檔案管理規(guī)則模板(10篇)

導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案管理規(guī)則，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國(guó)檔案歸檔已經(jīng)慢慢地實(shí)現(xiàn)了通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行控制的目錄管理以及全文管理，同時(shí)，電子檔案歸檔也逐步向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。然而，對(duì)于歸檔管理而言，其模式卻并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)同步的發(fā)展。管理中對(duì)歸檔部門(mén)業(yè)務(wù)引導(dǎo)方法效果不佳，沒(méi)有管理好兼職檔案人員，對(duì)于歸檔文件的質(zhì)量管理工作執(zhí)行不到位。其次，檔案信息資源管理系統(tǒng)運(yùn)作效率低。企業(yè)或者部門(mén)的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統(tǒng)的直接使用者，對(duì)于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統(tǒng)的運(yùn)作模式，明白業(yè)務(wù)規(guī)則制定以及管理的方法。但是，由于業(yè)務(wù)規(guī)則存在形式是代碼，而代碼在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中不集中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)靈活性和友好性都較差，所以規(guī)則的修改和調(diào)整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術(shù)人員，然后再由技術(shù)人員對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行修改，這就導(dǎo)致了業(yè)務(wù)規(guī)則調(diào)整的時(shí)間變長(zhǎng)，管理系統(tǒng)的運(yùn)作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用較高。很多人認(rèn)為信息系統(tǒng)上線運(yùn)作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開(kāi)始，在后面還有更多的工作等著完成。系統(tǒng)的維護(hù)、軟件的升級(jí)、數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)放等等，這些后續(xù)的工作導(dǎo)致了檔案信息資源管理系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用昂貴。然而，檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)于系統(tǒng)的維護(hù)工作不懂，必須有專業(yè)的技術(shù)人員或者公司進(jìn)行，這勢(shì)必會(huì)造成維護(hù)費(fèi)用的提升。最后，檔案信息資源管理系統(tǒng)壽命過(guò)短。許多檔案部門(mén)為了省事直接把檔案信息資源管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作交給外包公司來(lái)完成，然而最終能夠成功開(kāi)發(fā)出合適系統(tǒng)的并不多。因?yàn)槲覈?guó)的檔案事業(yè)發(fā)展比較迅速，管理規(guī)則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門(mén)種類不同、級(jí)別不同，則業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)也不相同。業(yè)務(wù)規(guī)則經(jīng)常發(fā)生變化，而規(guī)則每變動(dòng)一次就要對(duì)軟件進(jìn)行一次修改，經(jīng)常有系統(tǒng)剛要交付就有出現(xiàn)需要修改規(guī)則的要求。

二、業(yè)務(wù)規(guī)則管理及其系統(tǒng)原理

業(yè)務(wù)規(guī)則是描述信息，它主要功能是對(duì)業(yè)務(wù)邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)證，影響并控制業(yè)務(wù)邏輯。業(yè)務(wù)邏輯的處理方式正是受到了業(yè)務(wù)規(guī)則管理而發(fā)生改變，業(yè)務(wù)行為采用結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)表示。業(yè)務(wù)規(guī)則與程序之間相互獨(dú)立。所以在編寫(xiě)程序時(shí)，可使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，對(duì)業(yè)務(wù)人員開(kāi)放業(yè)務(wù)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)規(guī)則系統(tǒng)屬于工具和機(jī)制的綜合，包括了多個(gè)組成部分。規(guī)則集成開(kāi)發(fā)環(huán)境、規(guī)則語(yǔ)言框架、規(guī)則管理工具、訪問(wèn)控制、規(guī)則庫(kù)、規(guī)則引擎等。規(guī)則集成開(kāi)發(fā)系統(tǒng)主要是對(duì)規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。規(guī)則語(yǔ)言框架根據(jù)面對(duì)的對(duì)象不同，存在方式不同，有程序設(shè)計(jì)形式、數(shù)據(jù)庫(kù)處理語(yǔ)言形式以及業(yè)務(wù)規(guī)則語(yǔ)言形式三種存在形式。規(guī)則管理工具面向更加多樣化的對(duì)象，向他們提供入口，方便他們對(duì)規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。訪問(wèn)控制主要是設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，保證規(guī)則數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。應(yīng)用程序主要把對(duì)象和數(shù)據(jù)交給規(guī)則引擎，規(guī)則引擎調(diào)用對(duì)應(yīng)的規(guī)則，發(fā)生動(dòng)作。總的來(lái)講，業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的功能包括了管理規(guī)則、部署規(guī)則、分析規(guī)則、定制規(guī)則和設(shè)計(jì)規(guī)則，這些功能共同提高了業(yè)務(wù)規(guī)則管理的水平。

三、業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用

篇2

當(dāng)前AMIS基本上是對(duì)已有檔案信息的管理、利用、編研等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，而對(duì)檔案界反映比較強(qiáng)烈的“采全率低、采準(zhǔn)率低、及時(shí)性差(即檔案收集不齊、質(zhì)量不高、期限不準(zhǔn)、歸檔滯后等)”等問(wèn)題無(wú)法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對(duì)不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。

目前，在檔案整理的過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的人工干預(yù)或檢查，才能達(dá)到理想的整理效果，也就是說(shuō)一個(gè)單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個(gè)高素質(zhì)的檔案人員，做到仔細(xì)、認(rèn)真，并且必須非常了解單位的業(yè)務(wù)運(yùn)作。

二、應(yīng)用業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)的解決之道

針對(duì)國(guó)內(nèi)檔案管理現(xiàn)狀，廣東萬(wàn)維博通信息技術(shù)有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(tǒng)(AMIs)產(chǎn)品基礎(chǔ)上，引入人工智能技術(shù)，研發(fā)了一套“基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理平臺(tái)”，該平臺(tái)除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點(diǎn)研究了基于信息資源規(guī)劃，依托業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)的檔案信息資源收集管理體系：通過(guò)信息資源規(guī)劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(Archives Business Rules Database，簡(jiǎn)稱ABR)，同時(shí)也將檔案主管部門(mén)與指導(dǎo)部門(mén)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等也整理到ABR，通過(guò)強(qiáng)大的推理引擎(RM)，對(duì)已有的檔案信息數(shù)據(jù)(AID)進(jìn)行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，以幫助立檔單位達(dá)到“檔案收集齊、保管期限設(shè)置準(zhǔn)、檔案著錄規(guī)范”的目標(biāo)，同時(shí)也為檔案管理部門(mén)建立起智能化的網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)、績(jī)效評(píng)估系統(tǒng)和上崗人員自學(xué)習(xí)系統(tǒng)等。也可通過(guò)基于檔案知識(shí)規(guī)則庫(kù)(ABR)和推理引擎(RM)構(gòu)建的檔案信息雷達(dá)自動(dòng)從相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集檔案信息資源。基本實(shí)現(xiàn)以下功能：

1)采用人工智能技術(shù)，建立檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)，利用規(guī)則引擎，貫穿整個(gè)檔案軌跡的全過(guò)程，控制檔案收集、整理的質(zhì)量與數(shù)量；

2)構(gòu)建檔案信息雷達(dá)，利用檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)自動(dòng)收集立檔單位的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：

3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實(shí)體正式移交前進(jìn)行相應(yīng)的非現(xiàn)場(chǎng)預(yù)檢查，保證檔案接收質(zhì)量并減少后續(xù)的著錄量與數(shù)字化加工量：

4)建立新型的檔案監(jiān)督指導(dǎo)管理體系與績(jī)效考核體系，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程考核。

5)建立新型的檔案自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，提供檔案上崗人員接受培訓(xùn)的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識(shí)的快捷方法等。

三、主要研究?jī)?nèi)容

1、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)的建立與管理

與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，稱為業(yè)務(wù)規(guī)則(Business Rules，簡(jiǎn)稱BR)，特別是檔案管理部門(mén)制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。

每個(gè)立檔單位都有不同的規(guī)則，每個(gè)資深的檔案從業(yè)人員都有不同的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在檔案指導(dǎo)的過(guò)程中可能也會(huì)定期加入相關(guān)規(guī)則，規(guī)則在不斷地更新。檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)分為三類，是將檔案各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)分門(mén)別類融合。

1)針對(duì)外部的業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)：以《檔案法》為主的相關(guān)法律、法規(guī)和制度等；

2)針對(duì)結(jié)構(gòu)化的內(nèi)部規(guī)則庫(kù)：對(duì)綜合檔案以立檔單位為基礎(chǔ)的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對(duì)工程檔案以工程性質(zhì)為基礎(chǔ)的《建設(shè)工程峻工檔案歸檔范圍》：

3)針對(duì)非正式的內(nèi)部規(guī)則庫(kù)：檔案指導(dǎo)長(zhǎng)期實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，單位經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案從業(yè)人員的知識(shí)總結(jié)等。

2、檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)在檔案軌跡的各個(gè)環(huán)節(jié)的用處

通過(guò)完善的業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)(BRMS)將相關(guān)的檔案規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)。

BRMS是系統(tǒng)服務(wù)堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(kù)(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)建設(shè)完成后，在檔案軌跡的各個(gè)環(huán)節(jié)可以開(kāi)始發(fā)揮作用。

可對(duì)各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項(xiàng)目、案卷、卷內(nèi)等)自動(dòng)分析，提高決策水平，推理得出相關(guān)結(jié)論：

檔案著錄是否規(guī)范?

檔案收集范圍是否齊全?

保管期限定義是否準(zhǔn)確?如數(shù)據(jù)符合要求，可以搬檔案實(shí)體過(guò)來(lái)或下去檢查等，并衍生出相應(yīng)的人工智能子系統(tǒng)：

1)檔案接收即時(shí)檢查系統(tǒng)

接收檔案范圍確定后，系統(tǒng)可即時(shí)根據(jù)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過(guò)知識(shí)規(guī)則推理引擎(RM)，對(duì)錄入或?qū)氲臋n案信息進(jìn)行檢查，系統(tǒng)自動(dòng)提出整改意見(jiàn)或驗(yàn)收意見(jiàn)。

2)檔案著錄規(guī)范檢查系統(tǒng)

根據(jù)已存在的檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)對(duì)責(zé)任者、題名、保管期限等自動(dòng)進(jìn)行檢查。

3)網(wǎng)上監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)

檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術(shù)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)(ABR)，自動(dòng)監(jiān)督各立檔單位的檔案整理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題自動(dòng)提醒，并及時(shí)反饋，信息轉(zhuǎn)入Workflow，檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員根據(jù)實(shí)際情況作出處理。

它利用人工智能的原理，借助計(jì)算機(jī)模擬人類的思維過(guò)程，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與推理，作出相應(yīng)的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門(mén)進(jìn)行進(jìn)一步的重點(diǎn)檢查與監(jiān)督指導(dǎo)。其目的就在于：提高監(jiān)督指導(dǎo)效率，降低監(jiān)督指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而保證檔案收集入庫(kù)的質(zhì)量。

4)立檔單位績(jī)效評(píng)估系統(tǒng)

篇3

中圖分類號(hào)：D9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2851（2012）-03-0201-01

一、檔案法規(guī)的立法本意

《檔案法》明確指出“檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)制，社會(huì)組織的及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字，圖聲像等不同形式的歷史記錄”。并且具體規(guī)定了“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位都有保護(hù)檔案的法定義務(wù)”，同時(shí)規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃”，具體表明了檔案事業(yè)應(yīng)當(dāng)在各級(jí)人民政府的直接領(lǐng)導(dǎo)下展開(kāi)檔案收集，整理工作的重要意義和作用，同時(shí)規(guī)定了“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整和安全，便于社會(huì)各方面的利用”的工作體制和崇高的工作目標(biāo)。

二、檔案管理的法律界定

《檔案法》第十條：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有，國(guó)家規(guī)定的不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。這一規(guī)定不僅對(duì)檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作人員對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔或者不得歸檔的材料做出嚴(yán)格的規(guī)定，也對(duì)立卷歸檔的材料如何定期歸檔，集中管理做出了明確的時(shí)間限制。本法的第十一條，第十二條規(guī)定了“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，“博物館、圖書(shū)館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書(shū)資料同時(shí)是檔案的可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，有上述單位自行管理”，上項(xiàng)規(guī)定明確了持有須歸檔由檔案管理機(jī)構(gòu)保存的檔案，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)負(fù)有定期移交檔案的法定義務(wù)，同時(shí)對(duì)現(xiàn)存于檔案機(jī)構(gòu)之外的具有檔案屬性的文物、圖書(shū)資料由各單位執(zhí)行管理的具體方法以及與檔案管理機(jī)構(gòu)必須在利用上形成有效地互相協(xié)作，以保證文獻(xiàn)資料的公益性利用。《檔案法》的第十五條至第十八條具體規(guī)定了“檔案保存價(jià)值，保存期限的標(biāo)準(zhǔn)以及檔案銷毀的程序和辦法，由行政管理部門(mén)制定”，禁止擅自銷毀檔案的規(guī)定，確保了檔案的保存價(jià)值和有價(jià)值檔案的安全。對(duì)檔案的安全保管和檔案的有序轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)讓、出賣、復(fù)制、保管都做出了相關(guān)規(guī)定。對(duì)于立卷歸檔的材料和屬于國(guó)家所有的檔案《檔案法》以第十八條做出了“禁止攜運(yùn)出境”的禁止性規(guī)定。

三、對(duì)《檔案法實(shí)施辦法》的解讀

《檔案法實(shí)施辦法》的頒布施行，加強(qiáng)了人們對(duì)《檔案法》各條規(guī)定的理解，國(guó)家行政機(jī)關(guān)依據(jù)國(guó)家立法機(jī)構(gòu)依法公布實(shí)施的《檔案法》，在充分尊重立法本意和保留各條原意的相對(duì)獨(dú)立性和連貫性的前提下，以實(shí)施辦法或?qū)嵤┘?xì)則的方式對(duì)《檔案法》的施行進(jìn)行了有權(quán)解釋。從而使《檔案法》的執(zhí)行更具可行性和操作性。對(duì)《實(shí)施辦法》的理解，貴在工作的實(shí)施和踐行，《檔案法》和《實(shí)施辦法》是內(nèi)涵與外延之間的緊密邏輯關(guān)系，各條款之間絕不可能出現(xiàn)和發(fā)生原則上的沖突和語(yǔ)義上的重復(fù)，它們之間的區(qū)分僅在于前者是法律，后者是法規(guī)，都是必須切實(shí)貫徹一體遵照?qǐng)?zhí)行的規(guī)則，任何人不得隨意解釋和曲解，更不允許對(duì)嚴(yán)肅的法律法規(guī)產(chǎn)生不應(yīng)有的歧義。

篇4

一、檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

1．對(duì)企事業(yè)單位的重要性。檔案管理工作是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，檔案資料的收集、歸檔以及檔案的數(shù)字化管理都成為單位進(jìn)行檔案管理規(guī)范化建設(shè)的具體實(shí)施步驟。規(guī)范化的檔案管理工作給單位的信息收集做出了巨大貢獻(xiàn)，重要的科研資料、關(guān)鍵的經(jīng)營(yíng)策略大部分都出自于檔案資料之中，檔案資料成為企事業(yè)單位發(fā)展、建設(shè)的無(wú)形資產(chǎn)。

2．是企事業(yè)單位的信息來(lái)源。在信息時(shí)代的帶動(dòng)下，檔案管理工作逐步受到社會(huì)各界的重視。檔案作為一項(xiàng)重要的信息資源，在無(wú)形中給予企事業(yè)單位各種決策依據(jù)。檔案的規(guī)范化建設(shè)才能最大化的發(fā)揮檔案的重要作用。檔案管理過(guò)程中，資料收集、整理以及歸檔等工作都為日后檔案資料的查找提供了便利，檔案管理規(guī)范化建設(shè)成為企事業(yè)單位信息來(lái)源的動(dòng)力。

二、檔案管理規(guī)范化建設(shè)存在的問(wèn)題

1．檔案管理觀念落后。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以手工管理檔案為主，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理處于抵觸的狀態(tài)之中。檔案管理工作沒(méi)有引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到檔案發(fā)揮的重要作用，對(duì)于檔案的收集整理工作都處于消極的狀態(tài)，落后的觀念意識(shí)嚴(yán)重地影響到了檔案管理工作，對(duì)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生了十分消極的作用。

2．檔案管理人員素質(zhì)低下。我國(guó)的檔案管理人員多數(shù)不具備專業(yè)的素質(zhì)，單位對(duì)于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致對(duì)于檔案管理人員的安排十分松散。檔案管理工作對(duì)于專業(yè)素質(zhì)的要求十分高，需要檔案管理人員具有一定的責(zé)任心，要保持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心的工作態(tài)度。但是，我國(guó)的檔案管理工作十分艱辛，普遍薪資待遇不高，不能留住科班出身的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)人員不斷流失，檔案管理規(guī)范化建設(shè)難以進(jìn)一步發(fā)展。

3．檔案管理體系不完善。首先，我國(guó)的檔案管理制度不健全。檔案管理各項(xiàng)工作沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)章制度作為約束，大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理工作成為一種自發(fā)行為，檔案管理工作缺乏時(shí)效性、規(guī)范性，檔案帶來(lái)的信息資源不能得到很好的利用，從而使檔案管理工作失去了實(shí)際的意義。其次，我國(guó)的檔案管理體系落后。我國(guó)的檔案管理工作起步晚，受到經(jīng)濟(jì)、文化的制約，檔案管理工作仍然滯留在改革開(kāi)放初期。缺乏專業(yè)的管理人才，檔案管理的觀念意識(shí)十分落后，檔案管理體系落后。

三、檔案管理規(guī)范化建設(shè)對(duì)策

1．提高檔案管理人員素質(zhì)。首先，要培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，豐富檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高其業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作具有時(shí)代性，需要檔案管理人員不斷提高自身的素質(zhì)，從而進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，以更好地完成檔案管理工作。其次，提高檔案管理人員的道德水平。檔案管理工作因其自身的特點(diǎn)十分的枯燥乏味，需要檔案管理人員具備良好的道德素質(zhì)，樹(shù)立崇高的職業(yè)道德，在工作中樹(shù)立責(zé)任心，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案管理的每一項(xiàng)工作。

2．完善檔案管理規(guī)范。完善檔案管理規(guī)范，有效提高檔案管理規(guī)范化建設(shè)的效率。首先，建立檔案管理規(guī)則。檔案管理工作應(yīng)該建立相應(yīng)的管理規(guī)則，完善的規(guī)則有效地提高了檔案管理的工作效率，增加檔案管理的有序性。采取合理有效的檔案管理方式，利用最小的人力、物力、財(cái)力將檔案室管理得井井有條，節(jié)約檔案管理時(shí)間的同時(shí)提高檔案管理工作的效率。其次，完善檔案管理人員交接工作規(guī)定。檔案管理人員在離職后檔案的交接工作十分重要，事業(yè)單位由于檔案交接沒(méi)有完整的規(guī)章制度，造成工作的交接不完善、不徹底，許多具有十分重要價(jià)值的檔案嚴(yán)重地?fù)p壞，不能很好地利用，會(huì)造成嚴(yán)重的損失。這就需要檔案管理人員在離職時(shí)做好全面的交接工作，建立完善的交接工作規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)章制度交接工作，減少交接帶來(lái)的檔案管理問(wèn)題。

3．實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。信息化時(shí)代的到來(lái)，要求檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，檔案管理的信息化更加有利于檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。首先，投入大量的資金，加強(qiáng)檔案室的硬件設(shè)備建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理的設(shè)備和程序。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，掌握檔案信息化管理工作，完善檔案室的信息化建設(shè)。其次，完善檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變。檔案管理通過(guò)實(shí)現(xiàn)信息化，進(jìn)一步完善規(guī)范化，需要檔案管理工作不斷從傳統(tǒng)的管理方式向信息化轉(zhuǎn)變。改變從前的紙質(zhì)檔案管理，利用先進(jìn)的信息管理設(shè)備，節(jié)約檔案管理的費(fèi)用，提高檔案管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

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前言：

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對(duì)于每一個(gè)單位來(lái)講都十分重要的。尤其是事業(yè)單位，作為我國(guó)的行政執(zhí)法部門(mén)，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，具有尤為重要的保存價(jià)值。因此，如何做好事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，早已成為時(shí)下每一個(gè)事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問(wèn)題。以下筆者就事業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策進(jìn)行粗淺的探討，以期為事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)提供有益建議。

1. 事業(yè)單位在檔案信息化管理中存在的主要問(wèn)題

1.1 缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

目前在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過(guò)正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)，以至于在檔案信息化建設(shè)的工作中，往往存在人為的工作誤差，無(wú)法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業(yè)單位并沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無(wú)法順利進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也造成許多檔案人員在工作過(guò)程中敷衍了事，缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任心與耐心，去完善檔案信息化建設(shè)，發(fā)掘檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題。

1.2在檔案信息化建設(shè)中缺乏完善的離職交接制度

現(xiàn)今社會(huì)，很少有人會(huì)在一個(gè)崗位上一直持續(xù)下去直至退休。尤其是事業(yè)單位，其人員換屆更是有著必然性。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門(mén)的首要問(wèn)題。尤其是突發(fā)性離職交接，例如：檔案管理人員離職、出過(guò)深造、生病等突發(fā)性事件，都對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了極大的影響。同時(shí)，由于目前絕大多數(shù)的檔案管理部門(mén)，缺乏完善的交接手續(xù)，以至于檔案管理人員在進(jìn)行離職工作交接時(shí)，無(wú)法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業(yè)單位造成了極大損失。

1.3事業(yè)單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好檔案信息是檔案管理工作的一個(gè)重要步驟，雖然現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)越來(lái)越破普及，但是多數(shù)機(jī)密、重要的檔案信息，事業(yè)單位還應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行管理備案。然而目前，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)后，針對(duì)機(jī)密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案管理制度不配套。以至于，許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無(wú)法發(fā)揮檔案信息的最大利用價(jià)值，極大的遏制了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.4事業(yè)單位缺少高科技管理和保護(hù)檔案的意識(shí)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位原有的檔案管理方式和管理設(shè)備，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)展。然而目前我國(guó)絕大多數(shù)的事業(yè)單位，還是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題的嚴(yán)重性。以至于在日常管理中，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息管理，無(wú)法及時(shí)的更新，或者是更新速度緩慢。同時(shí)，也沒(méi)有根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，工作的實(shí)際需求，引進(jìn)高科技設(shè)備進(jìn)行檔案的管理與修復(fù)，對(duì)檔案的信息的保護(hù)意識(shí)仍很薄弱。

2. 完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)解決對(duì)策

2.1強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。因此，為了進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘尤為重要。首先，事業(yè)單位應(yīng)該定期安排現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)技能知識(shí)，并使其認(rèn)識(shí)到此工作的重要性，樹(shù)立正確的工作態(tài)度；其次，對(duì)外公開(kāi)招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進(jìn)新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識(shí)，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。

2.2 做好事業(yè)單位檔案管理人員的離職交接工作

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴(yán)格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：當(dāng)一個(gè)事業(yè)單位的工作人員因?yàn)橐恍┰蛐枰x開(kāi)崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯(lián)系方式，方便原單位在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)聯(lián)系。同時(shí)，最好交接工作的書(shū)面?zhèn)渥ⅲ源藚^(qū)分工作責(zé)任，方便日后查閱。

2.3做好檔案信息的更新管理工作，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

由于事業(yè)單位每天都會(huì)有新的變動(dòng)，所以事業(yè)單位的檔案管理人員，需要及時(shí)的跟上信息變動(dòng)腳步，及時(shí)的收集新的檔案信息，不斷充實(shí)檔案信息庫(kù)，完善檔案信息庫(kù)。同時(shí)，根本事業(yè)單位的實(shí)際需求，定期跟換落后的檔案管理設(shè)備，引用先進(jìn)的設(shè)備來(lái)管理檔案，為進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務(wù)于單位。

2.4建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則

要想進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因?yàn)椋魏我豁?xiàng)管理工作，都離不開(kāi)相應(yīng)的規(guī)章制度。所以，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無(wú)章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，且消耗最小的人力、物力、財(cái)力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，本文筆者就事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)行粗淺的探討，使我們更加清楚的認(rèn)識(shí)到，檔案信息作為事業(yè)單位進(jìn)行決策、分析的重要依據(jù)，在構(gòu)建社會(huì)主義中占據(jù)著十分重要的地位。因此，如何進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)真正落實(shí)到事業(yè)單位的日常章程中，早已目前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的首要工作，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 孫艷平.論事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)[J]. 科技咨詢導(dǎo)報(bào). 2007（21）.

篇6

中圖分類號(hào)：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

企業(yè)檔案記載著企業(yè)發(fā)展的足跡，企業(yè)文化思想也被真實(shí)地記錄在企業(yè)檔案之中。隨著CAD技術(shù)應(yīng)用的深入，我院網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已全面展開(kāi)。工作方式的改變給管理方式提出新課題。設(shè)計(jì)手段的現(xiàn)代化，日益增多的CAD電子文件，向長(zhǎng)期以來(lái)以紙介文件為基礎(chǔ)建立的檔案管理思想、管理原則、管理體制、管理方法提出了全面挑戰(zhàn)，這是一場(chǎng)真正的記錄革命。我院每年有數(shù)萬(wàn)多張圖紙要存檔、入庫(kù)，它是廣大設(shè)計(jì)人員勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，是我院寶貴資源和財(cái)富，是檔案的重要組成部分，必須很好地保存。如何收集、如何歸檔、如何存儲(chǔ)、歸檔后形成的電子檔案如何管理、如何利用已成為我們必須解決的新課題。

隨著CAD應(yīng)用水平的提高。設(shè)計(jì)人員對(duì)資源共享的要求與日俱增。院重復(fù)使用的建筑設(shè)計(jì)施工圖圖、地形圖和可供大家多次使用的標(biāo)準(zhǔn)電子圖簽等，均需要?dú)w檔存儲(chǔ)。同時(shí)已存檔的電子文件的再利用可大大縮短設(shè)計(jì)周期、提高設(shè)計(jì)質(zhì)量。因此。為保護(hù)設(shè)計(jì)資源、提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力而建立電子圖庫(kù)，已是勢(shì)在必行，“檔案信息化管理”成為迫在眉睫、因勢(shì)而生的必然課題。

一方面是設(shè)計(jì)手段的改變引起的檔案管理的變革，這是客觀實(shí)際的需要，是檔案學(xué)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。另一方面，科技進(jìn)步提供了變革的條件，如CAD應(yīng)用技術(shù)、光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)、圖紙掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)等，都提供了信息存儲(chǔ)和管理的理想手段。院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的實(shí)施也奠定了檔案管理系統(tǒng)有效應(yīng)用的基礎(chǔ)。1999年底國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局了“CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與管理要求”等四個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。下面，就我院的工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)談幾點(diǎn)體會(huì)。

選擇適宜的“檔案信息管理系統(tǒng)”應(yīng)用軟件

各單位的“檔案信息管理系統(tǒng)”應(yīng)用軟件。有的是自行開(kāi)發(fā)，有的是購(gòu)買的，選擇哪條路要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況。我院選擇了是外購(gòu)適宜的商品軟件。檔案管理軟件開(kāi)發(fā)的思路似乎并不復(fù)雜，但其牽扯的信息技術(shù)很多，如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、瀏覽器的內(nèi)嵌式使用技術(shù)、通用的檔案查詢光盤(pán)存儲(chǔ)格式等。特別是檔案管理它是一專門(mén)學(xué)科技術(shù)，有一整套檔案管理的法規(guī)和豐富的流程。應(yīng)用軟件要體現(xiàn)出檔案管理的政策、法規(guī)。要做好檔案應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)，必須對(duì)開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行專門(mén)的檔案知識(shí)的培訓(xùn)。況且計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新日新月異，如果不能掌握最前沿的新技術(shù)，就會(huì)使開(kāi)發(fā)出的應(yīng)用軟件不僅開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)、成本高、開(kāi)發(fā)技術(shù)滯后，而且導(dǎo)致軟件生命力不強(qiáng)，使應(yīng)用停頓或因跟不上需求的變化而夭折。為使應(yīng)用軟件的投資更加合理，我院購(gòu)買了經(jīng)國(guó)家檔案局鑒定的杭州慧智“檔案管理系統(tǒng)”平臺(tái)，作為檔案信息化的起步。

目前，市場(chǎng)上應(yīng)用軟件較多，如何正確地選擇?要做好市場(chǎng)調(diào)查。我們的經(jīng)驗(yàn)是：選

擇當(dāng)今社會(huì)的主流產(chǎn)品，要符合現(xiàn)行檔案規(guī)則的要求；應(yīng)是一個(gè)便于本單位進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)

的通用平臺(tái)；研制單位要有強(qiáng)大的技術(shù)支持，可隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行應(yīng)用軟件的更

新、換代。這樣才不至隨開(kāi)發(fā)商在社會(huì)的沉浮，影響到本單位“檔案信息系統(tǒng)”的可持續(xù)

發(fā)展。

二、走檔案管理者與信息技術(shù)人員密切合作之路

檔案信息化的重點(diǎn)是“檔案管理”、“信息技術(shù)”兩個(gè)方面，兩者的有機(jī)結(jié)合是檔案信息化成功的關(guān)鍵。首先，負(fù)責(zé)二次開(kāi)發(fā)“檔案信息系統(tǒng)”的計(jì)算機(jī)人員要做好系統(tǒng)調(diào)查和系統(tǒng)分析，要走進(jìn)檔案庫(kù)房，認(rèn)認(rèn)真真地向工作多年的檔案管理人員全面了解現(xiàn)存的紙介檔案概況，了解各類檔案的立卷原則、案卷帳目屬性。了解一系列有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度以及案卷在庫(kù)房柜架的擺放順序等。之后，再提出二次開(kāi)發(fā)的“檔案信息系統(tǒng)”模型，并在應(yīng)用過(guò)程中不斷完善及修改，以使各項(xiàng)設(shè)置相對(duì)合理。

建立檔案信息系統(tǒng)，特別是工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目要建立電子檔案，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)其工作方式不再是只將發(fā)行的設(shè)計(jì)文件按冊(cè)登錄、完成借閱，而是要面對(duì)大量的電子文件。大一點(diǎn)的項(xiàng)目要對(duì)上千個(gè)電子文件進(jìn)行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統(tǒng)所需的大量而細(xì)致的工作，是紙介檔案管理時(shí)初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)是挑戰(zhàn)也是契機(jī)。針對(duì)檔案人員缺少信息技術(shù)知識(shí)這一問(wèn)題，我們根據(jù)工作需要由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)，使其明確信息系統(tǒng)的工作方式，案卷與卷內(nèi)文件的標(biāo)識(shí)方法。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，檔案工作人員逐步掌握了使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子文件的網(wǎng)上收集、整理、錄入、利用信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢、借閱管理、光盤(pán)的刻錄以及CAD的簡(jiǎn)單應(yīng)用等，既滿足了工作需要，又提高了自身技能，為檔案信息化的與時(shí)俱進(jìn)打下了良好的基礎(chǔ)。

建立一整套檔案管理制度及信息系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)則

檔案管理信息系統(tǒng)，是我院一體化的集成應(yīng)用系統(tǒng)的一部分，其設(shè)計(jì)思想決不是孤立的。CAD電子文件管理是設(shè)計(jì)成品管理，屬于“前端控制”的設(shè)計(jì)階段對(duì)全程管理具有決定意義。為此，需要一套與集成應(yīng)用系統(tǒng)一致的系統(tǒng)參數(shù)，包括有項(xiàng)目分類、設(shè)計(jì)階段、專業(yè)、部門(mén)、人員、密級(jí)、保管期限等。這些都要與CAD項(xiàng)目管理及設(shè)計(jì)流程管理完全統(tǒng)一。為保證信息系統(tǒng)的順利運(yùn)行，建立了以下一整套應(yīng)用規(guī)則：

各設(shè)計(jì)階段、各類電子文件名命名規(guī)則

各設(shè)計(jì)階段立卷規(guī)則，案卷號(hào)及文檔號(hào)標(biāo)識(shí)規(guī)則

CAD電子文件網(wǎng)上瀏覽權(quán)限規(guī)則

卷借閱及電子文檔拷貝規(guī)則

各類檔案查詢授權(quán)規(guī)則

電子文件收集規(guī)則

數(shù)據(jù)錄入與入庫(kù)規(guī)則

數(shù)據(jù)庫(kù)管理規(guī)則

各類檔案用戶管理規(guī)則

檔案銷毀管理銷毀規(guī)則

系統(tǒng)管理、開(kāi)發(fā)及安全備份規(guī)則

光盤(pán)存儲(chǔ)、刻錄與利用規(guī)則

每一個(gè)規(guī)則的制訂都經(jīng)過(guò)管理部門(mén)及技術(shù)部門(mén)的認(rèn)真研討，形成文件后下發(fā)于各部門(mén)貫徹執(zhí)行。有些規(guī)則已納入院IS09001質(zhì)量管理體系作為作業(yè)文件檢查執(zhí)行。在執(zhí)行規(guī)章制度推動(dòng)應(yīng)用的過(guò)程中，我們的體會(huì)是：加強(qiáng)管理是關(guān)鍵。

四、分步實(shí)施，做好檔案信息的積累

由紙介檔案到電子檔案初期有大量工作要做，要分清輕重緩急，分步實(shí)施，我們的做

法是：

(一)先現(xiàn)行檔案后歷史檔案

先將目前發(fā)生的電子文件及時(shí)收集歸檔，再整理以前的檔案，切莫將現(xiàn)行檔案再放置

成歷史檔案。

(二)紙介檔案、電子檔案共存

電子檔案為現(xiàn)行檔案， 以CAD電子文件形式存放，供網(wǎng)上查閱及再利用：紙介檔案為歷史檔案。案卷目錄形式存放，檔案供借閱。這種的局面可能要持續(xù)一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的階段。

(三)先整理近期、后整理遠(yuǎn)期檔案

整理紙介歷史檔案也本著先近后遠(yuǎn)的原則，且先整理重點(diǎn)項(xiàng)目及與目前設(shè)計(jì)仍發(fā)生關(guān)系的項(xiàng)目。歷史檔案沒(méi)有電子文件，我們將其掃描成電子文件，并使電子文件借閱逐步代替底圖的借閱。

五、建立我院工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案信息系統(tǒng)

依據(jù)以上實(shí)施原則，在慧智“檔案管理系統(tǒng)”提供的平臺(tái)上，根據(jù)我院的實(shí)際情況進(jìn)行了二次開(kāi)發(fā)，做了以下開(kāi)發(fā)工作。

(―)建立了遠(yuǎn)程管理文件服務(wù)器

服務(wù)器系統(tǒng)選用Windows2003 Server。因辦公室與服務(wù)器機(jī)房分別在兩個(gè)樓層內(nèi)，所以選用了遠(yuǎn)程管理。項(xiàng)目電子文件收集、編目、校驗(yàn)后，由系統(tǒng)管理員將數(shù)據(jù)和圖文件從終端工作站送往服務(wù)器。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)選用Mcrosoft sQL Server2005，數(shù)據(jù)錄入可采用兩種方式，即由應(yīng)用系統(tǒng)錄入界面輸入或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。一般情況下，按項(xiàng)目采用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式，這樣服務(wù)器相對(duì)安全，也減少網(wǎng)絡(luò)壓力。圖紙電子文件歸檔及圖紙信息錄入采用的方式是直接由CAD圖紙打圖同時(shí)產(chǎn)生條形碼并上傳圖紙信息至系統(tǒng)，并由檔案管理人員對(duì)底圖進(jìn)行條碼掃描提取相應(yīng)圖紙電子文件及圖紙信息目錄提取，然后再按照庫(kù)結(jié)構(gòu)要求整理，這樣能充分利用已存在的資源，減少錄入錯(cuò)誤，提高錄入速度。

(二)建立各類工程檔案及數(shù)據(jù)庫(kù)

已建立的檔案有“施工圖dwg格式電子文件”、“施工圖tif格式電子文件”、“文字資料”等。其中施工圖電子文件根據(jù)版本先后，可供用戶方便查閱最新版施工圖，并可調(diào)取舊版施工圖進(jìn)行參考。并定義了項(xiàng)目、階段、專業(yè)、文件四級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。

㈢建立各類系統(tǒng)參數(shù)

建立項(xiàng)目分類、設(shè)計(jì)階段、專業(yè)、部門(mén)、人員、密級(jí)、保管期限參數(shù)等。

(四)CAD電子文件網(wǎng)上瀏覽權(quán)限設(shè)置

為安全與保密，根據(jù)院文件精神對(duì)檔案用戶進(jìn)行密級(jí)設(shè)定及檔案瀏覽權(quán)限的設(shè)定。

(五)系統(tǒng)管理

篇7

“檔案”對(duì)于任何一個(gè)國(guó)家、任何一個(gè)單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會(huì)使原始檔案遭到損壞，同時(shí)也有可能泄露該國(guó)家或該單位的機(jī)密，對(duì)檔案主體的發(fā)展造成威脅。但是由于紙質(zhì)檔案的存在符合人們生活和工作的習(xí)慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無(wú)紙化辦公”已經(jīng)開(kāi)始好多年了，“紙質(zhì)檔案”仍然存在于每一個(gè)機(jī)構(gòu)。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存并加以管理。

二、紙質(zhì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

所有的紙質(zhì)文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質(zhì)檔案可以保存多長(zhǎng)時(shí)間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態(tài)度、單位的檔案管理?xiàng)l件以及外界借閱人員的愛(ài)護(hù)程度、一些突發(fā)事故有關(guān)了。

首先，從管理人員的工作態(tài)度及檔案管理?xiàng)l件來(lái)看。當(dāng)前紙質(zhì)檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料――檔案除塵、除蟲(chóng)――檔案歸檔、入庫(kù)――檔案管理。但是，能夠嚴(yán)格的按照流程進(jìn)行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統(tǒng)”，能夠仔細(xì)的根據(jù)檔案室內(nèi)環(huán)境的變化進(jìn)行溫濕度調(diào)節(jié)的工作人員，可以說(shuō)幾乎是沒(méi)有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。這些都對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理保護(hù)工作不利。

其次，從檔案借閱者來(lái)看，有部分借閱者缺乏保護(hù)意識(shí)，在查閱檔案資料時(shí)，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對(duì)檔案資料的損壞、翻閱資料時(shí)也不小心、也不注意資料的借閱期限，對(duì)紙質(zhì)檔案資料造成了很大的破壞。

再次，從預(yù)防突發(fā)事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區(qū)，受自然災(zāi)害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒(méi)有嚴(yán)格的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，即時(shí)有，也很少進(jìn)行演習(xí)。

三、解決對(duì)策

首先，要做好檔案保護(hù)宣傳工作，明確懲治規(guī)則，提高檔案管理人員及紙質(zhì)檔案資料借閱者的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員要明確自己的工作職責(zé)，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內(nèi)。同時(shí)，管理人員要及時(shí)提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規(guī)則及懲治條款，對(duì)于資料的借閱狀況要及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中去。對(duì)于珍貴的紙質(zhì)資料，能利用復(fù)印件的一定不要隨意使用原件，避免對(duì)原件的損壞。一旦發(fā)現(xiàn)損壞資料的現(xiàn)象，一定要懲，還要及時(shí)修補(bǔ)破損資料。此外，要保證密封殺蟲(chóng)消毒工作的正常有效開(kāi)展。由于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的引入，不僅方便紙質(zhì)檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，集合本單位的具體工作內(nèi)容，制定出一套適合自己的管理規(guī)則。

篇8

高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進(jìn)行教育管理的一個(gè)重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學(xué)科研管理等活動(dòng)，直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

一、高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的步伐跟不上時(shí)代變化。

目前，高職院校的檔案管理不夠現(xiàn)代化，它們的觀念落后于時(shí)代的發(fā)展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個(gè)重要組成部分，檔案管理的工作需要與時(shí)代并進(jìn)。許多學(xué)校覺(jué)得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無(wú)關(guān)輕重，并不需要在上面花費(fèi)人力物力。這是由于這些高職院校對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知還不夠徹底，對(duì)于檔案管理工作缺少系統(tǒng)認(rèn)知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員并不是擁有專業(yè)檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會(huì)上招聘的臨時(shí)工人或者兼職工人。

（二）檔案管理信息化缺少基礎(chǔ)建設(shè)，重視度不高。

作為一種服務(wù)于教學(xué)管理活動(dòng)、輔助教學(xué)管理活動(dòng)的工作，檔案管理由于在學(xué)校的發(fā)展歷程中并不直接起影響作用，并不是很受高職院校的重視。許多高職院校認(rèn)為購(gòu)入幾臺(tái)電子設(shè)備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點(diǎn)微薄的投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化必須要求整個(gè)學(xué)校的管理活動(dòng)，例如教學(xué)、科研等，全都進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。

（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養(yǎng)

由于高職院校的大多數(shù)檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，他們?nèi)鄙贆n案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案的歸檔分類不準(zhǔn)確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續(xù)不完備等情況。

二、實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)認(rèn)知。

要不斷學(xué)習(xí)，提高認(rèn)知水平，不斷提高學(xué)校的教育管理能力水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化。由于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化對(duì)學(xué)校的教學(xué)、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學(xué)校檔案管理工作方面的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作的信息化放在一個(gè)重要的位置，不斷強(qiáng)化下級(jí)工作人員對(duì)檔案管理工作信息化的認(rèn)識(shí)，使得檔案管理工作的信息化有計(jì)劃、有步驟、有階段地進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)檔案資料的二次開(kāi)發(fā)、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標(biāo)，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校應(yīng)該不斷開(kāi)發(fā)促進(jìn)檔案管理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展服務(wù)功能。

（二）對(duì)檔案資源實(shí)行整合，形成固定標(biāo)準(zhǔn)。

建立檔案管理的信息化需要一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，如果缺乏規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，則難以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。目前，大多數(shù)高職院校采用合辦院校、聯(lián)合發(fā)展的形式，造成不同的高職院校間的檔案管理方式、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)五花八門(mén)。因?yàn)槿狈y(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，造成對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、傳輸、接受、查閱的難度加大。所以，高職院校有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的建立，在原有資源的情況下進(jìn)一步進(jìn)行信息化改造，使檔案的一系列處理流程井然有序，不斷提高檔案管理工作的信息化程度。

（三）提高檔案管理信息化人員的素養(yǎng)。

對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)的人員，不僅需要具備檔案管理這一方面的專業(yè)知識(shí)，還需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)，擁有計(jì)算機(jī)、信息數(shù)據(jù)等方面的知識(shí)儲(chǔ)備。要在現(xiàn)有的檔案管理人員的基礎(chǔ)上，根據(jù)目前檔案管理工作的信息化的要求，加強(qiáng)物力人力投入，配備相關(guān)現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備與技術(shù)指導(dǎo)人員，以完備的技術(shù)隊(duì)伍加快高職院校檔案管理信息化的工作進(jìn)程。

（四）增加對(duì)檔案管理工作信息化的投入。

無(wú)論什么工作，都離不開(kāi)人力、物力的支持，況且高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)需要配備大量的現(xiàn)代技術(shù)硬件設(shè)施、軟件設(shè)備和技術(shù)人員，這些都需要大量的人力物力支持。并且檔案管理工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)時(shí)期、長(zhǎng)投入、收益晚的工程，這就需要高職院校對(duì)檔案管理工作進(jìn)行長(zhǎng)期的、持續(xù)的、龐大的人力、物力投入。

三、結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案管理記錄著高職院校整個(gè)從建成到發(fā)展至今的歷史進(jìn)程，反映出高職學(xué)校教學(xué)、科研成果方面的成就。檔案可以真實(shí)全面地還原學(xué)校發(fā)展的歷史原貌。檔案管理工作是對(duì)高職院校進(jìn)行教育質(zhì)量和管理水平評(píng)價(jià)和估量的一項(xiàng)十分重要的根據(jù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化十分重要，我們要認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)真實(shí)施。

篇9

1.1規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則

行政事業(yè)單位的檔案管理工作要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，體現(xiàn)了制度的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但是各個(gè)事業(yè)單位之間的差異是存在的，因此，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的工作特點(diǎn)和管理方式，在不斷的摸索與實(shí)踐中建立起一套結(jié)構(gòu)完善、內(nèi)容全面、符合本單位實(shí)際情況的規(guī)章制度體系。

1.2職責(zé)、權(quán)益兼顧原則

檔案管理過(guò)程必須職責(zé)分明，才能夠保證管理工作的正常進(jìn)行。因此，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部都要明確自己的工作職責(zé)范圍及權(quán)限，合理制定工作目標(biāo)，進(jìn)行不定期檢查和指導(dǎo)等，在明確責(zé)任的同時(shí)，還要注重保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。

1.3制定、執(zhí)行并重原則

行政事業(yè)單位的管理規(guī)則和制度都要在遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行制定，制度的執(zhí)行情況就是檢驗(yàn)制度規(guī)則是否適合單位發(fā)展的關(guān)鍵性指標(biāo)。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要十分注重各項(xiàng)制度的落實(shí)與執(zhí)行情況，在不斷的實(shí)踐與檢驗(yàn)中使制度與規(guī)則更加人性化、規(guī)范化、合理化。

1.4靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則

制度是保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保障，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，制度也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)當(dāng)下的工作需要。目前，我國(guó)的各項(xiàng)行政事業(yè)逐步與國(guó)際接軌，因此，行政事業(yè)單位要善于學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的檔案管理辦法，并結(jié)合自身工作情況進(jìn)行改善與調(diào)整。

2.行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理工作得不到足夠的重視

目前，我國(guó)行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)普遍不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致管理力度不夠，難以保證檔案管理資料的連續(xù)性和完整性，難以快速而準(zhǔn)確地提供檔案信息為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，使檔案管理的作用和職能得不到充分的發(fā)揮。

2.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊

檔案管理工作具有很強(qiáng)的政策性，也具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，這就要求檔案管理人員有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平。但是目前，我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案管理人員往往一崗兼多職，任務(wù)繁多，難以全身心地投入到檔案管理工作中去，還往往因?yàn)楣ぷ餍枰l頻變動(dòng)，難以保證檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。在管理隊(duì)伍中，個(gè)別檔案人員并沒(méi)有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，應(yīng)付工作的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，再加上沒(méi)有強(qiáng)有力的監(jiān)督與管理措施，導(dǎo)致行政事業(yè)單位的檔案管理效率低下。

2.3檔案管理方法滯后，缺乏現(xiàn)代化管理手段

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，如果行政事業(yè)單位不能夠及時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理的新方法、新技術(shù)，沒(méi)有采用高效的現(xiàn)代化檔案管理手段，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏程序性與針對(duì)性，降低可操作性。在信息化的社會(huì)，檔案管理人員缺乏對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理能力與保證信息安全的能力，難以熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，就會(huì)阻礙檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

3.1不斷加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度

重視行政事業(yè)單位的檔案管理工作，加大檔案管理工作的力度，才能夠保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，才能夠使檔案管理的作用和職能得到充分的發(fā)揮。因此，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從思想上高度重視檔案管理工作，親自下達(dá)檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)與指標(biāo)，親自督促落實(shí)，才能夠切實(shí)提升檔案管理工作的效率。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還要定期開(kāi)展檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，使檔案管理人員都能高度重視檔案管理工作，倡導(dǎo)各部門(mén)主動(dòng)配合本單位的檔案收集與整理工作，同時(shí)要發(fā)揮模范帶頭作用，激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，不斷提高檔案管理工作水平。

3.2提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，建設(shè)高水平的管理隊(duì)伍

行政事業(yè)單位的檔案管理工作具有連續(xù)性和專業(yè)性，因此應(yīng)當(dāng)盡量減少檔案管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)人才的流動(dòng)性，避免一崗兼多職，崗位頻頻調(diào)動(dòng)的現(xiàn)象出現(xiàn)。行政事業(yè)單位要建立專職檔案管理崗位，為檔案管理人員分配明確的任務(wù)，使其能夠?qū)Ｗ⒂跈n案管理工作。科學(xué)合理的檔案管理體系可以保證行政事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化，因此，事業(yè)單位要結(jié)合自身特點(diǎn)，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴(yán)格落實(shí)，使每一個(gè)檔案管理人員在工作時(shí)都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標(biāo)準(zhǔn)化，有助于保證檔案管理信息的真實(shí)性與可靠性。

3.3加強(qiáng)檔案管理工作的電子信息化

篇10

關(guān)鍵詞 工程企業(yè) 檔案管理 地位意義

一、工程企業(yè)檔案管理的重要地位與意義

一般的檔案管理，通常情況下，人們比較清晰，對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)也基本上形成了一致的共識(shí)。但是，在工程管理檔案管理的問(wèn)題上，許多人的認(rèn)識(shí)還是模糊不清的，甚至是步入歧途的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，需要有一個(gè)撥亂反正的過(guò)程。

1.工程檔案是一種重要的信息資源。作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。

2.工程檔案的管理模式是在實(shí)踐中自然發(fā)展的。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時(shí)刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時(shí)代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動(dòng)化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對(duì)其所需信息的控制，已經(jīng)開(kāi)始從庫(kù)房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要

3.不可忽視工程檔案管理與一般檔案管理規(guī)則的共同規(guī)則。工程檔案管理不同于一般的檔案管理，有自身獨(dú)特的一整套制度、規(guī)則、辦法，二者是不能混為一談的。但是同時(shí)也必須看到，工程檔案與一般的檔案管理之間并不存在不能逾越的一條鴻溝，二者之間是相通的。工程檔案是一般檔案的組成部分，是包含與反包含的關(guān)系。比如，大部分企業(yè)在其自身的信息自動(dòng)化建設(shè)中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導(dǎo)致各個(gè)管理系統(tǒng)之間標(biāo)準(zhǔn)不一，接口不順，連動(dòng)不靈，傳遞不暢；同時(shí)，不少企業(yè)在開(kāi)展信息自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中，過(guò)分依賴自動(dòng)化管理的技術(shù)系統(tǒng)，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量與系統(tǒng)功能之間辯證關(guān)系的正確理解，經(jīng)常導(dǎo)致自動(dòng)化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。

上述情形，在一般檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)是正常的，不足為怪，實(shí)際上，在工程檔案管理過(guò)程中，同樣也會(huì)出現(xiàn)類似的問(wèn)題和矛盾，以至于常常影響企業(yè)的計(jì)劃、決策、指揮、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導(dǎo)致管理混亂，重復(fù)投入，工作成本無(wú)意義提高等問(wèn)題的出現(xiàn)。

二、努力建立現(xiàn)代新興的工程檔案管理理念

這是一個(gè)討論了很長(zhǎng)時(shí)間的命題。以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過(guò)積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動(dòng)渠道的設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項(xiàng)具體工作，借助于信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動(dòng)化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時(shí)模式，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動(dòng)中應(yīng)有的支持作用。

1.檔案事業(yè)管理是指對(duì)國(guó)家或地區(qū)檔案事業(yè)實(shí)行有組織有計(jì)劃的領(lǐng)導(dǎo)或監(jiān)督、指導(dǎo)，并協(xié)調(diào)其內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系的工作。有必要了解其中的主要內(nèi)容，如：根據(jù)本國(guó)的社會(huì)制度確定檔案事業(yè)管理原則和檔案事業(yè)管理體制；依據(jù)國(guó)家的法律和政策，制訂檔案法規(guī)和檔案工作方針、政策；調(diào)查統(tǒng)計(jì)檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，制訂長(zhǎng)期和短期規(guī)劃，并組織實(shí)施；按照檔案法律、行政法規(guī)、規(guī)章，對(duì)檔案館和檔案室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)等等。

2.熟悉工程企業(yè)檔案管理的基本模式。檔案管理模式包擴(kuò)集中統(tǒng)一管理和分散管理兩種。按照集中程度又可分為三種：檔案集中統(tǒng)一、檔案分級(jí)管理、檔案分散管理。

三、致力于完善工程檔案管理的相應(yīng)措施

1.探索區(qū)域性檔案管理中心的管理方法。建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開(kāi)發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2.完善企業(yè)工程檔案內(nèi)容制度的修訂。切實(shí)從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)、個(gè)人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去，適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對(duì)個(gè)人工作業(yè)績(jī)和態(tài)度的記錄，突出個(gè)人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價(jià)值。

3.加強(qiáng)對(duì)工程檔案工作進(jìn)行考核評(píng)估。結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場(chǎng)化的企業(yè)人力資源評(píng)估體系和人事檔案評(píng)估體系，是形成公平、公正、公開(kāi)的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為企業(yè)人力資源的開(kāi)發(fā)帶來(lái)直接的效益。具體可從以下三個(gè)方面考慮：一是借助主管部門(mén)執(zhí)行力，定期考核。二是中介機(jī)構(gòu)測(cè)評(píng)制度；三是個(gè)人監(jiān)督制度要到位。