與文件歸檔都按照規范與標準執行，從而保證檔案管理的規范性。同時相關部門也應配合檔案管理的制度，設置管理規范，并嚴格對制度與規范的執行情況進行檢查， 一旦出現問題應進行必要的責任追究。還要對管理規范在執行過程中出現的問題進行分析，動態化地對制度進行調適。第二，強化對數據備份的管理。在電算化環境下，數據往往是實時化出現的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現故障則會導致數據丟失，所以在財務檔案管理中應進行實時化的備份處理，在賬務管理與報表系統中都應明確實時化備份的要求，即根據財務數據的不同性質進行備份，而整體數據的備份不應少于每年12次。經過備份的數據應存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環境的影響而出現物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務電子檔案在保存中應選擇質量較高且穩定的存儲介質，因為介質的質量會直接影響數據保存的質量，也會影響數據的調用與再處理，所以只有質量穩定的介質才能保證檔案質量。管理人員也應對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質檔案進行妥善保存。在電算化環境下，所有的數據也是從紙質文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結。如果因為打印或者條件限制，所形成的現金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應培養和設置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務知識也需要其具備一定的計算機知識，應注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規范向會計電算化系統的各個崗位人員催收相關的電子數據與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統檔案等，實現對電子數據的系統化管理，方便查詢與處理；保證財務檔案的安全性。不能擅自對數據進行導出與寫入。系統管理制定明確的權限。限制管理人員的權限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權限而導致內部出現舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權限范圍內。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要提高專業素養，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫院）

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目前我國經濟全面高速發展，會計制度與國際會計制度逐步接軌，加強會計檔案資料的管理日益重要；管理好會計檔案，對于維護正常的社會經濟、政治秩序至關重要；加強會計檔案管理并保證會計信息的全面有效利用，是財務管理工作不可缺失的重要環節。

一、會計檔案在單位正常的工作、生產和科研等方面，具有不可低估的利用價值。主要是：

（一）會計檔案可以為制定經濟計劃、進行可行性研究、科學的經濟決策提供各種有用的信息，為研究指導國家經濟建設提供可靠數據和可比性資料。

（二）會計檔案對保護國家財產，監督國家財務制度和財經紀律的執行情況，打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風，有著重要的作用。

（三）會計檔案是管理經濟活動的歷史真實記錄，是研究社會經濟文化、經濟發展規律的可靠史料。

（四）會計檔案是機關事業工作、企業管理的必要手段和工具，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。

二、管理會計檔案如此重要，但目前會計檔案管理的現狀令人堪憂，不少單位會計檔案管理工作沒有受到重視，缺乏明確認識，會計檔案管理制度不健全。其主要表現在：

（一）沒有統一管理會計檔案的標準，現存會計檔案的標準，現存已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類的檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號。

（二）對裝訂沒有統一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計算機軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。

（三）對電算化中生成的會計信息記錄沒有統一的管理，電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，由于軟件的變更、升級，使原有的數據在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統生成的會計信息在新系統中不能正常運行，造成大量數據資源的浪費。

（四）會計檔案交接手續不完備，多數應歸檔的會計資料散落于不同經辦人手中，造成資料不全。

（五）缺少專門管理人員，不少單位沒有設置專職會計檔案管理崗位。由于技術上的原因，往往沒有將財務報表、上級有關文件、合同、財務制度及主要財務活動等資料歸檔。

三、鑒于上述，應采取以下措施進一步加強會計檔案的管理：

（一）配備合格的會計檔案管理人員，不拘一格，擇優選聘，把好人員入口關

要選擇那些忠于原檔，忠實守信，保守機密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴禁求實，不畏權勢的管理人員，將那些有責任心、有耐心、有經驗、有專長、業務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。同時加強對會計檔案管理人員的專業技能培訓，定期對會計檔案管理人員的專業技能培訓，定期對會計檔案管理工作進行監督、檢查，對不符合規定要求的會計檔案管理方式和案卷質量，及時給予糾正。另外，制定必要的獎懲措施，獎勤罰懶，將物質獎勵、精神獎勵結合起來并與相應處罰同步進行。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業務水平、綜合素質不斷提高，促使其安于并樂于從事會計檔案管理工作。

（二）進一步完善會計檔案管理工作制度

抓住基本環節：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點，不僅要保證會計檔案齊全完整、信息準確，還要保證質量。在整理過程中，要區分各類檔案歸檔的范圍、時間、要求和手續，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅實、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會計電算化系統開發和使用全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。②嚴格建立檔案保管制度。首先，嚴格執行安全和保密制度，保證會計檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉爛、不被蟲蛀等。要安排專人負責保管會計檔案，有關單位、人員要定期不定期地檢查會計檔案的保存情況，嚴格按規定程序和技術方法處理檔案保管中的問題。③建立嚴格的借用手續制度，查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要出具介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介制，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介制，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案定期檢查、復制、防止信息丟失。

（三）配置必要的硬件設施，逐步實現現代化管理

存放會計檔案的場所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。現代會計核算已普遍使用計算機軟件處理賬務、賬款及固定資產，在會計電算化的基礎上完善財務管理，又將計算機技術擴展到采購、生產、銷售環節，計算機對形成的信息進行收集、加工及處理，實現了無紙化辦公。可以預見，會計檔案存檔也必將實現電子信息化管理。檔案現代化管理、檔案信息數字化、檔案管理網絡化，將是檔案現代化管理的發展趨勢。

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會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數據，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數據，保障財會數據的合理利用等。醫院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術的普遍應用，醫院的會計核算工作從傳統的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉變，因此實現會計檔案的信息化管理是實現醫院信息化管理的必然趨勢。

（二）醫院電算化會計檔案管理的特點

1.現代化信息技術為載體。醫院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內的電子數據，也包括打印出來的紙質財會檔案，如，藥品盤點表、醫院收費管理系統病人預交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現代化信息技術下的電子財會檔案和傳統意義上的財會紙質檔案。2.軟硬件設施為基礎。和傳統會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術操作水平為前提。電算化會計背景下對相關財會人員的現代信息技術操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關人員不僅要熟悉財會核算的專業知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。

二、醫院會計電算化檔案管理的有效建議

（一）提高思想重視程度，創新醫院電算化會計檔案管理理念

新醫院的電算化會計檔案管理工作和醫院領導的重視程度息息相關，醫院領導層應當加強全醫院上下對會計檔案管理的重視程度，依據國家相關法律法規嚴格執行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應當創新會計檔案管理理念，學習相關的會計和檔案管理法律法規以及專業知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫院管理層要加強對檔案和會計相關法規政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數據的保存，更要重視對電子數據和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務部門和檔案部門要結合起來對相關工作人員進行專業知識培訓，一方面強化管理檔案意識，另一方培養信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。

（二）完善財會電子化的軟硬件設施

加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設施建設。首先，醫院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質量的噴墨或激光打印機，選用符合醫院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫院專業的內部局域網絡管理員強化醫院的軟件系統維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯網和網絡安全問題，減少計算機病毒入侵和網絡泄密。

（三）健全檔案管理制度

首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續，醫院內部員工如需用到檔案則需要財務部門管理人員的審批，醫院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領導審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權限調用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數據可以在醫院范圍內共享；涉及到醫院機密的數據，則供小范圍內專業人員使用。另外不管是財務部門的專業人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發現要根據檔案管理制度采取相應的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務部門聯合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫院的會計檔案管理工作是醫院財務管理中的重要環節，對提高醫院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫院財會檔案管理工作人員應當具備與時俱進的意識，通過技能培訓和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質量。

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（二）責任分配存在問題。在醫院中，財務會計的種類比較多，內容也比較豐富，量比較大。比如，會計憑證以及會計賬簿等。為了對財務檔案進行有效管理，確保其質量，都對分工進行了細化，對項目進行分類管理。這樣雖然在一定程度上使得工作具有便利性，可是卻沒有對責任分配加以明確。在管理工作中，工作人員推卸責任，檔案部門以及財務部門沒有對工作進行系統劃分，導致檔案管理工作比較困難，對檔案管理效率造成了嚴重影響。

（三）相關管理人員素質比較差。從當前情況看，在醫院很多財會檔案相關管理人員未接受過專業教育，導致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。

二、加強財務會計檔案管理的相應措施

（一）提高檔案管理意識。為了保證醫院財會檔案相關管理水平，一定要提升管理意識。首先，領導層要對財會檔案對于醫院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當作財務管理工作中的一個重要內容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務并不只是對檔案進行管理，還要對醫院中的財務工作進行監督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關管理工作，對財會檔案進行嚴格審核以及鑒定，充分發揮其作用。

（二）對相關管理制度進行完善。當前，社會處于不斷發展之中，從財會檔案相關管理工作的具體情況看，要對相關管理制度進行完善，確保其具有系統性和完整性，與醫院具體情況相符，不斷對其進行強化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關制度以及法律法規進行操作，承擔自己的責任，在工作中端正態度。另外，還要確保將管理責任落實到每個人以及每個崗位，對分工進行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質量以及工作效率。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048

[中圖分類號]F233 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-01

財務檔案管理工作是企事業單位的一項重要工作，做好財務檔案管理有利于保持企事業單位的穩定發展，并為各項關鍵工作提供重要的信息與材料基礎。然而當前在一些企事業單位財務檔案管理工作中存在信息失真的問題，具有較大的危害性。基于此，本文將針對財務檔案管理中信息失真的預防與控制措施展開探討。

1 造成財務檔案管理信息失真問題的原因分析

1.1 管理層認識不足

在部分企事業單位中，由于管理層對財務基礎工作及財務檔案管理工作重視不足、認識片面，將財務工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財務工作和財務信息的重要作用和價值，在財務基礎工作管理與會計人員專業能力培訓方面投入不到位，更不能及時對財會知識與技術進行更新，導致財務工作整體質量得不到提高，財務信息質量得不到保障，造成財務檔案管理信息出現失真問題。

1.2 會計工作人員隊伍建設不完善

許多企事業單位在會計工作隊伍的建設方面缺乏重視，對于隊伍中工作人員的從業資質及專業素質未進行嚴格審核，這導致會計工作人員素質存在一定差異，部分工作人員在專業知識與工作能力方面存在較嚴重的不足，無法滿足各項財務工作的實際需求。同時，財務管理中一些工作人員由于自我提升意識淡薄，不能主動學習現代化的財務管理知識與相關法律法規，甚至存在財務信息造價和違規操作等問題，致使財務信息失真問題發生。

1.3 財務信息蓄意造假問題

部分企業為了逃避國家的相關稅收，竊取國家資產，往往制造企業內部虛假的經營業績，偽造真實賬簿，由此導致企業財務檔案管理信息失真問題。在利益的驅動下，一些企業內部嚴重違反國家相關的會計法律，改建的賬目內容不建全，賬目內容不按相應規定如實記載，單位內部管理混亂，財務收支失控；私設“小金庫”，賬外設賬，單位負責人、等等。

1.4 財會工作缺乏有效監管

我國對會計工作有著十分明確的法律規定與要求，但在一些單位內部，對財會工作卻未進行有效監管，或是缺乏獨立的監管部門，或是監管部門虛設，監管制度落實不到位，對財會工作人員的管理缺乏效力，這也導致財會工作人員缺乏有效約束，工作不規范，不能嚴格按照相關的規定和標準工作。而由于監管力度不足，對財務信息缺乏嚴格的審核，這無法充分保障信息的真實性與可靠性，導致財務信息失真問題得不到解決。

2 財務檔案管理中信息失真的有效預防和控制措施

2.1 強化職業道德教育，構建健康的外部環境

財務檔案管理工作中工作人員的職業道德水平至關重要，因此，要加強財會工作從業人員的職業道德教育，可選取典型正反面案例，并結合我國當前的法律法規，多角度加強財會工作人員的職業道德素養，提升其職業操守與道德水平；同時，還應建立相關人員的信用檔案，采取信用評定機制，結合相應的獎懲機制，誠信有獎、失信必罰，強化法律與道德對財會從業人員的雙重約束作用，從而實現對財務檔案管理信息失真問題的有效控制。

2.2 完善現代財務管理制度，強化內部控制作用

首先，要建立科學的財務管理模式，避免獨斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現假會計信息的可能性。其次，要根據現代財務制度建立內部控制措施。嚴格貫徹執行《會計基礎工作規范》，使會計業務處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協作、相互監督、相互制約的運行機制，其作用在于有效保護單位資產的安全性和完整性，保證會計信息的真實性和合法性，使財務檔案經得起歷史的考驗。

2.3 完善相關立法與法律，發揮法制監督作用

法治型社會的建設是我國新時期的重要發展目標，因此，法制監督也應在財務檔案管理中發揮重要的監管作用，這就需要國家層面上加強相關立法工作，并對現有相關法律法規進行完善，避免因部分單位或個人鉆法律空子，導致財務信息蓄意造假和失真問題。對于財務信息造假等違法行為，應加大處罰力度，一經發現堅決對相關責任人及責任單位予以嚴肅處理，通過提高財會工作違法成本，遏制財務信息失真問題的發生。此外，要確保法制監督與管理作用的良好發揮，還必須要進一步加強嚴格執法，提高相應法律法規制度條例的執行力度，確保各項執法工作落到實處，以警示財務工作從業人員和財務檔案相關的管理者和使用者，截斷信息失真發生的源頭。

2.4 加強現代技術的應用，科學防控信息失真問題

現代財務信息管理工作大都實現了電子化、智能化，計算機數據處理技術得到了較好的應用，在此基礎上可以通過對計算機財務管理系統的強化與完善，來提高財務工作及財務檔案管理工作的水平。如加強財務管理軟件的安全防護功能，強化權限管理，避免人為篡改財務信息所造成的信息失真問題，還可進一步加強對云處理技術的應用，建立財務信息云數據庫，在財會信息生成時自動在云端進行信息記錄與存儲，通過云端原始信息與內部財務信息的比對能夠及時發現信息數據失真的問題，并采取核對與處理措施，保證財務檔案的信息真實性。

3 結 語