檔案的數字化管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案的數字化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

1．標準規范建設。這是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、掃描、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。房產檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的房產檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有重要的意義。

2．基礎設施建設。主要指房產檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的房產檔案信息網絡，才能充分發揮房產檔案信息化的整體效益。

3．應用系統建設。主要內容包括房產檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到信息建設的速度與質量，集中體現了房產檔案信息化建設的效益和房產檔案信息服務的效果。

4．檔案信息化資源建設。主要內容包括館藏檔案數字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化房產檔案全文及專門數據建設。

篇2

根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。

二、檔案數字化管理的特點

過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。

四、檔案數字化管理的重要作用

檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規范檔案數字化管理

在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。

（二）規范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。

篇3

0.前言

所謂檔案數字化具體指的是通過數據庫技術、壓縮技術、掃描技術等手段，把傳統與當前的社會組織、個人的經濟、技術、宗教等活動所形成的對 國家與社會有較大利用價值，可以供社會共享的，將紙質、聲像以及歸檔保存的檔案，都組織成一個有序的結構，借助0與1數字編碼表達出檔案信息庫。待經過數字化處理以后，不僅能夠大大提高計算機檢索信息的速度，而且也節省了不少檔案儲存空間，這樣一來，大大緩解了庫房擠壓的壓力，減少檔案因多次使用而出現磨損的現象，這樣一來，極大的發揮了檔案信息存儲的優勢，增加網絡信息資源，與此同時，還要加大對檔案信息資源的開發和利用，這樣一來，更好的為檔案部門的特色服務打下牢固基礎。

1.事業單位檔案數字化管理的概述

1.1檔案數字化的主要原因

近些年以來，隨著現代化信息技術的迅猛發展，獲取信息、處理各種事務以及人們日常交往等諸多方面對網絡通信技術、計算機技術、其他現代化先進的新興技術的依賴性越來越大。現代人們在進行各種各樣的活動時，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機組成部分，作為重要的一種信息來源，檔案開始逐漸的受到越來越多人的重視和青睞，所以，為了促進檔案資源利用率的提高，為了盡快實現檔案資源的信息共享，為了推動檔案資源信息傳遞的加快，實現事業單位以往傳統檔案的數字化工作就顯得越來越迫切以及必要。除此之外，在事業單位的檔案實現數字化以后，能夠切實的保存好檔案的原件，在日常的運用當中通過數字化的檔案資料，便能夠大大的促進原始檔案的可靠保存。

1.2檔案數字化的內在涵義

按照《現代漢語詞典》，可以將“數字化”當中的“化”具體解釋成“轉變為某種狀態或者某種性質”，而所謂的“數字化”則指的是“轉變為數字”的意思，具體而言，“檔案數字化”的意思在字面上可以理解成“檔案轉變為數字”，能夠把檔案數字化解釋成：把記錄方式不同以及載體形態不同的檔案信息借助于計算機設施處理、轉化以及錄入等多種多樣的形式，將聲音、圖像和文字等相關信息切實的轉變成由1與0組成的一系列數碼序列，進而將這些數碼序列在光盤、磁盤等物理載體上進行存儲的整個過程。

1.3檔案數字化的主要內容

從總體上來看，檔案數字化的主要內容通常包含著不同的兩個層次，其中，一方面是檔案目錄的數字化，檔案目錄數字化的主要目標是對檔案目錄數據庫加以構建，其中尤為關鍵的便是檔案著錄標引的規范化，同時對檔案目錄數據庫結構進行科學的選定；另一方面便是檔案全文的數字化，一般檔案全文的數字化能夠借助于掃描錄入的方式，把檔案全文根據其原貌逐項逐頁的以圖像文件的形式加以存儲，同時為其編制出有序的目錄索引，或者通過光學字符的技術識別以后，以文本的格式對檔案的內容進行存儲。在檔案數字化的整個過程當中，應當按照檔案自身所具備的諸多特點把這兩種不同的方式有機的結合起來。

1.4檔案數字化所存在的諸多風險

就電子檔案而言，電子檔案的完整性與電子檔案的真實性是其作為電子檔案的形式所存在的重要條件，甚至可以說是最為重要的條件，檔案數字化所存在的風險主要有以下幾個方面：

1.4.1人為修改所造成的風險

通常數字檔案的可操作性會使諸多人為因素在電子檔案完整性及真實性上發揮著不可或缺的作用。在當今電子檔案的使用過程當中，極有可能通過無意的行為或者有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的本質要素，而數字檔案所具備的可操作性的顯著特點則大大的決定了一旦數字信息被改變，那么必將難以辨別，不留痕跡，人們通常很難借助于表面現象發現電子檔案信息所發生的一系列變化，而且也不能逆向的恢復電子檔案信息，所以電子檔案管理所面臨的難題之一便是電子檔案信息的完整性。為了將這一難題加以解決，通常可通過設局加密文件加密技術。

1.4.2信息遷移所帶來的風險

正是因為數字信息讀寫的軟件和硬件始終處在不斷的發展當中，需要對數字信息進行長期性的保存，只要不斷的隨著信息技術的迅猛發展來對信息技術平臺進行不斷的遷移，從而使得舊技術環境當中所形成的數字檔案信息能夠在現代化全新的讀寫技術當中依舊能被讀出來，在數字信息遷移的進程當中，往往極有可能會導致信息的丟失，在不同程度上造成電子檔案完整性與真實性的破壞。

1.4.3網絡攻擊所帶來的風險

由于數字信息有著較強的流動性，這便使得數字檔案在使用當中不斷的遇到更多網絡攻擊的風險，進而對數字檔案的完整性與真實性帶來直接的影響。一方面，網絡協議的開放性以及因特網信息傳輸的廣域性，使得因特網時常面臨十分嚴重的諸多不安全因素。以往傳統的計算機設備的使用，較多的都是數據的共享，并且促進軍事部門、開發機構、政府研究機構和高等院校的科學研究方面的工作。當時，能夠入網的單位和機構往往被一致認為是可信任的、可靠的，然而當美國國家科學基金會將互聯網中不得進行任何商業活動這一限制取消后，大大的增加了互聯網的機構，從而使得很多不法分子想方設法的闖入到互聯網當中，對競爭者的商業數據進行恣意盜用，造成了資源的破壞，這便使得信息安全問題更為突出。在此類狀況下，入駐互聯網的數字檔案也無法避免的被網絡黑客所攻擊；另一方面，由于因特網是資源共享的，除了處理信息與存儲信息以外，還需要對信息加以傳輸，這便使得因特網受到攻擊的可能性大大增加。網絡攻擊技術主要有：網絡偵查，也就是在進行攻擊前需要竊取互聯網中的有關信息，一旦網絡偵查獲得成功，那么便會嚴重的威脅到正在傳輸中的以及系統中的電子檔案；拒絕服務攻擊，也就是服務器無法正常的工作及運行；程序攻擊，也就是木馬程度或者病毒的植入等等，進而使得電子檔案的保存系統不能順利進行；緩沖區溢出攻擊等。在以前的檔案管理中，最為常見的攻擊形式就是緩沖區溢出的安全漏洞，甚至緩沖區溢出漏洞會占據絕大多數的遠程網絡攻擊，此類攻擊能夠使匿名的因特網用戶趁機獲取主機的全部控制權或者部分控制權。

2.紙質檔案和電子檔案共存的基本現狀

從最初的人類發明了紙張后，紙質檔案就開始替代了其它的載體檔案，是檔案管理的主宰體。然而，隨著紙質檔案的不斷發展以及推廣和使用，充分證明了它的優勢所在。其中這種優勢主要體現在以下幾點：第一，直讀性。人們直接利于視覺就能夠給讀取檔案信息。第二，易取性。有了紙張后，這便成為了傳遞信息的主要載體，這主要是由材質的易取性所決定的，與此同時，也更好的解決了紙質檔案長時間占據館藏檔案的主體地位。第三，便捷性。和其它檔案存儲類型相比，紙質檔案不僅重量輕，而且所占用的空間也較小，同時，存儲的信息量也是非常大的，這樣一來，便利人們的攜帶。第四，穩定性較強。和電子檔案相比較來說，紙質檔案信息不容易讓他人修改與備份，表現出了較強的穩定性。

上述這幾點都是利用紙質檔案存儲的優勢，從而人們更加偏愛這種存儲方式，使紙質檔案長期的發展下去。但是，每一張事物都具有兩面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，紙質檔案存儲也勢必會存在一定的問題。其中，紙質檔案的存儲存在的缺陷是由本身的物理特性所決定的，主要體現在以下幾點：第一，有較強的易燃性。我們所使用的紙張都是由植物的纖維生產得到的，所以，有很強的易燃特性。這樣一來，防火安全也就成為了紙質檔案管理首要解決的問題，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且過于持久。第二，耐用性能較差。耐用性指的是在搬運紙質中保持原有品質的程度。但是，由于人為搬運的疏忽，很容易使紙質檔案難以長時間的保存下去。第三，紙質檔案字跡褪色速度較快。這是由字跡色素的穩定性所決定的，另外，和制造的干濕程度與酸堿程度都有密切的聯系。而字跡是人們獲得檔案信息的主要來源，一旦字跡被破壞，那么檔案信息也不夠完整。所以，人們在管理紙質檔案時，最重要的是保存字跡免受其它因素影響。當前，字跡褪色快是影響檔案實際使用價值最主要的威脅之一。由此看來，人們所高度關注的重要任務就是保存好紙質檔案的字跡。第四，對周圍環境要求偏高。在檔案管理室內，重點強調防火、防潮、防蟲等工作，而這些也都是持久保持紙質檔案應該必須滿足的環境條件。因此，對檔案存儲室建設、實施配置、管理等都要求非常高。第五，檔案查閱要到現場。長期以來，傳統檔案存在一定的局限性，并不能實現空間上的流動，所以，人們在查閱相關的紙質檔案時，就必須要到檔案保管室，同時，同一檔案在同一時間只能供一人使用，所以，無論是在時間還是在空間上都給檔案使用者帶來了極大的不變。然而，如果是電子檔案，那么完全不存在此類弊端，在時間和空間上都可以隨時使用。通過上述的論述，我們必須要進一步加快檔案信息化建設，克服到檔案管理室查閱信息的弊端。可以說，無紙化辦公是一大型檔案辦公改革。

對于無紙化辦公來說，主要指的是利于網絡與計算機在網上進行辦公，這樣一來，勢必會產生大量的電子檔案，從而逐漸取代紙質檔案而快速發展起來。由此看來，紙質檔案在逐漸被電子檔案所替代。然而，我們對數字化檔案運行的結果加以展望。第一種結果，大量的電子檔案應該及時做好歸檔工作。將電子檔案進行集中管理，就應該建立電子檔案集群，等同于傳統檔案管理室。第二種結果，數字化的檔案管理表現出較強的虛擬特性，所以，我們不可以和讀紙質檔案一樣，在不借助其它設備就可以查閱到相關的檔案信息資料。因此，由于長期受紙質檔案管理的影響，因此，在短時間內很難改變紙質檔案閱讀的習慣。第三種結果，電子檔案代替紙質檔案是發展的必然結果。人們不能確保電子檔案可以持久的適應新設備的需求，所以，存在過多的顧慮。第四種結果，電子檔案穩定性不強，例如：電子檔案的信息很容易被他人修改或者是復制，黑客又成為攻擊電腦的主要對象。和紙質檔案相比較來說，我們在保管電子檔案還需要付出更多的代價，所以，電子檔案的使用特性需要經歷一個較長的時期，所以，檔案管理人員在收集與管理電子檔案過程中，也必須相應的保管好某些紙質檔案。

總體來說，在一較長的發展階段內，紙質檔案和電子檔案共同存在的局面是發展的一種必然趨勢。受兩方面因素影響，即電子檔案和紙質檔案。對于電子檔案來說，計算機與網絡存在已經成為事實，所以，很多電子檔案應該及時進行歸檔整理，這已是電子檔案的來源的唯一途徑。另外，館藏紙質檔案數字化，勢必會產生很多相關的電子檔案。從紙質檔案方面來看，已經形成的紙質檔案不會因電子檔案的存在就會銷毀，這是因為人們還沒有不理性到這種程度，并且這也是現實生活所不允許的。另外一方面，人們還沒有對電子檔案的保證性有充足的認識，因此，人們在搜集和整理電子檔案時，更要不斷的搜集和整理、保管紙質檔案。這屬于一種雙保險對策。所以，對于紙質檔案或者是電子檔案來說，人們都應該引起足夠的重視。傳統檔案的形式為紙質檔案，因此，一定會長期存在下去；而對于電子檔案來說，是近幾年新興的一種檔案存儲形式，正有所起步，依然處在初級發展階段，所以，人們必須給與足夠的關注。

3.當前的事業單位檔案的數字化管理工作中存在的諸多問題

3.1有關檔案數字化的硬件缺少

從硬件使用方面來考慮，實現檔案數字化管理應該要有基本的三類設備，即信息采集設備、信息存儲設備、信息利用設備。但是，從當前的發展情況來分析，檔案數字化硬件還是比較缺少的。

3.2關于檔案數字化軟件開發比較落后

從我國當前檔案管理室使用的軟件來看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具備信息通用功能的。當前，我國各地區的檔案管理部門使用的計算機型號并不相互一致，規格偏多，然而，對于自主研發或者是從市場中購買的軟件不具備通用的功能，到目前為止，還沒有出現不僅可以應用到文件檢索，而且又能用于檔案信息管理的軟件。

3.3缺少一個統一的檔案數字化管理標準

檔案數字化管理要實現規范化與標準化管理，然而，因長期受歷史因素的影響，檔案室存檔業務的數字化特性非常差，例如：信息的收集、存儲、管理等質量都偏低，尤其是目前檔案目錄、細則等的相容性都非常差。除此之外，軟件的移植性也不是很強，檔案技術標準、工作程序標準都沒有將計算機信息處理技術加以全面考慮，大多數歸檔都是以磁盤和優盤的形式，然而，對當前的檔案管理、分類等相關規定都完全不能適用。所以，使得檔案數字化缺少一個完善而統一的標準，只是著眼于某個系統進行研究，沒有得到全面推廣和使用，因此，這將對檔案數字化的發展產生了深遠影響。

3.4檔案管理人員的整體素質偏低

由于當前事業單位的檔案管理人員的素質不是很高，想要真正實現檔案數字化管理，必須要提升事業單位檔案管理人員的素質，擁有較高的技術水平，既要滿足一般計算機的操作，同時又要滿足特殊計算機的操作。然而，從當前的發展情況來看，我國的大多數檔案管理室缺少高素質的技術人才，因此，復合型人才就更缺少了，由此看來，當前事業單位檔案人員的數字化水平是非常低的。雖然從國外引進了先進的技術，但是并沒用充分發揮出其內在的作用，所以，我們也就更談不上實現檔案管理的數字化了。

4.常見問題的處理措施

4.1非掃描件與掃描件的區分

相關檔案數字化技術規范當中對非掃描件與掃描件的區分為根據具體要求將相同案卷中的非掃描件和掃描件區分開來。區分普法性文件的基本原則為：要剔除重份文件和無關文件，可以不掃描有正式件文件的原稿。在數字化開展之前，事業單位應當切實的對其他單位的做法進行熟悉和了解，對同時才能在草稿、定稿以及正本的檔案加以數字化掃描規定的具體范圍為僅僅掃描正本，而若不存在正本，那么就對定稿進行掃描，既沒有定稿也沒有正本的則掃描草稿。然而，經過大量的實踐可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形態檔案的一個有機組成部分，不可以將檔案前后形成的關系人為割裂。缺乏修改稿和草稿也便無法形成最終的正本，它們應當全部被劃分為掃描件。對于我國諸多事業單位的現狀，處理的對策主要包括：（1）只要是屬于文件內容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必須進行編號掃描；（2）不剔除與檔案內容無關和重份文件，如果沒有進行編號則不能夠采取掃描措施。

4.2檔案的裝訂和拆卷

現階段，根據裝訂的方式來劃分，通常可以將檔案分為兩類，其中，一類是2001年之前所立檔的文件，這些文件基本上都是根據三點一線裝訂加以案卷級整理組卷的，因而也被稱作“老規則”檔案；而另外一類則是2001年實施國家檔案行業標準以后所實行的文件級的整理方法，也就是每一份檔案在進行三點一線的裝訂以后裝盒，以便于避免裝訂案卷和立卷等諸多復雜的環節，簡單的來說就是人們經常提到的“新規則”檔案。

對于檔案的數字化，在對掃描標準加以確定后，切實進行具體的掃描工作之前，進行拆卷掃描與否已經成為當前一個無法避免的重要問題。目前經常采用的做法是無論屬于“新規則”檔案，還是“老規則”檔案，在選擇哪個數字化掃描前均需要拆卷，并且將裝訂物拆除，而在結束掃描以后再進行重新裝訂。針對此類問題，需要我們立足于檔案的保護，若要進行裝訂或者拆卷，因為相關操作人員的責任心以及熟練程度等一系列問題，往往難以真正的做到在原來裝訂的位置和原來打孔的位置加以裝訂，這便給檔案的壽命產生不同程度的影響，與此同時還會破壞檔案的保護。

在我國事業單位的數字化工作過程當中，許多單位基本上都對檔案進行了再次裝訂和拆卷的工作，切實的明確了掃描后重新裝訂、必須拆卷掃描等做法，其中優點在于：（1）非常明顯的是，檔案拆卷以后掃描的畫幅質量并非優于不拆卷。比如很厚的一卷檔案，在對后部分或者前部分掃面時也許影響不是太大，而對中間位置的文件進行掃描時，通常很難完整的掃描其內容；對于內容和裝訂線比較接近的文件，如果不拆卷也無法有效的將內容完整的加以掃描；（2）借助于對檔案的拆卷，能夠將案卷當中頁碼順序較為混亂的不良狀況加以重新的更正，從根本上保證了文件的連續性；（3）如果檔案拆卷以后不采取再次裝訂措施，而僅僅是根據原來案卷的順序進行存放，即使仿真復制檔案原件或者檔案利用等較為便捷，然而從保護檔案方面而言，仍然存在著一定的安全隱患，散放保存檔案，極易由于人為竊取或者整理人員的疏忽大意而導致內容的缺失及混亂；（4）雖然看起來拆卷以后再重新裝訂比較費力費時，但是拆卷以后的檔案在進行掃描時無論使用平板掃描儀，還是使用高速掃描儀，均能夠大大的節省為防止漏光而采取人工翻頁處理的精力以及時間，并且其速度也會得以明顯的提高。

4.3材料和密級文件的控制管理

事業單位檔案工作的底線及生命線就是檔案安全，檔案安全也是檔案部門的第一要務和基本任務，在數字化工作開始時期各個事業單位便著重強調檔案數字化必須重視檔案數據信息和檔案實體的安全。要想切實的將這一要務加以落實，從根本上確保文件以及密級文件的控制管理，那么就應當及時的制定行之有效的相關管理辦法，真正的做到：（1）嚴格的要求整理人員對秘密文件、機密文件和絕密文件填寫密級文件登記表，并且對這些檔案的文件標題、案卷號、目錄號、全宗號等內容加以詳細登記，然后再由相關部門組織進行必要的鑒定，最后確定是否需要進行數字化。

4.4涉及人名的檔案數字化

通常涉及人名的檔案大體上可以劃分為兩類：（1）有關人事處分、獎勵以及任免等文件當中所涉及到的部分人員名單；（2）一個單位或者團體眾多人員的名冊和名單等。根據檔案內容重要性的程度、檔案利用率高低進行提供利用以及方便查詢，處理的措施主要包括：在目錄著錄項當中，請所應用軟件系統系統公司加入“人名索引”一項，對表彰獎勵、職稱評定、人事任免等所涉及到個人利益的資料和文件，要求數字化加工公司在文件標題錄入應當錄入的人員名稱，比如“題名”項字段已經錄滿，那么就應當在“人名索引”項加以補充，以便于保證所有人員的查準率和查全率切實達標，進而從根本上實現真正的有效利用。

4.5對案卷文件與檔案卷內目錄不符的處理

在我國事業單位的數字化進程當中，往往難以避免的會遇到案卷文件內容和檔案卷內目錄不符的狀況，究其根本原因可以發現，一方面是由于立檔單位工作大意，另一方面則是事業單位早期檔案條目著錄疏忽而導致的。如果在進行數字化時期沒有及時的修正此類錯誤，那么最終便無法達到數字化目的，并且也會逐漸失去檔案數字化管理的意義。因此，具體的處理措施是：借助于檔案數字化流程過程當中的整理環節來進一步修正和校對數字化檔案，對無目錄而有文件的應當對目錄進行補充，對無文件而有目錄或者檔案缺頁、缺失的狀況，數字化公司應當對檔案登記備查表進行如實的填寫，由保管部與管理中心相關人員加以認可和簽字，同時在掃描檔案原件時把備查表掃描于缺失內容的部位，以便于在對該卷檔案進行查閱時，能夠對不完整和缺失的情況做到一目了然，并且更好的體現出檔案信息的完整性。

數字化工作，不但要實現檔案內容的電子化，便于檔案的利用和查閱，而且還應當通過數字化更細致的完善及整理工作方法，呈現出更為完整、更為詳細的情況信息，這也是確保數字化工作不同全宗、不同時期檔案數字化工作以及檔案數字化工作前后統一的必要手段。

5.強化當前事業單位檔案數字化管理的有效舉措

5.1歸檔和文書處理過程數字化管理的實現

日常事業單位的一項基本性工作就是文書工作，文書工作質量的好壞及管理執行的優劣會對整體檔案的成果帶來直接的影響。因此，為了能夠更好的與當前事業單位工作的迫切需求相適應，我國的事業單位會無法避免的收到有待于處理的大量電子文件，比如文書文件的預處立卷的整理等等。除此之外，發文處理過程同樣也能夠借助于網絡加以進行，可以由擬稿人員把稿件輸入到計算機當中，再經過辦公室審核、簽發人簽發、辦公室修改、辦公室蓋章及分發以及信息中心歸檔，以此便能夠大大的節省實踐的時間，還能夠有效的將辦公作業人員的工作量和負荷強度減輕。

5.2開發適宜的數字化檔案應用硬件和軟件設施

事業單位要想促進數字化檔案管理進程的加快，進而促使檔案管理能夠切實的踏入組織管理效率化的重要運行軌道，那么就要求事業單位可以具備與單位自身管理和作業相適應的軟件設施和硬件設施，只有這樣才可以正確的引導數字化檔案的作業和辦公。比如內部局域網、各種通信子網、寬帶網、信息高速公路以及相配套的各種軟硬件設備，比如數據庫管理系統、操作系統的建設和應用，高性能服務器、大容量儲存設備、路由器、交換器的使用等等。

5.3制定科學有效的管理體系機制

事業單位應當針對數字化檔案管理工作的具體特點，制定和建立一個與自身單位辦公以及實際管理需求相適應的檔案管理機制，因此，這便需要事業單位可以全面的保證網絡檔案使用安全機制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機制等可以相互聯系，以此來實現一體化的檔案建設文檔。眾所周知，數字化檔案管理更為重視的是信息安全，只有真正的保證信息資源安全程度，才可以從根本上促進系統軟硬件功能的發揮，從而為辦公作業效率化的實現提供前提，最大限度的防止機密檔案的竊取或者丟失、數據的惡意篡改、系統非法訪問的入侵，實現真正的信息安全。

5.4加強檔案信息安全程度

必須保證事業單位重要文件數據和檔案信息的網絡使用安全，只有這樣才可以確保文件數據及檔案信息的使用價值免受破壞和影響，促使事業單位再次突破檔案數字化建設的進程。所以，檔案數字化模式下的檔案管理應當立足于實際，將后續防護墻的維護和訪問設置、殺毒軟件的安裝、電腦的殺毒和軟件的更新、重要數據及檔案的備份等諸多工作做好，以便于最大限度的避免因發生意外情況而發生無法挽回的被動局面。除此之外，還必須將檔案文件的保密工作做好，嚴格的要求可以例行數字化檔案的管理機制，其最終目的是保證檔案數字化建設可以切實的遵章辦事，盡可能的促進檔案信息安全保密程度的提高，進而將意外事件及人為破壞文件等不良情況的發生率減少的最小，全面的確保重要文獻、檔案以及系統的使用安全。

6.事業單位檔案數字化管理所面臨的挑戰

6.1檔案管理技術與安全問題方面的挑戰

6.1.1檔案管理技術是不斷發展、堅持不懈的重要技術

把檔案數字化管理技術加以集成和綜合應用是檔案數字化管理的一大特點。在建設事業單位的檔案管理信息化階段，應當積極的對電子檔案進行構建，還需要在集成和整合等方面狠下功夫。

6.1.2安全管理不可忽視

事業單位的檔案信息保密與安全有著較高的要求，有很多檔案信息是必須加以嚴格控制機使用的，因此事業單位應當不斷的加強檔案數字化的安全管理。通常事業單位可以采取的策略可劃分為技術保證與制度管理兩大方面，事業單位在今后的檔案數字化建設過程當中，應當及時的建立一套有效的管理制度體系，與此同時還應當由與之相應的技術策略來對檔案的數字化管理進行自動控制，以便于使檔案的安全管理更加的嚴密。

6.2數字化工作人員和建設資金投入的挑戰

人才問題與檔案數字化建設有著直接的關系，當前我國事業單位面臨著嚴峻的人才挑戰。事業單位的檔案數字化的建設是與新技術、新知識的普及密切相關的，因此，事業單位今后應當高度的重視各類相關人才的培養和引進。除了人才挑戰以外，我國事業單位也面臨著檔案數字化建設的建設資金投入問題，不可否認的是，事業單位的檔案數字化建設所必不可缺的物質基礎就是建設性資金，因此，事業單位要想促進檔案數字化建設的順利進行，那么就必須積極的拓展資金渠道，并且提高資金的利用率。

總而言之，在當今網絡時代的大背景下，我國事業單位應當切實的滿足新時期網絡信息時代的多樣化要求，不斷的加強檔案信息化和檔案數字化建設，只有這樣才能夠逐漸的將以往傳統的紙質管理檔案工作負荷擺脫，充分體現檔案的價值，提高檔案的功能，真正意義上促進信息的管理、采集的實現以及檔案信息服務職能的轉化，從而提高事業單位的數字化檔案管理水平。

【參考文獻】

［1］王璐穎,軻鑫.檔案數字化的質量和安全保密控制[J].檔案學研究,2011,(4).

篇4

信息經濟已成為當今社會經濟發展的新動力和新增長點，信息化成為各企業競爭的制高點。作為企業各個領域、各種生產和社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數字化發展，數字檔案將成為未來5-10年內新產生檔案的主體。面對這樣的形勢，如果缺乏完善的檔案館數字化解決方案，企業各領域的信息化發展必然也會受到制約。目前，要實現檔案館的數字化管理，我認為要加強以下三個方面的工作。

二、 首先是檔案數據庫的建立和維護。

檔案數據庫是檔案數字化管理系統的核心部分。檔案數據庫設計是檔案計算機處理系統設計的核心和基礎，其效能往往影響到整個系統的功能和效益。檔案數據庫的設計要經歷由現實世界經過概念世界向機器世界轉換的過程。它要解決的問題是：針對一個檔案工作應用領域，設計優化的數據庫邏

輯結構和物理結構，使之滿足用戶的信息管理要求和數據操作要求，有效地支持各種應用系統的開發和運行。數據庫設計的目標是為用戶和各種應用系統提供一個高效率的運行環境。數據庫的設計過程應考慮的約束條件有：計算機軟硬件環境、數據庫管理系統的能力、用戶的需求及系統對完整性、安全性的要求。計算機管理檔案的實質是用數據處理的方式管理檔案信息。檔案計算機管理要適應資源共享的需要建立綜合性網絡數據庫，應遵循多個原則，側重于檔案管理與生產、經營、管理、科技活動的銜接，實現數據管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現有館藏檔案的數字化，實現從檔案機讀目錄的管理到檔案原文信息的數字化管理。

三、 檔案數字化管理

在對館藏檔案資源進行分級鑒定、有序整理的基礎上，有計劃地分期分批把紙質檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進行數字化加工，使這些信息與現有檔案資源數據庫并網。在此筆者著重提及的是紙質檔案和照片檔案的數字化。二者數字化的原理和技術相同。紙質檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數字圖像技術，將紙質檔案文件以及照片、圖片、底片等通過輸入設備(數碼像機、掃描儀、數字攝像機等)所獲得的并以數字格式存儲的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對圖像進行各種技術處理，如對污損、殘缺圖像進行修復、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質量和現代化管理水平。對這些檔案進行數字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個完整的計算機數字圖像應用系統包括輸入、存儲、處理、輸出等主要環節。基于輸入設備的核心技術主要有光點轉換技術、色彩管理技術、色彩校正技術、動態色彩樣正技術、三色同步掃描技術；處理技術主要有色彩增強技術、增強圖形技術、位增強技術、圖像處理軟件；存儲與檢索技術主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術；輸出技術可采用不同方法和設備進行：屏幕顯示輸出、熱轉換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數碼擴印技術、膠片記錄儀等。一個理想的數字圖像系統，不應孤立地考慮某一個環節的處理方法和技術，而是要尋求整體綜合效果，系統的每一個環節都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數字化的設備的性能，決定了數字圖像的質量。

三、是電子文件的收集與歸檔。

1.電子檔案的特點：

（1）、虛擬性：電子檔案是在計算機中產生和處理，其信息形態是數字化的，在沒有與數據處理系統及硬件、軟件相結合時，它是無法顯示出來的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。

（2）、依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，離開計算機等設備電子檔案不可用。其對設備的依賴性體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。

（3）、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（4）、載體的多樣性。傳統的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現多樣性。

（5）、信息共享性，傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。

（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳___________輸、便于異地調閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實現異地遠程調閱，給人類、經濟、商務、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題如：（一）數據的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動性；（四）信息的易出錯性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護、利用等方面有其自身的特殊要求。

2.電子檔案的收集。

電子文件從文書轉化為檔案過程中，無需分類，組卷，因為在計算機上可以多角度進行分類、組合、檢索，可以盡情地表現文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系，因此無需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定的地址，從網絡歸檔、移交、在接收的過程中，需要必要的設備條件、技術條件和業務準備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉換設備，對接收檔案進行統一轉換以解決不同格式電子文件的識讀問題。

3.電子檔案的整理。

由于電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，可以根據不同的需要，利用自動化系統對電子文件進行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機關單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立了數據庫。對于脫機保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

4.電子檔案的鑒定。

電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定主要是對文件的內容及某些形式特征進行充分的技術分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現。技術鑒定包括可讀性鑒定，無病毒鑒定和介質鑒定等。電子檔案的鑒定程序為歸檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時，進行內容鑒定和技術鑒定，對未進入檔案室的電子文件在保管一定時期后再鑒定，以確定其是否需要繼續保存。

5.電子檔案的保護。

電子檔案的保護是電子檔案管理工作中的重點。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對磁性載體，推薦溫度為18℃，相對濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對溫度為45%-60%。（2）防止灰塵。灰塵可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等。灰塵是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。（3）防止外來磁場和機械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層發生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等，并避免強烈的機械震動。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應，使盤基老化、脆性增大、強度下降，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

6.電子檔案的利用。

篇5

近年來，房產市場不發展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現了房地產檔案的促進社會發展功能。隨著計算機網絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現檔案管理數字化，這也是檔案管理發展的必然方向。

1 現階段我國房地產檔案管理數字化的任務

1.1 形成數字化管理思維

我國住房制度改革日漸深化，房地產檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產檔案管理工作轉型，管理模式已經由封閉型轉管理模式轉變為開放型管理模式。在新形勢下，房地產檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變。基于此，要適應社會的發展，將數字化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成數字化管理思維。

1.2 明確各構建階段的內容與任務

數字化管理檔案館是房地產檔案管理發展的必然方向，體現在檔案管理的每一個管理環節當中。研究表明，房地產數字化檔案館的構建分成不同的發展階段：

（1）檔案館業務自動化管理階段，充分利用現代化信息技術實現各業務環節的自動化管理。

（2）館藏檔案的數字化發展階段，完善網絡，通過檔案館局域網和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現資料和信息的共享網，實現由紙質文檔向數字化信息數據的轉換與保存。

（3）數字房地產檔案館的網絡化建設階段會將各檔案館的聯網，全面數字化。

1.3 制定與長期堅持構建原則

實踐證明，改革與創新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產檔案管理數字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統籌規劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導向，應用促發展，明確構建目的、房地產檔案管理數字化的服務對，以及為什么要構建數字化檔案管理.

（3）整合資源，機制創新，注意現有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內容及創新，使管理數字化有效實現。

（4）防管結合，保障安全，構建數字化房地產檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。

2 我國房地產檔案管理數字化的策略

直管公房等保障房是我國房地產檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產檔案管理數字化的策略中的重點。

2.1 建立健全各項規章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。

2.2 加強檔案數字化工作

首先，數字化是現代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調查和搜集，對房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內容。最后，保證檔案資料內容清晰，排序也符合規定；數字化后，還應對信息質量進行檢查。

2.3 實行紙質檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數字化是檔案工作中的新內容、新發展，有許多問題需要解決：如數字化檔案中信息歸納問題、檔案的執行憑證問題、數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規范化問題，等等。因此，必須在相當時間內，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。

2.4 加強前期資料的收集

據我國相關法律規定，房產檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發揮憑證作用時出現證據無效和證據不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發現錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。

2.5 注重人才的培養

從直管公房等保障房檔案管理未來發展來看，只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現代化發展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業管理能力的復合型人才隊伍，實現直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經濟的發展，積極面對挑戰，解決問題。房產檔案數字化的實現減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺

為了支持直管公房等保障房檔案管理數字化的有效、高效，還應積極建設信息系統管理平臺，應做到以下幾點：

（1）以網絡全程監控，實行申請調查、審核登記、批準發放等保障房申購程序的全面監管。

（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。

（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。

（4）實行數據自定義管理，開通業務提醒，提倡業務流程查詢，時限控制系統。

（5）建立資源共享系統，加強與其他相關房產管理機構的溝通聯系。

參考文獻

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[2]玄藝.蘭論房產檔案室的數字化建設[J].中華教育周刊，2003（6）.

[3]黃禹康.關于房地產檔案館信息化建設的調查與思考[J].中國房地產，2004（04）.

作者簡介

篇6

信息技術的高速發展和推廣應用使信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一，與此同時信息技術的發展與廣泛應用使檔案數字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案管理部門應提高網絡信息社會條件下檔案信息管理的服務和創新意識，增強責任感和使命感，提高檔案管理者駕馭數字化檔案信息系統的技能，推進各級檔案管理工作數字化標準體系建設，實現檔案管理與科技、時代的同步發展。

一、數字化檔案管理的內涵

數字化檔案管理是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興檔案管理技術。它是一個建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的超大規模、分布式數字信息系統管理。

二、檔案管理數字化的必要性

1.檔案管理數字化是經濟社會信息交流的必然需求

隨著經濟社會發展，社會各階層對檔案信息的需求日益增長，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層、各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁，人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流的平臺，實現檔案館際之間的檔案信息資源共享。當前，數字化、電子網絡技術日新月異，在社會各界得到廣泛應用，實行數字化檔案管理的需求不僅現實而且迫切。因此，實現檔案管理數字化，是滿足經濟社會各階層對檔案信息資源需求的必由之路。

2.檔案管理數字化是實現政府信息公開的迫切要求

《中華人民共和國信息公開條例》對檔案信息開放提出了新的挑戰，如何保障政府信息公開的順利實施是各級檔案館面臨的現實挑戰，同時也是一種發展機遇。基于檔案館在保存政府公開信息方面具有的責任和優勢，檔案信息管理無疑應該對政府信息建立完整的數據庫，為社會各界對政府公開信息資源的需求提供便捷有效地檢索、查詢和服務。實行檔案管理數字化可以促成檔案數字信息庫與政府網站的對接，大大方便社會各界對政府公開信息的查詢需求。

3.檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段

當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐，瞄準社會對檔案信息資源的需求加快創新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統檔案管理止步不前，守著“金山”找飯吃，無疑是不現實的。因此，檔案工作只能堅持與時俱進。積極改善檔案管理工作，加快服務創新，最大限度地發揮檔案信息的增值作用，服務社會需求是各級檔案管理部門的必然選擇。數字化檔案管理作為檔案管理現代化的重要手段，使計算機通訊技術、網絡數字技術以及多媒體技術等現代科技在檔案管理中得到廣泛應用，必將促進檔案信息管理的巨大變革，也必然會促進實現檔案管理現代化，滿足社會各種對檔案信息資源的需求，提升和發揮檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

三、數字化檔案管理的優點

1.節省存儲空間，信息管理數字化

利用計算機的存儲空間，可以將紙質檔案以數字形式存儲在計算機內部，這就可以避免大量的紙質檔案資料的堆積，轉化成數字形式存儲于計算機內的檔案信息，不會因為長時間存放及翻閱而損壞或丟失。同時采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。

2.提高檔案信息利用率，實現資源共享

檔案信息數字化后，可使檔案信息順利地與最新技術接軌，充分利用和發揮現有計算機及網絡的功能，將檔案信息成果通過網絡發送給各級領導及各個部門，可以提高檔案信息的利用率。同時通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，實現檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。

3.縮短檔案查找時間，實現信息管理智能化

檔案信息數字化后，能迅速的通過相關字段查找所需的檔案信息材料，大大縮短檔案的查找時間。可以使利用者運用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。

4.節約成本，提高工作效率

實施檔案信息數字化后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率，從而節省大量的人力、物力和財力資源。

5.縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。

手工檔案信息加工通過選題、選材、編輯、出版這一流程來實現，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時間長，造成信息過時，導致檔案信息的應用價值受到嚴重影響。檔案信息數字化。可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時效性。

結束語：

隨著社會發展水平和科學技術的進步，檔案越來越引起人們的重視，近年來我國已在各個省市陸續啟動了中國數字化檔案館工程，一個覆蓋全國、功能強大、方便快捷的數字化檔案管理網絡正悄然形成。我們完全有理由相信，在科學發展觀的理論指引下，我國的數字化檔案管理一定可以不斷地取得成功。

參考文獻：

[1]張予軍.芻議數字化檔案管理[J].蘭臺世界，2011(8)

篇7

檔案管理數字化是經濟社會信息交流的必然需求。隨著經濟社會的發展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段，當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現實的。因此檔案工作只能堅持與時俱進。

由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確的查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統管理，必須歸檔后才能查找，而通過網絡計算機管理的數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數字化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。

數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，數字化檔案的管理，研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務智能轉變。今后隨著計算機，網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。

各國檔案館都在尋求相適應的現代化檔案運作模式以增強自己在網絡社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經完成檔案業務管理自動化建設，未來的重點應該是檔案的數字化和網絡化建設。

檔案數字化系統分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化閱讀系統三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節點都應到達一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力，部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成是不現實的，不可能齊步走。

日常業務管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業務，這些有些部分已經形成數字化管理，但是還有一些依然用傳統的紙質記錄。為了實現數字化檔案管理就要一步一步盡量利用計算機進行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業務管理工作的體系，依照體系將常用日常業務綜合起來，保證信息化數字化處理的時候能做到安全、準確、無誤。

檔案的數字化采集系統指的是檔案在收集的時候把紙質文件轉換成數字信息存儲在電腦中進行保管，轉化的途徑有專業的掃描儀，數碼相機，攝錄機等數字設備。實質是檔案信息的數字化，它是指將檔案信息內容轉換為計算機所能識別的數字代碼的過程。檔案數字化通常包括檔案數字化輸入；檔案數字化轉換；數字化檔案接收。將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供檔案信息為社會服務。

數字化閱讀指的是，將數字化保存的文件提取，進行閱讀。最重要的就是通過網絡進行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實現了檔案數字化信息化的建設。

檔案網絡化是充分利用現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享。檔案網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態，它是檔案信息化的重要標志。現代網絡技術的快速發展，已經形成了融開放式與互動式于一體的信息網絡環境。在此環境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統時空的局限，在空問上實現異地歸檔、查詢，在時間上真正實現全天候服務。

數字化檔案管理的好處：

1、提高整個部門的工作效率

實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

2、提高整個部門的技術水平

企業的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現檔案工作的信息化，才能和礦業公司的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。

3、有效的進行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

4、有效的為科研服務

檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。

5、有效的為決策服務

科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投入大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發的，是領導決策的具體體現。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。

6、部門職能變保管為服務

檔案管理信息化以后，公司的無形資產（企業檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和設計部門提供優質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。

檔案數字化技術是為了順應新時代新發展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑，同時其也是目前檔案事業機構應值得推廣的一項先進技術。另外為了使信息數字化檔案的使用價值更為高效，相關檔案管理機構應該積極學習計算機信息應用的先進技術，從而使檔案資料的使用價值能更好的為社會服務。

篇8

數字化檔案管理不僅通過采用先進的數字化儲存技術對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網絡相互聯通的方式構建了一個高速、及時，準確系統的數字化檔案管理系統。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數字化檔案管理的內涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。

二、數字化檔案管理的特點

（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。

檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。

參考文獻

[1]姜亮，張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

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數字化檔案管理是檔案館建設在信息時代的必然要求，是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，是信息化建設綜合實力的體現。在具體實施過程中，對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新的檔案管理必然以數字化檔案管理的方式存在。

二、數字化檔案管理的重要性

當前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數字檔案信息。檔案信息數字化隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展，產生的一種新型的檔案信息形態。采用數字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。

（一）數字化檔案管理的優勢。數字化檔案管理把傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，從而節約了保管費用，節省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反復印制資料所造成的紙張和人員的浪費。數字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。

（二）數字化檔案管理的作用。在數字化檔案管理中，計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域廣泛使用，促進了檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，實現了檔案信息資源的有效利用和共享，發揮了檔案信息的增值作用，進一步發揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

（三）數字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經常外借翻閱而產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經過數字化加工，各職能部門都能通過檔案管理系統查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護檔案實體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現資源共享。

三、實現數字化檔案管理的新思路

（一）進一步提高檔案管理人員的素質。隨著檔案信息數字化的發展，檔案信息分析也成為一項非常重要的工作，這就要求檔案管理隊伍素質也隨之提高。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的培訓、教育，堅持用新思路、新體制、新機制、新方式，堅持以人為本，全面提高素質教育。加快檔案數字化建設，在短時間內培養一批高素質、高技能的現代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統檔案管理知識，掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能，熟練運用現代化技術手段來管理檔案，不斷推進網絡信息共享，早日實現數字化檔案室。

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房產檔案極具實用價值和保存價值，不僅直接關系到百姓的安居樂業，而且與國民經濟發展和社會穩定息息相關，在信息時代下，房產檔案管理必須與時俱進，順應潮流，加快數字化建設進程，以此提高房產檔案安全性，滿足社會服務需求。但我國房產檔案數字化管理起步較晚，與發達國家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產檔案數字化管理建設進程，提升房產檔案服務水平。

一、國內外房產檔案數字化管理的發展形勢

1.國外房產檔案數字化管理發展形勢

通訊技術和計算機技術的有效融合，促使世界檔案管理朝著網絡化、數字化方向發展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項基礎性文件綱要為房產檔案數字化管理建設提供了依據，并借助nail實現了房產檔案信息的網上查詢、檢索和利用，同時利用完善的管理制度和技術優勢使房產檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統功能需求》、《元數據標準》、《鑒定和保護指南》等規定切實為房產檔案數字化管理提供了制定標準，并輔以合理規劃和技術支持，促使房產檔案管理事業健康發展。總之，國外房產檔案數字化管理發展形勢良好，值得我們學習和借鑒。

2.國內房產檔案數字化管理發展形勢

相比之下，我國房產檔案數字化管理由于缺乏先進的理論指導和相關經驗，發展形勢不容樂觀，雖然部分地區取得了較大進展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產檔案數字化管理標準的構建，此外還有不同程度的問題，如數字化管理意識不高、缺乏合理規劃、基礎設施建設不到位、房產檔案信息不完整、管理人員素質不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴重制約著我國房產檔案數字化管理的建設進程，因此我們必須吸收和借鑒先進理念和經驗，立足國情，解決現實問題，促進房產檔案數字化管理健康發展。

二、提高我國房產檔案數字化管理水平的策略探討

1.強化數字化管理意識，合理規劃數字化建設

實現房產檔案數字化管理是房產檔案管理發展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產行政管理部門應立足于工作要求、社會需求和時展趨勢，提高對檔案數字化管理的認知，正確認識其價值和意義，為后續房產檔案數字化管理建設奠定思想基礎。在規劃階段，應綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產檔案，然后對其發展作出合理規劃，值得注意的是既應高瞻遠矚構建長遠規劃，又要立足當下完善近期計劃，如針對新增檔案，應在不影響登記發證等日常工作的前提下，可在發證后和實物歸檔前期間實施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數字化檔案庫的利用價值，可首先對當前有效、利用率高的房產資料進行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

2.規范檔案信息，完善數字化管理標準

規范房產檔案信息是實現數字化管理的基礎，因此在建立檔案信息時，應保證信息的真實性、連續性和完整性，具體應涉及產權來源、姓名、身份證、房產類型、證號和面積、使用期限、界定位置圖、產權變更的時間、形式、證明等各項房產信息，而且字跡要清晰，排序應規范，圖像、數據等準確無誤，以此保證房產權屬真實、可靠、合法。我國房產檔案數字化管理建設的當務之急就是建立一套針對房產檔案數字化管理的標準和規范，其標準應基于利用價值、安全保密等因素進行設置，如明確數字化管理的對象；就紙質、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲格式和類型、分辨率等予以統一規定，特別是要明確、詳細劃分數據庫的建立標準；針對整理卷宗、目錄建庫、掃描數據、處理數據、篩選分類、存儲信息、檢索和利用信息等流程和操作標準加以規范；網絡設置、系統安全設置等都應予以明確，以此指導各地房產數字化建設有序開展，優化資源配置，提高房產檔案管理績效。

3.加強基礎設施建設，為數字化管理提供基

保障

房產行政管理部門應綜合考慮實際需求和自身實力，強化基礎設施建設，為數字化管理提供物質保障。應以《電子信息系統機房建設規范》為依據，配備標準機房，并保證機房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關要求；配備必要的信息采集設備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎設備時，應兼顧其實用性和可擴展性，要立足于日常工作量、信息管理系統、房地產業發展趨勢等進行設備采購，在選用系統軟件時，應注意系統的兼容性、接口的規范性、資源的共享性以及數據的安全性，盡量對其加以規范和統一，并根據實際需要對硬件設備和系統軟件進行升級換代，實現資源共享，從而為提高數字化管理利用價值打下堅實基礎。

4.提高管理人員綜合素質，加強信息安全保護

一方面房產行政管理部門應加強對房產檔案數字化管理人員的教育和培訓，提高其職業素質，尤其是保密意識，嚴禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴于律己，忠于職守；提高其業務水準，督促其及時更新理論內容，熟悉房產電子檔案的特征和管理規范，掌握更多的現代管理技能和計算機技術，激發其創新潛力。同時還應完善管理制度，包括培訓、考核、獎懲等制度，以此約束和激勵員工做好本職工作。另一方面應制定嚴格的安全體系，明確工作細節，如分離工作與休息區，嚴禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實行責任到人制；根據檔案的機密程度劃分等級和分類存檔，并設置訪問和使用權限等，針對機密性較強的信息，應利用技術手段檢測其有無潛在威脅；應充分利用防火墻、安全軟件、自主設計等保證系統安全運行；此外管理人員還應加強監督和檢查力度保證房產檔案安全、完整。

結束語：

總之，數字化管理必然是房產檔案事業發展的主流，我們只有把握機遇，敢于挑戰，著力構建房產檔案數字化管理規范，為其提供完善的基礎保障，方能實現數字化管理的科學化、標準化，從而推動房產檔案管理事業穩健發展。

參考文獻：

[1] 李明菊.淺談房產檔案的數字化管理和應用[j].科技視界，2012（07）.