檔案管理中的合同管理模板(10篇)

導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理中的合同管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識，導(dǎo)致部門和個人都沒有明確的崗位責(zé)任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認(rèn)識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經(jīng)常會出現(xiàn)由于不及時歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達(dá)成共識，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復(fù)雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習(xí)慣來對合同檔案進(jìn)行歸納和分類，沒有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)意見

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計、設(shè)備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計、采購、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項目的各承辦或職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負(fù)責(zé)整理和收集，并對其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎懲制度，對于出現(xiàn)問題的部門及個人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對于業(yè)績優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎，以此來調(diào)動員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強(qiáng)合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強(qiáng)合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強(qiáng)員工主觀能動性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

篇2

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時，由于實際工作中檔案管理機(jī)制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實際的應(yīng)用范圍正在擴(kuò)大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進(jìn)行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對檔案進(jìn)行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證及保密機(jī)制等技術(shù)措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強(qiáng)電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡單。通過相關(guān)部門出具的證明，可對既有的檔案材料進(jìn)行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴(yán)格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時進(jìn)行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進(jìn)行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進(jìn)行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進(jìn)行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對紙制品材料進(jìn)行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴(yán)格控制存儲環(huán)境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號，并給出相應(yīng)的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

篇3

中小企業(yè)ERP管理系統(tǒng)貫穿企業(yè)生產(chǎn)管理的全過程，其中客戶關(guān)系管理是其重要的組成部分，其中存在著大量的客戶檔案信息，是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源。

客戶檔案信息指的是存在于企業(yè)客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中以數(shù)據(jù)資料的形式存在的信息。它是企業(yè)在與客戶的業(yè)務(wù)中形成的專門數(shù)據(jù)，企業(yè)在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，整合客戶的資料和數(shù)據(jù)最后形成了客戶檔案信息。企業(yè)客戶檔案信息不僅記錄了客戶的基本信息，也記錄了一些對客戶信息進(jìn)行綜合分析的數(shù)據(jù)結(jié)果，是企業(yè)相當(dāng)重要的信息資源。

1 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息管理的重要意義

為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，提升企業(yè)信息化建設(shè)水平和依靠信息化加強(qiáng)企業(yè)的決策及管理能力，一般企業(yè)都部署實施ERP管理系統(tǒng)，雖然目前各ERP管理系統(tǒng)形態(tài)萬千，但其基本功能都趨于一致，基本上都覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應(yīng)等管理工作，貫穿企業(yè)的進(jìn)銷存全過程，通過優(yōu)化企業(yè)資源達(dá)到資源效益最大化。

客戶檔案信息不僅是企業(yè)重要的經(jīng)營資源，其本身也是客戶重要的個人信息，具有一定的社會屬性，它的安全管理同時具有重要的社會責(zé)任。由于企業(yè)員工個人素質(zhì)、企業(yè)歸屬感的不同，其對于信息的保密意識也存在很大的差異。同時由于系統(tǒng)設(shè)計、應(yīng)用以及管理等各方面的因素，系統(tǒng)中客戶檔案資料面臨著來自各方面的威脅，安全隱患不容忽視。

2 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的內(nèi)容及管理流程

2.1 ERP管理系統(tǒng)中客戶檔案信息的內(nèi)容

目前ERP管理系統(tǒng)中，客戶檔案信息一般主要由客戶的基本信息、經(jīng)營水平、日常服務(wù)信息等模塊組成，含有多個字段。這些信息模塊和字段的原始信息維護(hù)，由不同崗位人員完成，對應(yīng)的崗位人員對檔案信息有錄入、修改和查詢等權(quán)限。

2.2 ERP管理系統(tǒng)中客戶檔案信息的管理流程

2.2.1 客戶檔案信息的獲取

客戶檔案信息一般采用業(yè)務(wù)過程中的采集，或者由客戶提供的一些相關(guān)材料等方式獲取，然后統(tǒng)一錄入到ERP管理系統(tǒng)的CRM系統(tǒng)中。

客戶檔案從采集到錄入，嚴(yán)格按照流程進(jìn)行管理，層層審核，步步完善。在流程管理過程中不斷完善客戶在CRM管理系統(tǒng)中的檔案信息。

2.2.2 客戶檔案信息變更

客戶檔案信息的變更，一般都通過現(xiàn)場實地考察來確定。在客戶信息變更過程中，企業(yè)的客戶關(guān)系管理人員有著很大的變更權(quán)限，經(jīng)過嚴(yán)格把關(guān)審核后，最終實現(xiàn)客戶檔案的信息變更。

3 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的安全隱患

ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要有丟失和泄露等方面的安全隱患。ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，是指存在于系統(tǒng)內(nèi)的客戶檔案信息存儲載體處于良好的保管狀態(tài)，在一定范圍內(nèi)被知曉，并可隨時還原、處理、復(fù)制出載體中所包含的客戶檔案的信息內(nèi)容用于企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)，但不能被隨意泄露，導(dǎo)致客戶檔案信息的公開，從而為不法人員利用，形成對客戶的危害。客戶檔案信息的安全問題涉及許多方面，存儲這些數(shù)據(jù)的載體的多樣性加上利用的多樣性，以及人員管理的復(fù)雜性，使得客戶檔案信息要面對許多的問題。總結(jié)起來，影響客戶檔案信息安全的因素包括以下幾點：

3.1 客觀方面存在的隱患

3.1.1 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒層出不窮，變化多端，防不勝防。客戶檔案信息的采集、錄入、整理等，都依賴于計算機(jī)處理，以至計算機(jī)硬盤上存儲了大量的數(shù)據(jù)信息，所以必須防御計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵和破壞。此外，在進(jìn)行客戶檔案信息維護(hù)的時候，無論聯(lián)網(wǎng)還是不聯(lián)網(wǎng)，外接存儲介質(zhì)仍可能將病毒植入而破壞系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)，從而造成巨大的損失。

3.1.2 應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計缺陷

應(yīng)用系統(tǒng)不可能是完美無缺的，一般的應(yīng)用系統(tǒng)都會存在設(shè)計缺陷。目前，客戶檔案信息的錄入、維護(hù)和變更等都依賴于CRM管理系統(tǒng)，系統(tǒng)本身設(shè)計的缺陷將對數(shù)據(jù)本身造成一定的威脅。由于系統(tǒng)的架構(gòu)很難有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和普遍適用性，以及技術(shù)原因和使用領(lǐng)域不同，在技術(shù)設(shè)計上肯定存在不一致現(xiàn)象，用不同的字段抽取，獲取的數(shù)據(jù)也存在差異。這些系統(tǒng)設(shè)計存在的缺陷，給客戶檔案信息的安全埋下一定的隱患。

3.1.3 人員素質(zhì)的參差不齊

由于員工的受教育程度不同，文化層次存在差距，以至于員工的綜合素質(zhì)參差不齊。相關(guān)人員對系統(tǒng)的應(yīng)用水平和領(lǐng)會能力也存在差異，同時由于人員管理的復(fù)雜性，內(nèi)部人員的信息泄露成為客戶檔案信息安全管理重點考慮的內(nèi)容之一。

3.2 主觀應(yīng)用方面存在的隱患

3.2.1 數(shù)據(jù)利用監(jiān)管不夠

（1）客戶檔案信息查詢權(quán)限的限制機(jī)制不健全。企業(yè)相關(guān)人員可以隨意在系統(tǒng)中查詢客戶資料，并能獲取電子版本，隨意復(fù)制，無關(guān)人員接觸這些信息無人監(jiān)管。

（2）客戶檔案信息的查詢、調(diào)用審批程序不完善。目前，多數(shù)企業(yè)對客戶檔案信息的查詢、調(diào)用無審批和監(jiān)管流程，相關(guān)人員如有需要，只要獲取相應(yīng)的角色權(quán)限即可，缺少數(shù)據(jù)查詢、調(diào)用的審批手續(xù)。

3.2.2 流程管理監(jiān)管缺失

（1）在客戶信息新增過程中，無論是信息錄入人員還是信息審核人員，都能看到錄入的原始信息，每個環(huán)節(jié)都有可能造成信息的泄漏。所以加強(qiáng)每個環(huán)節(jié)、每個節(jié)點的監(jiān)管和保密管理對于信息的安全也是至關(guān)重要的。不但要小心外部人員有目的的竊取和盜用，還要防止內(nèi)部人員的有意識或無意識的信息泄漏。

（2）客戶檔案信息的變更過程中，審核流程一般都不完善，缺少監(jiān)管流程。操作人員操作失誤或者有意無意泄露客戶信息，都會給客戶檔案信息的安全帶來很大威脅。

4 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的管理措施

針對ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的管理流程和安全隱患，應(yīng)采取相應(yīng)的管理措施，來加強(qiáng)對客戶檔案信息的安全管理。具體為：

（1）加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理。采取部署殺毒軟件和管理策略等相應(yīng)的技術(shù)和管理措施，確保整體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，避免網(wǎng)絡(luò)病毒的侵?jǐn)_。

（2）嚴(yán)格管理客戶檔案信息的存儲載體。加強(qiáng)對存儲載體的管理尤為重要。要定期檢測存儲設(shè)備，檢測存儲載體上的數(shù)據(jù)有效性，確保這些載體不受到損壞，在出現(xiàn)意外情況時這些載體的信息能夠被完全、真實的還原出來。

（3）做好客戶檔案信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。客戶檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，必須提前設(shè)定各項數(shù)據(jù)采集項，整個管理環(huán)節(jié)要采用適用的軟件。在具體日常數(shù)據(jù)的維護(hù)和采集中，注意客戶檔案信息的保管和整合。對于不斷增加和更新的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)要及時進(jìn)行備份，并保證備份資料的有效性。

（4）加強(qiáng)科技創(chuàng)新，不斷完善系統(tǒng)功能及設(shè)計架構(gòu)。根據(jù)應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和缺陷，及時升級系統(tǒng)版本，整改設(shè)計缺陷，完善系統(tǒng)功能。相關(guān)人員在修改完善客戶檔案信息時，做到修改有痕跡，完善有記錄。其他人員只能查詢?yōu)g覽信息，不能修改不能復(fù)制，并且有網(wǎng)絡(luò)訪問流量的統(tǒng)計記錄。

（5）加強(qiáng)數(shù)據(jù)利用監(jiān)管，提高數(shù)據(jù)利用的規(guī)范性和安全性。 1）建立有效的客戶檔案信息的管理規(guī)章制度，提高數(shù)據(jù)安全管理。客戶檔案信息的管理必須依據(jù)嚴(yán)格的規(guī)章制度，確保檢查、督促、獎懲等措施的落實。客戶檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全意識尤為重要，提高這些人的數(shù)據(jù)安全意識，加強(qiáng)防范措施是最重要的。確保人員具備了安全意識才能從根本上杜絕威脅數(shù)據(jù)安全的隱患。2）嚴(yán)格控制客戶檔案信息的知曉范圍以及查詢權(quán)限。客戶檔案信息的知曉人員及其查詢權(quán)限應(yīng)該有嚴(yán)格的限制，尤其是那些重要的信息必須嚴(yán)格控制知曉范圍。做到無關(guān)人員不得接觸客戶檔案信息，不得查詢，不得復(fù)制。3）嚴(yán)格管理客戶檔案資料的查閱、調(diào)用等環(huán)節(jié)。客戶檔案信息的利用都應(yīng)按照相應(yīng)的規(guī)定做好各種登記、審批工作，對于重要的客戶信息的查閱還應(yīng)注明查閱人身份、查詢用途等。做到重要數(shù)據(jù)信息在辦理審批手續(xù)之后方可進(jìn)行調(diào)用。內(nèi)部工作人員要本著不擴(kuò)大知悉范圍和安全利用的原則。這些利用環(huán)節(jié)的管理要有專人負(fù)責(zé)，做好監(jiān)督、監(jiān)管工作。

（6）強(qiáng)化流程管理監(jiān)管，完善流程管理的審批流程和監(jiān)管措施。1）提高相關(guān)人員的安全意識，做好賬號和口令的保密工作。避免對外泄露自己的賬號、密碼，造成客戶資料外泄，誰泄露誰負(fù)責(zé)。定期進(jìn)行系統(tǒng)賬戶進(jìn)行梳理，對不再涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用的人員賬號予以收回禁用。2）規(guī)范使用人員的操作權(quán)限分配，不同崗位分配不同的角色，對應(yīng)不同的操作權(quán)限。嚴(yán)格規(guī)范權(quán)限分配，做到角色一致、權(quán)責(zé)統(tǒng)一。

篇4

各區(qū)（縣）勞動和社會保障局、各職業(yè)介紹服務(wù)中心：

    為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：

    一、辦理在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關(guān)工作，按照我局《關(guān)于嚴(yán)格按照國家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關(guān)問題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

    二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業(yè)介紹服務(wù)中心或街道（鎮(zhèn)）勞動科按規(guī)定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區(qū)、縣勞動和社會保障局審批。

    三、各單位在審批時，要嚴(yán)格進(jìn)行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準(zhǔn)，后補(bǔ)的材料無效。

篇5

1.1對火電廠工程合同檔案管理工作的認(rèn)知缺陷火電廠普遍存在多項工程同時進(jìn)行、項目跨專業(yè)等特點，這給合同檔案管理帶來相當(dāng)?shù)碾y度。

1.2火電廠工程合同檔案管理工作的缺陷由于電廠內(nèi)部各個項目所在部門只注重合同對正在進(jìn)行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及歸檔。這樣一來，合同檔案材料由于人為等因素會損害了有效文字等情況。

1.3各類火電廠工程合同檔案文件資料的缺陷在合同檔案的管理過程中，我們往往只關(guān)注合同檔案的收集、保存、歸檔、管理等環(huán)節(jié)，而忽略了合同本身的質(zhì)量，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實性。不少合同缺少某些重要的條款，在實施過程造成工程缺陷和漏洞，影響工程質(zhì)量，運行后造成不安全事件發(fā)生。

2.加強(qiáng)火電廠工程合同檔案管理的措施

2.1提高對火電廠工程合同檔案管理工作的重視程度在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評估合同風(fēng)險，然后進(jìn)行火電廠工程合同的策劃，為報價、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對于合同實施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進(jìn)行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施保證體系。第一，建立外包工程管理平臺。各有關(guān)單位的所有合同檔案管理專職人員及時錄入工程立項、資質(zhì)審查、入場管理、施工監(jiān)督和竣工驗收等管理環(huán)節(jié)信息，對各項施工工程進(jìn)行在線管理和監(jiān)督，確保各項合同檔案信息準(zhǔn)確、完整。第二，建立合同網(wǎng)絡(luò)審核體系。確保簽訂的合同符合《合同法》及與其他法律、法規(guī)有關(guān)的內(nèi)容以及所涉及到合同的規(guī)定，明確發(fā)承包雙方各自的權(quán)利義務(wù)，保證工程施工質(zhì)量，不發(fā)生合同糾紛。

2.2各類火電廠工程合同檔案文件資料必須真實完整合同檔案是工程建設(shè)檔案的重要組成部分，是反映工程建設(shè)真實情況的基本資料，是工程項目竣工驗收的重要依據(jù)。第一，建立合同管理平臺。將合同的基本信息，如檔號、合同名稱、合同編號、簽定日期、合同多方責(zé)任者、合同屬性、合同金額、履行情況、合同整理互見號等子目錄項進(jìn)行詳細(xì)著錄，在同一個工程的各類合同后用括號統(tǒng)一著錄工程的名稱或統(tǒng)一的工程編號，確保火電廠工程合同收集完整，歸檔及時。實行發(fā)包單位和承包單位分級管理，除做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作外，要建立起一個與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、穩(wěn)定的合同管理人員網(wǎng)絡(luò)體系，確保人員有效到位，保障工程施工合同歸檔渠道的暢順。第二，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)，使檔案人員應(yīng)充分利用信息時代的資源，通過計算機(jī)對合同檔案特別是建設(shè)工程施工合同、大、小修技改項目施工合同檔案進(jìn)行管理，并實時錄入、更新管理過程的信息，確保合同檔案信息性便捷和準(zhǔn)確。與此同時，合同檔案管理人員還應(yīng)提高防范意識，加強(qiáng)合同檔案管理的保密工作，維護(hù)火電廠自身的合法權(quán)益。

2.3火電廠工程合同檔案管理工作必須規(guī)范有序合同檔案管理是一個環(huán)環(huán)相扣的過程化管理，任意一個環(huán)節(jié)不規(guī)范就可能造成檔案的失實或缺失。為此，各有關(guān)單位相關(guān)專業(yè)管理部門應(yīng)通力協(xié)作，共同做好相關(guān)的工作。第一，合同履約責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，及時將全套合同資料提交合同主管部門歸檔。第二，合同主管部門按規(guī)定及時將合同檔案移交公司檔案室存檔。合同檔案資料包括合同協(xié)議書、合同條款、有關(guān)紀(jì)要等文件。招標(biāo)項目還應(yīng)包括招投標(biāo)的全套檔案資料。第三，基建火電廠工程合同由合同主管部門整理按規(guī)定及時移交公司檔案室，歸入基建檔案，機(jī)組大、小修和部分日常維護(hù)項目，外包合同由生產(chǎn)技術(shù)部整理成冊移交公司檔案室，歸入生產(chǎn)檔案。合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時，要按規(guī)定辦理好借閱手續(xù)，并及時回收，以免檔案遺失或損毀。

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Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現(xiàn)今社會大環(huán)境下，企業(yè)為了維護(hù)自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進(jìn)行闡述。

2 企業(yè)合同檔案建立的必要性

企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實現(xiàn)某種經(jīng)濟(jì)目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險。作為一家核電企業(yè)集團(tuán)下的二級子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環(huán)境的影響

隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強(qiáng)，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對本企業(yè)的發(fā)展勢必帶來重大影響。國家引進(jìn)、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強(qiáng)法制法律觀念，處理國際關(guān)系時，需要取長補(bǔ)短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護(hù)自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營，提供技術(shù)服務(wù)時會簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機(jī)制③。

2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求

企業(yè)每一項經(jīng)濟(jì)活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當(dāng)事人，對合同當(dāng)事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當(dāng)然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當(dāng)事方都需要通過利用合同檔案進(jìn)行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動的部門進(jìn)行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進(jìn)行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。

3.2 合同檔案的管理不規(guī)范

現(xiàn)國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進(jìn)行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進(jìn)行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強(qiáng)

現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進(jìn)行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。

4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機(jī)化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。

企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強(qiáng)宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識和簽約技巧，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責(zé)任感；另一方面加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進(jìn)檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項工作⑩。

5 結(jié)束語

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強(qiáng)重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。

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筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對招標(biāo)項目合同承辦部門、貨物驗收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進(jìn)一步明確，對合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時間跨度長，這對招標(biāo)項目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財務(wù)審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內(nèi)按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時代，同時為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說明，對案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

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合同管理是保障建設(shè)工程勘察設(shè)計有序進(jìn)行的依據(jù)，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設(shè)工程行業(yè)中，也在合同管理方面提出了新的規(guī)章、規(guī)范，充分發(fā)揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項重點的工作，與合同應(yīng)用存在直接的聯(lián)系，建設(shè)工程勘察設(shè)計中，必須全面落實合同管理措施，便于完善合同的實踐應(yīng)用。

一、建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理措施

建設(shè)工程中，為了規(guī)范勘察設(shè)計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實《建筑工程勘察設(shè)計合同管理辦法》，要求建設(shè)工程嚴(yán)格按照管理辦法控制勘察設(shè)計。建設(shè)工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點分析建設(shè)工程中，勘察設(shè)計合同管理的措施。

1、細(xì)化合同管理的辦法

合同管理措施中，需根據(jù)建設(shè)工程勘察設(shè)計的實際情況，細(xì)化合同管理的辦法，嚴(yán)格劃分勘察設(shè)計中的技術(shù)責(zé)任，利用合同的方式規(guī)定相關(guān)的權(quán)益，同時確保權(quán)益的合法性[1]。首先建設(shè)工程在勘察設(shè)計中，依照規(guī)定內(nèi)容，要求雙方簽訂合同，合同內(nèi)的條例對工程中的新建、改建等都存在規(guī)范性；然后按照建設(shè)工程市場的實況，規(guī)定合同管理，以免合同中出現(xiàn)違規(guī)的內(nèi)容，確保合同管理的細(xì)節(jié)部分；最后依照合同中的條例，細(xì)化雙方的責(zé)任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進(jìn)行約束，主要是針對可能發(fā)生的糾紛，提前進(jìn)行規(guī)范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設(shè)工程勘察設(shè)計的實踐需求。

2、強(qiáng)化合同管理監(jiān)督職能

監(jiān)督職能是合同管理中的有效措施，發(fā)揮合同在建設(shè)工程勘察設(shè)計中的作用。由于建設(shè)工程現(xiàn)場的環(huán)境、地質(zhì)不同，所以不同建設(shè)工程內(nèi)，勘察設(shè)計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監(jiān)督職能的方法，有利于輔助合同內(nèi)容，為建設(shè)工程勘察設(shè)計提供指導(dǎo)策略，促使勘察設(shè)計能夠與周圍的自然環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境保持和諧性[2]。

3、深化合同管理的法規(guī)控制

法規(guī)控制是勘察設(shè)計合同管理中的一項方法，因為建設(shè)工程勘察設(shè)計中，雙方簽訂合同后，合同已經(jīng)具有法律效應(yīng)，采用法規(guī)控制的方法管理合同，可以充分發(fā)揮行政部門的責(zé)任，維護(hù)勘察設(shè)計現(xiàn)場的秩序。建設(shè)勘察設(shè)計中出現(xiàn)違法行為時，行政部門可以要求司法機(jī)關(guān)依照合同進(jìn)行審判，如果當(dāng)事人對處罰有異議，也可實行復(fù)議或訴訟，表明法規(guī)控制管理方法的公平、公正，也能體現(xiàn)出合同的執(zhí)行權(quán)力。目前，各地區(qū)建設(shè)工程勘察設(shè)計中的合同管理，非常重視法規(guī)控制的應(yīng)用，以此來規(guī)范合同的管理方法，提高合同管理在建設(shè)工程勘察設(shè)計中的規(guī)范性水平。

二、建設(shè)工程勘察設(shè)計合同的檔案管理方法

建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務(wù)的特性，而公款支付、經(jīng)濟(jì)處理等事務(wù)，都是由勘察設(shè)計合同進(jìn)行調(diào)解的，為了提高建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實檔案管理方法，服務(wù)合同管理措施的應(yīng)用。

1、收集合同檔案的資料

檔案資料收集，是合同管理的基礎(chǔ)部分，全面收集合同中的資料、內(nèi)容，考慮到經(jīng)營業(yè)務(wù)的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應(yīng)該保障勘察設(shè)計的真實性，以便確保收集資料的完整性，預(yù)防合同丟失或缺陷[3]。建設(shè)工程勘察設(shè)計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進(jìn)行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規(guī)劃檔案中的材料內(nèi)容，隨時做好接收資料的準(zhǔn)備。

建設(shè)工程勘察設(shè)計單位，遵循資料收集的相關(guān)要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發(fā)揮合同管理的實踐價值。一般情況下，建設(shè)工程勘察設(shè)計中的合同管理，進(jìn)行收集的材料有：（1）勘察中標(biāo)時的資料，包括勘察地點、費用以及方案，經(jīng)相關(guān)部門簽字認(rèn)可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。

2、歸檔合同管理的資料

合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進(jìn)行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理中，不僅要管理合同的相關(guān)事宜，還要對文件資料進(jìn)行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內(nèi)容的主要依據(jù)。因為勘察設(shè)計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經(jīng)辦部門，沒有實現(xiàn)系統(tǒng)性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進(jìn)行收集，以免合同資料管理時出現(xiàn)缺陷。

合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應(yīng)該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實性，存有缺失的合同資料，不能進(jìn)行歸檔管理，要求經(jīng)辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。

三、建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的實踐分析

建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的實踐，規(guī)范了合同管理的行為，一方面維護(hù)合同本身的價值，另一方面規(guī)劃合同管理的手段。

1、委托方的合同管理

合同中規(guī)定，建設(shè)工程勘察設(shè)計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負(fù)責(zé)工作資料的真實性。合同管理時，根據(jù)委托的內(nèi)容，執(zhí)行相關(guān)的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術(shù)的規(guī)劃，并且附圖，提供勘察設(shè)計中的技術(shù)資料。

2、承包方的合同管理

承包方的資質(zhì)、能力要符合委托方的要求，由建設(shè)工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關(guān)系。委托方的合同管理中，應(yīng)該遵循合同的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，承擔(dān)相應(yīng)的設(shè)計工作，如承包方違反合同而造成經(jīng)濟(jì)所示，按照合同中的違約規(guī)定進(jìn)行賠償。

3、合同文件的編制管理

建設(shè)工程勘察設(shè)計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負(fù)責(zé)承包方實際工作中的增加費用，嚴(yán)謹(jǐn)管理由合同變更引起的費用或責(zé)任問題。

4、勘察合同的監(jiān)督管理

監(jiān)督管理實踐中，落實勘察設(shè)計合同中的內(nèi)容，監(jiān)督合同管理的執(zhí)行力，保障雙方的權(quán)益，體現(xiàn)合同管理的實踐職責(zé)，完善合同管理中的實踐活動，保障建設(shè)工程勘察設(shè)計的優(yōu)質(zhì)行為。

結(jié)束語：

合同管理對建設(shè)工程勘察設(shè)計具有基礎(chǔ)維護(hù)作用，輔助解決勘察設(shè)計中的合同糾紛，提供相關(guān)的依據(jù)。合同管理的工作內(nèi)容，符合勘察設(shè)計的特殊性，在管理措施中實行檔案管理方法，同時結(jié)合條例應(yīng)用，強(qiáng)化合同管理的工作內(nèi)容，發(fā)揮合同管理的作用，體現(xiàn)合同管理措施應(yīng)用的積極性。

參考文獻(xiàn)：

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中圖分類號：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

建設(shè)工程合同是承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價款的合同。是指由承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價款的合同，通常包括建設(shè)工程勘察、設(shè)計、施工合同。

一、建設(shè)工程合同的管理內(nèi)容

在我國建設(shè)工程項目從立項開工到竣工檢查過程中，工程合同管理工作需做到以下幾點。

（1）建立工程合同管理的體系及管理制度，同時建立健全相關(guān)的合同管理檔案制度。

（2）在建立工程合同簽訂關(guān)系之前，需持以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，以事前做好相應(yīng)的市場預(yù)測、資訊調(diào)研等準(zhǔn)備工作。

（3）在工程合同簽訂中，需要進(jìn)行嚴(yán)格管理。由于簽訂工程合同是一種法律行為，簽字雙方要擔(dān)負(fù)一定的權(quán)責(zé)，責(zé)任雙方必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度擬定合同的內(nèi)容條款，同時確保工程合同的合法、公平原則。

（4）在責(zé)任雙方簽訂工程合同后，要認(rèn)真履行合同相關(guān)的內(nèi)容要求，按照合同內(nèi)容對在建設(shè)過程中發(fā)生的相關(guān)變更索賠事件和合同糾紛事件予以及時處理。

二、建設(shè)工程合同的分類及要求

工程合同通常都貫穿于工程項目的整個建設(shè)過程中，尤其是大、中型建設(shè)項目，需要從立項開始經(jīng)歷一個異常繁雜的過程。我國建設(shè)工程中合同類型可分為以下4 種。

（1）建筑工程勘察設(shè)計合同。建設(shè)項目的項目責(zé)任人要在與設(shè)計單位代表完成事前的勘察及設(shè)計任務(wù)后，明確責(zé)任雙方的權(quán)利及義務(wù)，合同內(nèi)容通常涉及有關(guān)的基礎(chǔ)資料、勘察設(shè)計文件、質(zhì)量控制要求及實體工程造價等。

（2）建設(shè)工程委托監(jiān)理合同。建設(shè)單位派請具有相關(guān)資質(zhì)的監(jiān)理機(jī)構(gòu)代表為權(quán)利代表，對工程項目實體建設(shè)過程進(jìn)行全程監(jiān)督與管理。簽訂的建設(shè)工程委托監(jiān)理合同的內(nèi)容一般涉及監(jiān)理對象、雙方責(zé)任主體的權(quán)利以及其他一些相關(guān)的內(nèi)容，而合同要求的工作內(nèi)容是通過監(jiān)理機(jī)構(gòu)為建設(shè)項目提供高質(zhì)量的技術(shù)服務(wù)。

（3）建設(shè)工程承包施工合同。建設(shè)工程承包施工合同是承包責(zé)任人履行施工任務(wù)的依據(jù)性文件，其內(nèi)容主要包括工程范圍、施工工期、開工與竣工時間、工程施工質(zhì)量及驗收標(biāo)準(zhǔn)、工程造價成本、技術(shù)資料的交付時間、材料及設(shè)備的供應(yīng)、質(zhì)量保修范圍、保質(zhì)期和雙方互相協(xié)作條款等。

（4）建設(shè)工程物資采購合同。建設(shè)工程項目的物資采購合同具有一般合同的法律約束力，它指的是具有平等主體的自然法人、其他物資組織之間為實現(xiàn)建設(shè)工程項目的物資買賣關(guān)系而建立的關(guān)于供求雙方相互權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的文本協(xié)議。

建設(shè)工程合同管理要求。建設(shè)工程合同需要合法的管理與維護(hù)，以防范在建設(shè)工程中出現(xiàn)的合同風(fēng)險，這也對相應(yīng)的工程合同管理工作提出了一定要求。簽訂工程合同的主體必須具有相應(yīng)的法人資質(zhì)，并且要求法人必須是能夠獨立承擔(dān)風(fēng)險責(zé)任的企業(yè)組織。不具有資質(zhì)的其他部門、機(jī)構(gòu)以及自然人不能私自簽訂合同。因此，在簽訂合同之前應(yīng)對簽訂合同的當(dāng)事人的資質(zhì)和資信能力進(jìn)行全面調(diào)查，以確保簽字的法人單位有能力履約工程合同；簽訂的工程合同需以書面形式表達(dá)，其內(nèi)容要包括當(dāng)事人的名稱、住所，合同的抬頭、落款、公章以及簽字當(dāng)事人提供的資信情況與載明的當(dāng)事人的法人名稱、住址要保持一致。

三、建設(shè)工程合同在工程中的作用

本文主要以建設(shè)施工合同為例分析建設(shè)工程合同在工程中的重要作用。建設(shè)施工合同是建設(shè)項目業(yè)主與承包人需共同遵守的具有法律效力的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件，具有特殊性和繁雜性。在簽訂施工合同之后，為實現(xiàn)工程建設(shè)目標(biāo)，建設(shè)單位與施工單位在協(xié)議中都會明確雙方的相互權(quán)責(zé)與義務(wù)關(guān)系，因此，在履約過程中都要以施工合同的內(nèi)容要求作為主要依據(jù)，并將其作為業(yè)主單位進(jìn)行項目建設(shè)，撥付計量款，控制施工質(zhì)量、工期和成本，以順利促進(jìn)工程建設(shè)項目活動的重要憑據(jù)。由此可見，一份內(nèi)容全面的施工合同將對實現(xiàn)質(zhì)量、進(jìn)度和成本目標(biāo)起到事半功倍的效果，同時也會對規(guī)范工程管理和提高管理效率起到較好的促進(jìn)作用。

四、加強(qiáng)工程合同管理的措施

為加強(qiáng)合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)做好以下幾方面的工作：

（1）增強(qiáng)管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強(qiáng)合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。

（2）建立完善的管理制度

企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進(jìn)行。從項目的立項階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標(biāo)等同視之，設(shè)置相關(guān)的機(jī)構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個完整的管理體系，專門負(fù)責(zé)工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)建立一套可靠的管理方針和實施細(xì)則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責(zé)，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個方面的作用。

（3）加強(qiáng)合同信息化建設(shè)

伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應(yīng)該運用這點，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。

（4）加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強(qiáng)對工作崗位的責(zé)任心和使命感。由此可見，勢必要加強(qiáng)對現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。

（5）嚴(yán)格控制竣工驗收關(guān)

一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進(jìn)行專項驗收，一旦出現(xiàn)合同驗收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。

五、結(jié)論

對于工程建設(shè)項目，需要事前分析施工合同履約過程中的風(fēng)險因素，對風(fēng)險大的工程更要強(qiáng)化合同分析工作，以避免或減少合同風(fēng)險因素帶來的問題。

參考文獻(xiàn)：

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一、企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容

1.合同審批制度

企業(yè)合同的審核內(nèi)容主要包括：（1）合同簽訂的根據(jù)是否可靠，準(zhǔn)備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關(guān)指標(biāo)與技術(shù)是否與國家規(guī)定相符；（4）合同約定之中的費用是否與有關(guān)規(guī)定相符，是否能夠達(dá)到合同目的；（5）簽約對方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽如何；（6）合同中的具體條款中的權(quán)利與義務(wù)對簽約雙方是否公平等。

2.授權(quán)制度

企業(yè)的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹立起來的，對于合同的談判、簽署等都應(yīng)該有具體的履行、負(fù)責(zé)人，而且一定要有實際可行的具體規(guī)范。根據(jù)合同的性質(zhì)與標(biāo)準(zhǔn)開展權(quán)力的劃分，明確授權(quán)的對象與范圍，實現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一，確保合同管理的科學(xué)性與有序性，有助于對合同開展綜合的管理，便于以后追究相關(guān)責(zé)任。

3.合同報告制度

合同報告制度是有效確保企業(yè)健康運行的一個有效方法。合同報告制度主要包括：在企業(yè)會議中實施匯報制度；在合同訂立階段，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)擬定的合同、具體的職員與相關(guān)分配等，在會議中向決策領(lǐng)導(dǎo)予以匯報；在合同起草時期，相關(guān)部門應(yīng)把草擬中出現(xiàn)的問題向有關(guān)部門進(jìn)行請示與匯報；在合同談判時期，相關(guān)負(fù)責(zé)部門與工作人員應(yīng)該對談判的對象予以主體資格審查并予以匯報。只有建立起報告制度，才可以有效確保企業(yè)合同管理的高效性與透明性，有效避免相應(yīng)的風(fēng)險問題。

二、企業(yè)合同簽訂要點和履行中的管理

1.合同簽訂的注意事項

如果企業(yè)合同簽訂的流程不夠規(guī)范，簽訂的合同之中相關(guān)約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準(zhǔn)確，將會使企業(yè)落入合同詐騙的陷阱，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)與責(zé)任的糾紛，從而給企業(yè)帶來巨大的損失。所以，在合同簽訂過程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應(yīng)該由企業(yè)風(fēng)險控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據(jù)實際情況在合同之中填寫金額、數(shù)量、單價以及費率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認(rèn)合同內(nèi)容。如果是重大的合同，則需要風(fēng)險控制部門相關(guān)人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應(yīng)該積極配合。對于已有模板的合同且合同內(nèi)容與條款和實際業(yè)務(wù)符合時，則應(yīng)該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過書面形式確認(rèn)。

2.合同履行過程中的監(jiān)督管理

通過監(jiān)督管理合同的履行情況，能夠在第一時間了解合同的執(zhí)行狀況及合同中存在的問題，能及時掌握出現(xiàn)的問題，從而為風(fēng)險控制提供一定的時間，能有效減少甚至避免違約情況的出現(xiàn)。合同履行的監(jiān)管主要包括以下內(nèi)容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應(yīng)即刻與相關(guān)部門聯(lián)系，準(zhǔn)備并履行合同的相關(guān)工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實現(xiàn)之前，不可以實際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關(guān)人員應(yīng)全面履行合同內(nèi)容；（3）公司任何人員發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人不根據(jù)合同約定履行義務(wù)時，應(yīng)該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律對當(dāng)事人進(jìn)行書面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時，都應(yīng)該經(jīng)過風(fēng)險管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對方的催促函與索賠函時，都應(yīng)該馬上交至合同主辦部門，然后由風(fēng)險管控部門協(xié)調(diào)主辦部門予以適當(dāng)處理。

三、企業(yè)合同檔案管理的主要環(huán)節(jié)

1.建立合同檔案范圍

合同檔案管理首先應(yīng)該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復(fù)印件；合同審核材料；資信調(diào)查材料；合同談判、簽訂一直到履行過程中的信函、電子郵件、傳真等；爭議處理中產(chǎn)生的和解協(xié)議書、決定書、民事談判書；合同履行中所簽訂的補(bǔ)充協(xié)議等。這些資料都應(yīng)該以存檔的形式保存下來。

2.履行合同檔案保管的要求

在企業(yè)合同履行完成或者合同的權(quán)利與義務(wù)終止之后，相關(guān)主管部門應(yīng)及時整理出合同檔案，然后根據(jù)合同編號，備全合同檔案資料，然后向相關(guān)行政部門提交一份材料清單，通過行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關(guān)行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。

四、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)合同管理制度已經(jīng)不是約定、承諾以及簽訂等簡單的內(nèi)容，其是科學(xué)、全方位的企業(yè)管理制度中的一個重要組成部分。科學(xué)、有效的企業(yè)合同管理制度能夠提高企業(yè)的管理水平，為企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟(jì)效益。

作者:張薇 單位:中國航發(fā)四川燃?xì)鉁u輪研究院

參考文獻(xiàn)：